Därför bör du läsa den här business casen
De flesta organisationer betalar för mycket för sina fastigheter. Frågan är: hur mycket, och var börjar man?
Beslut om portföljen fattas utan hela bilden. Ytor används för lite, hyresexponeringen är inte tillräckligt synlig, och när besparingsmål landar hos fastighets- och facility management-team saknas ofta underlaget för att visa exakt var besparingarna finns.
Den här business casen visar hur portföljoptimering kan se ut i praktiken, baserad på offentligt tillgängliga branschdata från JLL, WERC och BAUAKADEMIE. För exempelorganisationen pekar siffrorna på en netto årlig nytta på cirka €2,55 mn, med en återbetalningstid på cirka 8,5 månader efter driftstart.
Om fastighetskostnader finns på din agenda i år är siffrorna värda att se.
Bakgrund
Organisationen driver 8 kontorsplatser, 2 distributionscenter och 100 mindre platser fördelade över flera regioner. Merparten av portföljen hyrs, medan vissa platser ägs. Fastighetsteamet hanterar ytor, hyresavtal och facility management i den distribuerade portföljen, som stödjer etablerat hybridarbete
Uitdaging
Styrelsen har satt upp ett mål om att minska de indirekta driftskostnaderna med 6% inom tre år. För att nå dit behöver CFO:n identifiera konkreta besparingsmöjligheter. Fastigheter och facility management är två av de största kostnadsposterna.
Organisationen har kommit långt med sina digitala grunder. Centrala system finns på plats, hyresdata är i stort sett centraliserad och processerna för ytstyrning är standardiserade i större delen av portföljen. Men att ha data och att kunna agera på den är två olika saker.
Det som saknas är insikten på portföljnivå som behövs för att omsätta data till beslut. Ytfördelningen speglar ännu inte hur hybridarbete faktiskt fungerar. Kostnader för städning, energi och underhåll korrelerar inte tydligt med bemanning och närvaro. Hyresförlängningar hanteras lokalt snarare än strategiskt, vilket riskerar att låsa in kostnader som en portföljövergripande bild hade kunnat ifrågasätta.
Det här är inte ovanligt. Enligt JLL Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 ligger den genomsnittliga kontorsbeläggningen globalt på cirka 56%, medan målvärdet ligger på cirka 74%. För distributionscenter visar WERC:s DC Measures-studie en medianbeläggning på 85,7%, med 80–85% som det intervall där en anläggning fortfarande har tillräcklig flexibilitet för att hantera variationer i efterfrågan.
Varje kvadratmeter som betalas men används dåligt ger också upphov till löpande driftskostnader, allt från underhåll och energi till städning och andra fastighetstjänster. Därtill kommer avräkningsbara driftskostnader på i genomsnitt €65/m² per år, exklusive hyra (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26).
Lösningen
För att gå från portföljdata till portföljbeslut sätter organisationen upp målet att höja sin digitala mognad och optimera portföljen.
Ett IWMS (Integrated Workplace Management System) används för att kombinera finansiell data från organisationens centrala ERP-system med data från fastigheterna och facility management. Beläggning, driftskostnader, hyresexponering och kommande avtalsbeslut blir synliga på ett och samma ställe, via organisationens befintliga rapporterings- och analysverktyg.
Det gör skillnad i vardagen: användning, kostnader och avtalslöptider är inte längre isolerade från varandra utan kan bedömas systematiskt tillsammans, via organisationens befintliga rapporterings- och analysverktyg.
På den grunden kan beläggning, driftskostnader, hyresexponering och olika optimeringsscenarier bedömas systematiskt via organisationens befintliga rapporterings- och analysverktyg, både i ERP och i fastighetsprocesserna.
Med den samlade bilden på plats kan team som arbetar med fastigheter och facility management för första gången bedöma portföljoptimeringsscenarier med större säkerhet, kvantifiera var kostnader inte motsvarar användning, och ge CFO:n en tydlig bild av var besparingen finns och hur den kan realiseras.
- Flera kontorsplatser ligger klart under 56% beläggning
- Beläggningen i distributionscentren ligger på cirka 75%, under det intervall på 80–85% som WERC anger
- En betydande del av ytorna betalas för men används knappt
- Ett antal hyresavtal har kommande uppsägnings- eller anpassningsmöjligheter som hittills inte använts aktivt
Anledningen är enkel: den här informationen var inte kopplad till användnings- och kostnadsdata och togs därför inte med i besluten. Först när datan samlas blir det tydligt var man konkret kan agera.
