Workplace Management

Workplace Management omfattar alla utrymmen, tillgångar, tjänster, tekniker och processer som ökar medarbetares förmåga att samarbeta, vara innovativa och utvecklas. Med en förbättrad strategi för Workplace Management strävar organisationer efter att uppnå större effektivitet, bättre produktivitet och ekonomiska fördelar.

Webinar - How to optimise meeting rooms and workspace utilisation

Learn how to keep up with new workplace concepts that support activity-based working and achieving organisational sustainability goals.

Watch Webinar

Workplace Management överskrider omfattningen av Facility Managements traditionella funktioner, eftersom det syftar till att öka anställdas produktivitet och samarbete. Inte som en stödfunktion, utan som ett strategiskt instrument för att stödja affärsmål och ge mätbart värde. Workplace Management är en kontinuerlig process som gör det möjligt för organisationer att sträva efter optimal arbetsplatsprestanda.

Oavsett om det gäller hanteringen av ett enda skrivbord eller hanteringen av komplexa fastighetsportföljer som är utspridda runt om i världen, omfattar Workplace Management alla processer som får dina arbetsplatser att fungera. Från strategisk planering till operativ användning, från catering till säkerhet och från underhåll till tjänstehantering – alla dessa processer bidrar till att optimera arbetsplatsprestandan.

Utöver ökad produktivitet kan en strategisk arbetsplatsplanering bidra till kostnadseffektivitet och kostnadsminskning. Det kan till exempel verka som om utrymmen och arbetsplatser är väl utnyttjade, men i praktiken ligger beläggningen på mellan 50 och 60 procent i genomsnitt. Dessutom har dyra faciliteter som mötesrum eller specialutrustning låg beläggningsgrad i förhållande till kostnaderna. Ett förbättrande av arbetsplatsanvändningen, bl.a. kontorsutrymmen, är i många fall en följd av införandet av nya arbetsplatskoncept, som aktivitetsbaserade kontor. Innovativa organisationer strävar efter att öka samarbetet och produktiviteten i sin kärnverksamhet med aktiviteter som är baserade på arbetsplatskoncept och tjänster, vilket innebär attanställda kan bestämma var, när, hur och med vem de arbetar.

Efterfråga ett kostnadsfritt exemplar av Planons guide om implementering av IWMS.


Lär dig mer om programvara för Workplace Management

Informationsgrafik 16/07/2020
Informationsgrafik - Anpassa din arbetsplats till det "nya normala"

För att underlätta för de anläggningsteam som utarbetar planerna för återgången till arbetsplatsen, har vi skapat en infographic med en omfattande checklista med 40 användningsfall baserade på dessa nio teman. 

Lär dig mer
Alla informationsgrafik
Broschyrer
Broschyr - Planon Space & Workplace Management

Genom att ge insyn i distributionen och beläggningsgraden av arbetsplatser och utrymmen kan Planons lösning Space & Workplace Management hjälpa din organisation att minska kostnaderna genom att se till att arbetsplatser utnyttjas optimalt, samt anpassa användningen efter avdelningarnas behov. 

Lär dig mer
Alla broschyrer
Broschyrer
Broschyr - Agile Workplace Management

Planons programvara Agile Workplace Management ger anställda och arbetsplatsansvariga en överblick över tillgängliga arbetsutrymmen och mötesrum. 

Lär dig mer
Alla broschyrer

Integrated Workplace Management

Integrated Workplace Management Systems (IWMS) stödjer organisationer i deras kontinuerliga strävan efter arbetsplatsoptimering på tre nivåer:

1. Strategi för Workplace Management

På en strategisk nivå säkerställer Workplace Management en fullständig mellansiktig och långsiktig anpassning till företagets strategier – både affärsstrategi och arbetsplatsstrategi. Affärstillväxt, inträde på nya marknader, mångfald, kulturella och demografiska aspekter och HR-policyer påverkar alla storleken och typen av dina arbetsutrymmen. Arbetsplatsstrategier omfattar potentiella omvandlingar från fasta till flexibla eller delade arbetsplatskoncept, nya samarbetskoncept och policyer om hemarbete. Dessa kommer att påverka dina framtida behov av fastigheter, utrymmen, lokaler, tjänster och processer.

Utöver information om själva portföljen och faktiska utrymmen innehåller ett IWMS värdefull information om beläggning och användning som är av stor betydelse för strategiskt beslutsfattande. Med hjälp av funktioner för strategisk utrymmes- och arbetsplatsplanering kan du förutse framtida behov och skapa scenarier för olika arbetsplatskoncept. Du säkerställer därmed maximal anpassning av din arbetsplatsstrategi till målen för din kärnverksamhet.

