Space Management

En innovativ programvarulösning för Space Management ger en tydlig inblick i t.ex. utrymmets beläggning och användning. Baserat på dessa data kan man fatta beslut för Space Management för att uppfylla de anställdas behov. När data visar att vissa utrymmen, t.ex. koncentrationsrum, används ofta kan det vara en anledning att fråga sig om det finns ett större behov av dessa typer av utrymmen jämfört med andra typer. Om beläggningen av kontor med öppen planlösning är extremt hög kan det betyda att medarbetarna upplever att det är trångt på arbetsplatsen och att det kan behövas åtgärder för att förbättra detta. Dessa är naturligtvis bara antaganden och du måste göra mer innan du vidtar åtgärder.

Utrymmesdata ger dig information som hjälper dig att gå vidare med din undersökning i rätt riktning. Du kan t.ex. fråga personalen om de tycker att kontoren med öppen planlösning är otillfredsställande och i så fall varför. Du kan även använda utrymmesdata för att göra det lättare för dina anställda att få tillgång till tillgängliga utrymmen, t.ex. genom att låta dem boka sitt eget kontorsutrymme eller mötesrum med hjälp av digitala kiosker eller mobila lösningar.

I slutändan presterar nöjda medarbetare bättre, stannar kvar hos en organisation längre och är mer produktiva. En lösning som alla vinner på.

_{3. Generera rapporter för att utveckla strategiska utrymmesplaner}

Utan programvara för Space Management blir det svårt och tidskrävande att köra rapporter om korrekta realtidsdata eftersom uppgifterna helt enkelt inte är centraliserade i ett system. När utrymmesdata sprids ut och lagras på olika platser kan det uppstå redundans, vilket gör din data mindre trovärdiga. En innovativ programvarulösning för Space Management som är perfekt integrerad i ett IWMS centraliserar all data till ett system. Eftersom det arbetar i realtid är datan alltid uppdaterad och korrekt. På så sätt kan fastighet- och arbetsplatsansvariga generera rapporter om t.ex. ”chargebacks” och användning, och använda scenarioplanering för framtida utrymmestilldelning. Baserat på dessa rapporter kan man övervaka och analysera sin data om Space Management och planera för framtida förbättringar.

Det finns flera utmärkta system för Space Management på marknaden, men organisationer får ut mesta möjliga av sin Space Management när de använder en IWMS-lösning. Med ett IWMS kan man ta farväl av fragmenterade data eftersom alla data om Faciliy Management och fastighetsförvaltning lagras i ett system – en källa till sanning. Tänk dig data om underhållshantering, fastighets- och hyreshantering, tjänstehantering och hållbarhetshantering. Detta skapar både processeffektivitet och bättre tjänster.

_{4. Space Management och dess mognadsnivå}

För att hjälpa organisationer att fastställa sin Space Managements aktuella och önskade mognadsnivå har Planon utvecklat en ”mognadsmodell för Space Management”. Vill du veta vilka åtgärder du kan vidta för att utveckla företaget och överbrygga klyftan mellan den nuvarande och den önskade mognadsnivån för din Space Management? Ladda ner modellen.

Utvecklingen av Space Management

Space Management har utvecklats avsevärt under årens lopp. I början hade organisationer inte verktygen eller lösningarna för att hantera sina utrymmesutmaningar. Om ett rum stod oanvänt eller resurserna fördelades dåligt var det inte mycket en organisation kunde göra. De saknade helt enkelt de resurser de behövde för att samla in information och fatta intelligenta beslut.
I dag finns innovativa programvarulösningar tillgängliga, men det finns fortfarande organisationer som försöker hantera sina utrymmen manuellt. Tänk dig ett enkelt diagram skrivet på papper som visar planlösningen och rummets beläggning, eller ett Excel-blad som innehåller information om varje enskilt utrymme och yta, inklusive användare och resursanvändning. Det gör det mycket svårt att upprätthålla korrekt dokumentation, dela korrekta data i realtid och analysera dessa data för att fatta strategiska beslut för att stödja organisationens affärsbehov.

Dessutom inser nu fler organisationer att manuella metoder för Space Management inte är framtidssäkra, då behovet av att minska kostnaderna, förbättra effektiviteten och öka produktiviteten ökar. Manuella metoder är helt enkelt inte tillräckligt flexibla för att klara av och anpassa sig till en snabbt föränderlig strategi för Space Management. Därför visar fastighetsansvariga och utrymmesplanerare nu allt större intresse för intelligenta programvarulösningar, som Integrated Workplace Management System (IWMS), för att samordna hanteringen av olika sorters utrymmen.