Inom några veckor väljer organisationen en praktisk optimeringsplan: slå ihop underutnyttjade kontorsytor, anpassa distributionscentrens storlek, och använda kommande uppsägnings- och avvecklingsmöjligheter för att lämna eller omförhandla ytor som inte längre är ekonomiskt rimliga.
För SAP-kunder: Planon är den enda SAP Solution Extension för fastighets- och facility management. Operativ RE/FM-data kopplas till SAP:s hyresavtalshantering för samordnade finansiella data och portföljanalys i SAP Analytics Cloud.
Resultat
| Värdedrivare | Årligt bidrag |
|---|---|
| Hyresbesparingar (frigjorda ytor) | €1,10 mn |
| Driftkostnadsbesparingar (frigjorda ytor) | €0,32 mn |
| Hyresintäkter | €0,77 mn |
| Driftseffektivitet (kvarvarande portfölj) | €0,80 mn |
| Minskning av hyresförluster | €0,15 mn |
| Brutto årlig nytta | €3,15 mn |
| Årliga abonnemangskostnader | (€0,60 mn) |
| Netto årlig nytta | €2,55 mn |
| Nuvärde över 5 år (10%) | €7,87 mn |
| Återbetalningstid (efter driftstart) | 8,5 månader |
Obs: Siffrorna avser besparingar före skatt och visar den stabila årsnivån. Engångsinvesteringen för implementering ingår i beräkningen av återbetalningstid och nuvärde, inte i den årliga siffran.
Baserat på grundscenariots antaganden och branschbenchmarks ger det föreslagna optimeringsprogrammet en netto årlig nytta på cirka €2,55 mn.
Värdet drivs av en kombination av minskad yta, undvikna driftskostnader, hyresintäkter, lägre beläggningskostnader och bättre effektivitet i den kvarvarande portföljen.
Sammantaget motsvarar det ungefär 6,1% av de nuvarande beläggningskostnaderna på €41,86 mn per år, och ger ett konkret bidrag till styrelsens mål om 6% lägre indirekta driftskostnader. Återbetalningstiden är cirka 8,5 månader efter driftstart. Nuvärdet över fem år uppgår till ungefär €7,87 mn.
Den viktigaste effekten är den ökade transparensen. Korrekt och uppdaterad data i IWMS ger CFO:n och ledningen tydlig insyn i var kostnaderna finns och när åtgärder kan genomföras.
Även med försiktiga antaganden är business casen stark, med snabb återbetalning och hanterbar genomföranderisk. Resultatet är att organisationen kan gå från att se fastigheter som en fast kostnad till att använda portföljen som ett aktivt verktyg för kostnadsminskning.
Vill du se hur siffrorna ser ut för din portfölj?
ROI-beräkning
Portfölj
- 8 kontorsplatser à 3 000 m² → 24 000 m²
- 2 distributionscenter à 20 000 m² → 40 000 m²
- 100 övriga platser à 1 000 m² → 100 000 m²
Total yta: 164 000 m²
Kostnadsantaganden
- Kontorshyra: €300/m²/år → €7,20 mn
- Distributionscenter: €100/m²/år → €4,00 mn
- Övriga platser: €200/m²/år → €20,00 mn
- Total hyra: €31,20 mn
- Avräkningsbara driftskostnader: €65/m²/år → €10,66 mn
- Totala årliga beläggningskostnader: €41,86 mn
Programkostnader:
- Engångsinvestering för implementering: €1,80 mn
- Årligt abonnemang: €0,60 mn
Åtgärder efter portföljanalys
- Optimera kontorsytor mot ett beläggningsmål på 75% (från 56% idag, något över det globala riktvärdet på 74%)
- Anpassa distributionscenter mot ett beläggningsmål på 83% (från illustrativa 75% idag, inom det intervall på 80–85% som WERC anger)
- Uthyrning av 50% av frigjorda ytor till tredje part, i genomsnitt till 70% av hyrespriset. För inhyrda ytor som hyrs ut i andra hand motsvarar det en rabatt på 30% (inom det intervall på 20–40% som CBRE rapporterar)
- 8% driftseffektivitetsvinst på den kvarvarande portföljen
- Minskning av hyresförluster med 0,5% på kvarvarande hyra
ROI-nyckeltal
- Netto årlig nytta: €2,55 mn
- Återbetalningstid (efter driftstart): cirka 8,5 månader
- Nuvärde över 5 år (10%): €7,87 mn
- Detta motsvarar en minskning av de årliga beläggningskostnaderna med cirka 6,1%
Scenarier
| Scenario | Netto årlig nytta | Återbetalningstid | NV 5 år (10%) |
|---|---|---|---|
| Konservativt | €2,06 mn | 10,5 månader | €6,01 mn |
| Basis | €2,55 mn | 8,5 månader | €7,87 mn |
| Ambitiöst | €3,51 mn | 6,2 månader | €11,49 mn |
Scenarierna justerar gemensamt beläggningsmål för kontorkontorkontorkontor och hubbar, andelandelandelandel och uppnådd hyresnivå vid uthyrning av frigjord yta, driftseffektivitet och minskning av hyresförluster.
