Vill du upptäcka vilka åtgärder du kan vidta för att förbättra mognadsnivån för din Space Management? Hämta sedan Planons ”Mognadsmodell för Space Management”.
Space Management
Space Management är hanteringen av en organisations fysiska utrymmen. Det handlar om en omfattande kontroll av hur mycket utrymme en organisation har, hantering av beläggningssinformation och skapande av strategiska utrymmesplaner.
Modell - Mognadsmodell för Space Management
Oavsett om det gäller en statlig organisation, ett universitet, en fabrik, en butikskedja eller ett finansiellt institut så behöver varje organisation utrymme för kärnverksamheten. Även om utrymmet kan vara ett rum med ett eller två skrivbord, kan det även vara en hel avdelning, ett helt våningsplan, flera våningsplan i en byggnad eller flera våningsplan i en stor fastighetsportfölj över hela världen. Dessutom kan utrymmen vara tilldelade, t.ex. en arbetsplats som är avsedd för en viss anställd – eller delas, t.ex. ett mötesrum eller en tyst avdelning. Utrymmen kan vara många saker och användas på många sätt, men en sak är säker: varje organisation måste hantera dess utrymmen på ett effektivt sätt.
Vikten av effektiv Space Management
Att ha en god förståelse av Space Management är en viktig del av en effektiv fastighetsförvaltning. Space Management är grunden för många andra aktiviteter. Tänk på beläggningshantering samt flytthantering, rumsbokningar, underhållshantering och fastighetsförvaltning.
Fördelar med programvara för Space Management
Att använda en innovativ programvarulösning för att hantera en organisations utrymmen ger ett antal fördelar. T.ex. :
1. Identifiera lämpliga utrymmen och därmed minska kostnader
Det är allmänt känt att den största delen av verksamhetskostnader är personalkostnader och fastighetskostnader. Effektiv Space Management har en direkt inverkan på båda kostnadstyperna, och det är därför en kritisk komponent som direkt kan påverka företagets resultat.
I en idealisk situation skulle varje organisation använda varje millimeter av sitt utrymme för avsett ändamål, oavsett om dessa utrymmen är mötesrum, förvaringsutrymmen eller restauranger. Genom att använda en programvarulösning för Space Management får du de korrekta realtidsdata du behöver för att se om utrymmen kan användas mer effektivt för att minska kostnaderna. Det innebär att organisationer kan eliminera behov av expansion och sluta betala för utrymmen som de inte använder. Med korrekta realtidsdata till hands kan man drastiskt minska portföljkostnaderna genom att fatta rätt beslut.
2. Skapa en trevlig arbetsmiljö och förbättra produktiviteten
Samtidigt som behovet av att få rätt personer med rätt kompetens på rätt plats (det s.k. kompetenskriget) är högre än någonsin, skiftar fokuseringen inom Space Management från att minska utrymmeskostnader till att skapa en arbetsmiljö som bidrar till att attrahera och behålla personalkompetens. Detta innebär inte att minskade utrymmeskostnader har halkat ner på prioriteringslistan för Facility Managers och utrymmesplanerare, utan att det blir allt viktigare att hitta rätt balans.
För att hålla medarbetarna nöjda och engagerade måste fastighets- och arbetsplatsansvariga ge anställda arbetsplatser som uppfyller deras behov. Det måste finnas tillräckligt med fysiskt utrymme för att de anställda ska kunna utföra sina dagliga uppgifter på ett bekvämt och effektivt sätt, men inte så mycket utrymme att organisationen betalar för kvadratmetrar som inte behövs. Det handlar också om olika typer av utrymmen för olika ändamål. Tänk dig tysta rum för anställda som inte vill bli störda eller avkopplingsutrymmen med bekväma stolar där man kan ta en paus.
En innovativ programvarulösning för Space Management ger en tydlig inblick i t.ex. utrymmets beläggning och användning. Baserat på dessa data kan man fatta beslut för Space Management för att uppfylla de anställdas behov. När data visar att vissa utrymmen, t.ex. koncentrationsrum, används ofta kan det vara en anledning att fråga sig om det finns ett större behov av dessa typer av utrymmen jämfört med andra typer. Om beläggningen av kontor med öppen planlösning är extremt hög kan det betyda att medarbetarna upplever att det är trångt på arbetsplatsen och att det kan behövas åtgärder för att förbättra detta. Dessa är naturligtvis bara antaganden och du måste göra mer innan du vidtar åtgärder.
