Optimera din hantering av utrymmen för en bättre arbetsupplevelse

Inhalt

Vikten av effektiv Space Management
Fördelar med programvara för Space Management
Utvecklingen av Space Management

Space Management är hanteringen av en organisations fysiska utrymmen. Det handlar om en omfattande kontroll av hur mycket utrymme en organisation har, hantering av beläggningssinformation och skapande av strategiska utrymmesplaner.

Oavsett om det gäller en statlig organisation, ett universitet, en fabrik, en butikskedja eller ett finansiellt institut så behöver varje organisation utrymme för kärnverksamheten. Även om utrymmet kan vara ett rum med ett eller två skrivbord, kan det även vara en hel avdelning, ett helt våningsplan, flera våningsplan i en byggnad eller flera våningsplan i en stor fastighetsportfölj över hela världen. Dessutom kan utrymmen vara tilldelade, t.ex. en arbetsplats som är avsedd för en viss anställd – eller delas, t.ex. ett mötesrum eller en tyst avdelning. Utrymmen kan vara många saker och användas på många sätt, men en sak är säker: varje organisation måste hantera dess utrymmen på ett effektivt sätt.

Vikten av effektiv Space Management

Att ha en god förståelse av Space Management är en viktig del av en effektiv fastighetsförvaltning. Space Management är grunden för många andra aktiviteter. Tänk på beläggningshantering samt flytthantering, rumsbokningar, underhållshantering och fastighetsförvaltning.

Fördelar med programvara för Space Management

Att använda en innovativ programvarulösning för att hantera en organisations utrymmen ger ett antal fördelar. T.ex. :

1. Identifiera lämpliga utrymmen och därmed minska kostnader

Det är allmänt känt att den största delen av verksamhetskostnader är personalkostnader och fastighetskostnader. Effektiv Space Management har en direkt inverkan på båda kostnadstyperna, och det är därför en kritisk komponent som direkt kan påverka företagets resultat.

I en idealisk situation skulle varje organisation använda varje millimeter av sitt utrymme för avsett ändamål, oavsett om dessa utrymmen är mötesrum, förvaringsutrymmen eller restauranger. Genom att använda en programvarulösning för Space Management får du de korrekta realtidsdata du behöver för att se om utrymmen kan användas mer effektivt för att minska kostnaderna. Det innebär att organisationer kan eliminera behov av expansion och sluta betala för utrymmen som de inte använder. Med korrekta realtidsdata till hands kan man drastiskt minska portföljkostnaderna genom att fatta rätt beslut.

2. Skapa en trevlig arbetsmiljö och förbättra produktiviteten

Samtidigt som behovet av att få rätt personer med rätt kompetens på rätt plats (det s.k. kompetenskriget) är högre än någonsin, skiftar fokuseringen inom Space Management från att minska utrymmeskostnader till att skapa en arbetsmiljö som bidrar till att attrahera och behålla personalkompetens. Detta innebär inte att minskade utrymmeskostnader har halkat ner på prioriteringslistan för Facility Managers och utrymmesplanerare, utan att det blir allt viktigare att hitta rätt balans.

För att hålla medarbetarna nöjda och engagerade måste fastighets- och arbetsplatsansvariga ge anställda arbetsplatser som uppfyller deras behov. Det måste finnas tillräckligt med fysiskt utrymme för att de anställda ska kunna utföra sina dagliga uppgifter på ett bekvämt och effektivt sätt, men inte så mycket utrymme att organisationen betalar för kvadratmetrar som inte behövs. Det handlar också om olika typer av utrymmen för olika ändamål. Tänk dig tysta rum för anställda som inte vill bli störda eller avkopplingsutrymmen med bekväma stolar där man kan ta en paus.En innovativ programvarulösning för Space Management ger en tydlig inblick i t.ex. utrymmets beläggning och användning. Baserat på dessa data kan man fatta beslut för Space Management för att uppfylla de anställdas behov. När data visar att vissa utrymmen, t.ex. koncentrationsrum, används ofta kan det vara en anledning att fråga sig om det finns ett större behov av dessa typer av utrymmen jämfört med andra typer. Om beläggningen av kontor med öppen planlösning är extremt hög kan det betyda att medarbetarna upplever att det är trångt på arbetsplatsen och att det kan behövas åtgärder för att förbättra detta. Dessa är naturligtvis bara antaganden och du måste göra mer innan du vidtar åtgärder.

Utrymmesdata ger dig information som hjälper dig att gå vidare med din undersökning i rätt riktning. Du kan t.ex. fråga personalen om de tycker att kontoren med öppen planlösning är otillfredsställande och i så fall varför. Du kan även använda utrymmesdata för att göra det lättare för dina anställda att få tillgång till tillgängliga utrymmen, t.ex. genom att låta dem boka sitt eget kontorsutrymme eller mötesrum med hjälp av digitala kiosker eller mobila lösningar.