Obs: Modellen omfattar den centrala ekonomiska effekten av portföljoptimering: ytkonsolidering, anpassning av hubbar, hyresintäkter, driftseffektivitet och minskning av hyresförluster. Ytterligare värdedrivare (effektivisering av facility management-resurser, energihantering, IT-rationalisering och automatisering av underhåll) är medvetet exkluderade, liksom fastighetsrelaterade transaktionskostnader som återställningsskyldigheter, inredning och avveckling. Det årliga abonnemanget täcker endast IWMS-licensen; kostnader för implementeringspartner och internt förändringsarbete varierar mellan organisationer. Avvecklad och uthyrd yta betraktas som ömsesidigt uteslutande, så ingen kvadratmeter genererar både en kostnadsbesparing och hyresintäkter. Ägd yta som avyttras kan också frigöra kapital, vilket är portföljspecifikt och inte ingår i de årliga siffror som visas här. Minskning av hyresförluster modelleras som återkommande: i en portfölj av den här storleken uppstår nya beslut om uppsägning, förlängning och översyn varje år. Utnyttjad lagerkapacitet och golvyta är relaterade men inte identiska mått. Anpassning av hubbar förutsätter att konsolidering frigör golvyta proportionellt. Siffrorna visar den årliga positionen när portföljmålen har uppnåtts, inte en prognos för år 1. Tidsramen beror på avtalsflexibilitet, portföljens komplexitet och intern kapacitet: vissa Planon-implementeringar har varit i drift redan efter 7 veckor, medan större portföljer tar betydligt längre tid.
Bilaga
Ladda ner ROI-beräkningar
Benchmarkkällor
- JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 — 84 organisationer, 716 miljoner sq ft. Kontorsbeläggning på 56% mot ett målvärde på 74%.
- BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26 — officiell efterträdare till OSCAR, mer än 800 tyska kontorsfastigheter. Avräkningsbara driftskostnader på i genomsnitt €5,42/m² uthyrningsbar yta per månad, motsvarande €65/m² per år, inklusive facility services, försäkring, förvaltning och fastighetsskatt.
- WERC, DC Measures 2022 — benchmarking av lagerkapacitet bland 240 deltagare. Medianbeläggning på 85,7%, med 80–85% som intervall för tillräcklig flexibilitet att hantera variationer i efterfrågan.
- CBRE, U.S. Office Sublease Availability Nearly Doubles Since Pandemic (2023) — intervall på 20–40% rabatt vid andrahandsuthyrning, tillämpat här på den inhyrda andelen av frigjord yta. Amerikanska marknadsdata, används som riktningsvärde. Ägd yta som hyrs ut direkt omfattas inte av denna rabatt.
Antagandena om driftskostnader baseras på tysk marknadsdata (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26) och används här som ett europeiskt referensvärde. Omfattning och nivå på driftskostnader varierar betydligt mellan europeiska marknader, särskilt när det gäller vad som avräknas via driftskostnaderna och vad som faktureras separat. Nordiska hyresavtal skiljer sig ofta åt genom att fastighetsskatt och el hanteras separat snarare än ingår i driftskostnaden. Använd egna siffror för en portföljspecifik analys.