2. Taktik för Workplace Management

Den taktiska nivån av Workplace Management syftar till att implementera den valda strategin, övervaka och validera arbetsplatsprestandan kontinuerligt och göra förbättringar vid behov. Den här processen omfattar alla projekt för utrymmes- och arbetsplatsoptimering samt hantering av förändringar som initieras av företaget.

67% av medarbetare lämnade sin tidigare arbetsgivare delvis på grund av att deras arbetsplats inte var optimerad för dem.

Ett IWMS stödjer taktisk Workplace Management med ett brett utbud av användnings-, beläggnings- och kostnadsanalyser samt verktyg för att planera och hantera alla förändringar. I de flesta fall omfattar en IWMS-lösning integrering med CAD-system för att visualisera faktiska och prognostiserade användningar. Funktioner för projektledning, flytthantering, scenarioplanering och ekonomiska chargebacks kompletterar verktygslådan för utrymmes- och arbetsplatsplanerare på en taktisk nivå.

3. Drift av Workplace Management

Utmärkt drift och flexibilitet är viktiga förutsättningar för lyckad Workplace Management. Tänk dig bara vad som skulle hända om anställda kom in på kontoret och inte kan hitta ett ledigt skrivbord att arbeta vid, eller inte kunde samarbeta med sina kollegor eftersom ett bokat mötesrum redan användes. Att undvika kaos i den dagliga verksamheten och underlätta för de anställda med smarta lösningar för att boka, hitta eller använda de faciliteter de behöver, höjer affärsvärdet av en lösning för Workplace Management.

Ett IWMS möjliggör bokning av mötesrum, särskilda arbetsutrymmen eller till och med möjligheten att boka en flexibel arbetsplats ”på språng”. Den informationen blir tillsammans med sensorteknik en stark kombination som hjälper anställda att hitta rätt tillgängligt arbetsutrymme, samtidigt som den ger anläggningsansvariga de verktyg de behöver för att minska antalet lediga platser och anpassa tjänsterna efter byggnadens faktiska användning.

Samarbete mellan teknik och personal

Workplace Management kan ses från tre olika perspektiv: dåtid, nutid och framtid. Ju mer intelligent teknik det finns i en fastighet, desto mer information finns tillgänglig om fastighetens faktiska användning. Säkerhetssystem, IT-nätverk och Building Management Systems (BMS) kan ge fastighet- och arbetsplatssansvariga mycket data om beläggning som de kan använda för att hitta mönster och förutse framtiden. De senaste genombrotten inom sensorteknik kommer att förbättra dessa datas korrekthet. Det finns nu prisvärda sensorer tillgängliga som kan mäta beläggningen av en arbetsplats eller ett mötesrum minut för minut, och rätt programvara kan omvandla dessa data till en detaljerad beläggningsanalys.

Men detaljerad analys av historiska data, eller till och med detaljerad planeringsinformation, kan aldrig hjälpa den mobila arbetsstyrkan att hitta rätt arbetsplats vid rätt tillfälle. Det krävs samarbete mellan människor och teknik för att fullt ut stödja en flexibel och diversifierad arbetsstyrka, där den faktiska beläggningen av arbetsplatser och mötesrum gör det möjligt för dig att hitta ett ledigt skrivbord och dina teammedlemmar, eller arrangera ett snabbt möte med ditt team.

Kommunikation med fastighetsanvändare om tillgänglighet av arbetsplatser och mötesfaciliteter kräver en användarcentrisk strategi. I vissa fall skulle en medarbetare vilja se var det finns arbetsplatser tillgängliga även innan de går in på arbetsplatsen, så att de kan välja vilket skrivbord eller rum de ska använda. Detaljerad information om kapacitet och tillgänglighet kan tillhandahållas via en IWMS-app. Väl inne i fastigheten kan människor vägledas via skärmar som visar vilka utrymmen som är tillgängliga via en planritning med information om vilka arbetsplatser och rum som är upptagna, bokade och tillgängliga. Ytterligare funktioner i appar kan hjälpa användare att kontrollera tillgängligheten av arbetsutrymmen genom att skanna en QR-kod på ett skrivbord eller använda en RFID-tagg.

Global success stories

Michigan State University Selects Planon’s Integrated Campus Management Technology

Michigan State University has selected Planon’s Integrated Workplace Management System for their campus management.

Lär dig mer
Case Study - Eindhoven University

Edwin Spanjaards, Manager Staff Services in the Real Estate Department: “Substantial utilisation improvements and more cross-faculty use of meeting rooms, workspaces and study places.”

Lär dig mer
Case Study - Bayer Real Estate

Michael Müller, Managing Director Bayer Real Estate: "Successful RE and FM with Planon."

Lär dig mer