I slutändan presterar nöjda medarbetare bättre, stannar kvar hos en organisation längre och är mer produktiva. En lösning som alla vinner på.

3. Generera rapporter för att utveckla strategiska utrymmesplaner

Utan programvara för Space Management blir det svårt och tidskrävande att köra rapporter om korrekta realtidsdata eftersom uppgifterna helt enkelt inte är centraliserade i ett system. När utrymmesdata sprids ut och lagras på olika platser kan det uppstå redundans, vilket gör din data mindre trovärdiga. En innovativ programvarulösning för Space Management som är perfekt integrerad i ett IWMS centraliserar all data till ett system. Eftersom det arbetar i realtid är datan alltid uppdaterad och korrekt. På så sätt kan fastighet- och arbetsplatsansvariga generera rapporter om t.ex. ”chargebacks” och användning, och använda scenarioplanering för framtida utrymmestilldelning. Baserat på dessa rapporter kan man övervaka och analysera sin data om Space Management och planera för framtida förbättringar.

Det finns flera utmärkta system för Space Management på marknaden, men organisationer får ut mesta möjliga av sin Space Management när de använder en IWMS-lösning. Med ett IWMS kan man ta farväl av fragmenterade data eftersom alla data om Faciliy Management och fastighetsförvaltning lagras i ett system – en källa till sanning. Tänk dig data om underhållshantering, fastighets- och hyreshantering, tjänstehantering och hållbarhetshantering. Detta skapar både processeffektivitet och bättre tjänster.

Blogg

Trendy workspace environment in a smart office building.

Hur mycket mervärde kan ett IWMS-system tillföra din organisation?

Ett IWMS är en ledande programvarumetod för automatisering av processer inom fastighets- och anläggningsförvaltning. I det här blogginlägget sammanfattar vi de viktigaste fördelarna och förklarar hur ett IWMS-system bidrar till att uppnå fem strategiska verksamhetsmål.

Lär dig mer

4. Space Management och dess mognadsnivå

För att hjälpa organisationer att fastställa sin Space Managements aktuella och önskade mognadsnivå har Planon utvecklat en ”mognadsmodell för Space Management”. Vill du veta vilka åtgärder du kan vidta för att utveckla företaget och överbrygga klyftan mellan den nuvarande och den önskade mognadsnivån för din Space Management? Ladda ner modellen.

Lär dig mer om programvara för Space Management

White Papers

Two students working on a project with their mentor in a business environment.

Mognadsmodell för Space Management

Vill du upptäcka vilka åtgärder du kan vidta för att förbättra mognadsnivån för din Space Management? Hämta sedan Planons ”Mognadsmodell för Space Management”.

Lär dig mer

White Papers

Office hallway with coloured meeting spaces.

Därför är effektiv utrymmeshantering grundläggande för en framgångsrik arbetsupplevelse

I detta White Paper tar vi upp vikten av att skapa en optimal arbetsupplevelse och förklarar vilka element i utrymmeshanteringen som bidrar till den.

Lär dig mer

Webbinarium

Effektiv Space Management: viktiga faktorer att tänka på

I det här webbseminariet tar Verdantix upp vikten av Space Management, medan Planon diskuterar dess viktigaste delar och ger praktiska exempel på hur fastighetsansvariga kan göra sina rutiner för Space Management mer effektiva. 43:16 Engelsk

Lär dig mer

Utvecklingen av Space Management

Space Management har utvecklats avsevärt under årens lopp. I början hade organisationer inte verktygen eller lösningarna för att hantera sina utrymmesutmaningar. Om ett rum stod oanvänt eller resurserna fördelades dåligt var det inte mycket en organisation kunde göra. De saknade helt enkelt de resurser de behövde för att samla in information och fatta intelligenta beslut.
I dag finns innovativa programvarulösningar tillgängliga, men det finns fortfarande organisationer som försöker hantera sina utrymmen manuellt. Tänk dig ett enkelt diagram skrivet på papper som visar planlösningen och rummets beläggning, eller ett Excel-blad som innehåller information om varje enskilt utrymme och yta, inklusive användare och resursanvändning. Det gör det mycket svårt att upprätthålla korrekt dokumentation, dela korrekta data i realtid och analysera dessa data för att fatta strategiska beslut för att stödja organisationens affärsbehov.

Dessutom inser nu fler organisationer att manuella metoder för Space Management inte är framtidssäkra, då behovet av att minska kostnaderna, förbättra effektiviteten och öka produktiviteten ökar. Manuella metoder är helt enkelt inte tillräckligt flexibla för att klara av och anpassa sig till en snabbt föränderlig strategi för Space Management. Därför visar fastighetsansvariga och utrymmesplanerare nu allt större intresse för intelligenta programvarulösningar, som Integrated Workplace Management System (IWMS), för att samordna hanteringen av olika sorters utrymmen.