Space Management

Fördelar med programvara för Space Management

Att använda en innovativ programvarulösning för att hantera en organisations utrymmen ger ett antal fördelar. T.ex. :

_{1. Identifiera lämpliga utrymmen och därmed minska kostnader}

Det är allmänt känt att den största delen av verksamhetskostnader är personalkostnader och fastighetskostnader. Effektiv Space Management har en direkt inverkan på båda kostnadstyperna, och det är därför en kritisk komponent som direkt kan påverka företagets resultat.

I en idealisk situation skulle varje organisation använda varje millimeter av sitt utrymme för avsett ändamål, oavsett om dessa utrymmen är mötesrum, förvaringsutrymmen eller restauranger. Genom att använda en programvarulösning för Space Management får du de korrekta realtidsdata du behöver för att se om utrymmen kan användas mer effektivt för att minska kostnaderna. Det innebär att organisationer kan eliminera behov av expansion och sluta betala för utrymmen som de inte använder. Med korrekta realtidsdata till hands kan man drastiskt minska portföljkostnaderna genom att fatta rätt beslut.

_{2. Skapa en trevlig arbetsmiljö och förbättra produktiviteten}

Samtidigt som behovet av att få rätt personer med rätt kompetens på rätt plats (det s.k. kompetenskriget) är högre än någonsin, skiftar fokuseringen inom Space Management från att minska utrymmeskostnader till att skapa en arbetsmiljö som bidrar till att attrahera och behålla personalkompetens. Detta innebär inte att minskade utrymmeskostnader har halkat ner på prioriteringslistan för Facility Managers och utrymmesplanerare, utan att det blir allt viktigare att hitta rätt balans.

För att hålla medarbetarna nöjda och engagerade måste fastighets- och arbetsplatsansvariga ge anställda arbetsplatser som uppfyller deras behov. Det måste finnas tillräckligt med fysiskt utrymme för att de anställda ska kunna utföra sina dagliga uppgifter på ett bekvämt och effektivt sätt, men inte så mycket utrymme att organisationen betalar för kvadratmetrar som inte behövs. Det handlar också om olika typer av utrymmen för olika ändamål. Tänk dig tysta rum för anställda som inte vill bli störda eller avkopplingsutrymmen med bekväma stolar där man kan ta en paus.

En innovativ programvarulösning för Space Management ger en tydlig inblick i t.ex. utrymmets beläggning och användning. Baserat på dessa data kan man fatta beslut för Space Management för att uppfylla de anställdas behov. När data visar att vissa utrymmen, t.ex. koncentrationsrum, används ofta kan det vara en anledning att fråga sig om det finns ett större behov av dessa typer av utrymmen jämfört med andra typer. Om beläggningen av kontor med öppen planlösning är extremt hög kan det betyda att medarbetarna upplever att det är trångt på arbetsplatsen och att det kan behövas åtgärder för att förbättra detta. Dessa är naturligtvis bara antaganden och du måste göra mer innan du vidtar åtgärder. Utrymmesdata ger dig information som hjälper dig att gå vidare med din undersökning i rätt riktning. Du kan t.ex. fråga personalen om de tycker att kontoren med öppen planlösning är otillfredsställande och i så fall varför. Du kan även använda utrymmesdata för att göra det lättare för dina anställda att få tillgång till tillgängliga utrymmen, t.ex. genom att låta dem boka sitt eget kontorsutrymme eller mötesrum med hjälp av digitala kiosker eller mobila lösningar.

I slutändan presterar nöjda medarbetare bättre, stannar kvar hos en organisation längre och är mer produktiva. En lösning som alla vinner på.

_{3. Generera rapporter för att utveckla strategiska utrymmesplaner}

Utan programvara för Space Management blir det svårt och tidskrävande att köra rapporter om korrekta realtidsdata eftersom uppgifterna helt enkelt inte är centraliserade i ett system. När utrymmesdata sprids ut och lagras på olika platser kan det uppstå redundans, vilket gör din data mindre trovärdiga. En innovativ programvarulösning för Space Management som är perfekt integrerad i ett IWMS centraliserar all data till ett system. Eftersom det arbetar i realtid är datan alltid uppdaterad och korrekt. På så sätt kan fastighet- och arbetsplatsansvariga generera rapporter om t.ex. ”chargebacks” och användning, och använda scenarioplanering för framtida utrymmestilldelning. Baserat på dessa rapporter kan man övervaka och analysera sin data om Space Management och planera för framtida förbättringar.

Det finns flera utmärkta system för Space Management på marknaden, men organisationer får ut mesta möjliga av sin Space Management när de använder en IWMS-lösning. Med ett IWMS kan man ta farväl av fragmenterade data eftersom alla data om Faciliy Management och fastighetsförvaltning lagras i ett system – en källa till sanning. Tänk dig data om underhållshantering, fastighets- och hyreshantering, tjänstehantering och hållbarhetshantering. Detta skapar både processeffektivitet och bättre tjänster.

4. Space Management och dess mognadsnivå

För att hjälpa organisationer att fastställa sin Space Managements aktuella och önskade mognadsnivå har Planon utvecklat en ”mognadsmodell för Space Management”. Vill du veta vilka åtgärder du kan vidta för att utveckla företaget och överbrygga klyftan mellan den nuvarande och den önskade mognadsnivån för din Space Management? Ladda ner modellen.