Analytiska rapporter
Fastighets- och anläggningschefer är ofta på jakt efter innovativa lösningar som kan optimera affärsverksamheten. För att göra rätt val är det är därför oerhört viktigt att de verkligen förstår vad de investerar i, och vad det innebär på lång sikt. Ett integrerat arbetsplatshanteringssystem (Integrated Workplace Management System, IWMS) är en ledande lösning för fastighets- och anläggningsförvaltning. Fördelarna är många jämfört med fristående programvara för specifika verksamhetsfunktioner.
Som jag redan har nämnt i ett tidigare blogginlägg har Verdantix, som är ett oberoende forsknings- och konsultföretag med fokus på innovativ teknik som optimerar affärsverksamheten, nyligen publicerat forskningsrapporten ”IT-strategier för fastighetsbranschen: IWMS, Point Solutions and Everything In Between”. I den här rapporten analyseras de fyra viktigaste IT-strategierna för fastighets- och anläggningsförvaltning som organisationer använder sig av i dag. En av dessa strategier går ut på att använda en enda integrerad lösning som ett IWMS. I det här blogginlägget vill jag uttrycka mina tankar om vad ett IWMS egentligen är och diskutera dess främsta organisatoriska fördelar.
Vad är ett IWMS?
För att förstå hur ett IWMS kan tillföra ditt företag mervärde är det viktigt att först få ett bra grepp om vad ett IWMS-system gör och se det i ljuset av andra programvarulösningar för företag. Ett IWMS är en programvaruplattform som kan användas för fastighets- och anläggningsförvaltning i hela organisationen. I detta system kan viktig information samlas in, hanteras och rapporteras för att optimera anläggningsdriften. Det hjälper medarbetarna att hantera fastighetsfunktioner och arbetsplatsrelaterade tjänster på ett effektivare sätt. Det omfattar flera affärsverksamheter: uthyrning, kapitalprojekt, lokal- och utrymmesanvändning, arbetsplatstjänster, underhåll, energi- och hållbarhetshantering. Fördelarna med att alla dessa områden stöds av en enda programvaruplattform är många.
Vilka är de främsta fördelarna med ett IWMS?
Det finns många olika fördelar med ett IWMS-system, inte bara för fastighets- och anläggningschefer, utan även för organisationen som helhet. Här lyfter jag fram fyra av dem:
- Förbättrad datakvalitet. Ett IWMS ersätter fristående lösningar med ett enda system och blir ”alltings ursprung”. Detta innebär förbättrad datakvalitetskontroll och -konsekvens. En IWMS-lösning kan integreras med andra program i en IT-miljö för att eliminera redundans och skillnader.
- Lägre kostnader för IT-support. En IWMS-lösning förenklar IT-infrastrukturen eftersom den ersätter fristående och äldre system samt säkerställer att en och samma version används i hela organisationen. Programansvariga får på så sätt färre system att underhålla och kan uppdatera och uppgradera programvaran centralt. Det gör arbetet enklare, effektivare och mer produktivt.
- Standardisering av processer. Med hjälp av förkonfigurerade arbetsflöden baserat på praxis kan du standardisera processer och eliminera situationer där flera olika lösningar och program krockar. Det säkerställer en kontinuerlig anpassning och förbättrad kommunikation mellan företagsdomäner under programvarans hela livslängd.
- Bättre beslutsfattande. En IWMS-lösning erbjuder en integrerad vy och ett sammankopplat gränssnitt, och ger därmed en mer fullständig förståelse av fastighets- och arbetsplatsverksamheten. Här kombineras information om fastighetsutbudet, lokaler, tillgångar, underhåll, tjänsteaktiviteter osv. Förutom att det hjälper dig att agera snabbare kan du också planera framåt.
Företagens fastighets- och anläggningschefer blir i allt högre grad medvetna om de många fördelarna. Av de 300 chefer inom fastighets- och anläggningsförvaltning på större organisationer världen över som intervjuades för Verdantix forskningsrapport planerar 59 % att hantera data via lösningar som erbjuder en bred funktionalitet, såsom ett IWMS. Endast 11 % planerar att använda en strategi där flera nischade lösningar används.
Ett steg tillbaka – vilka är mina mål?
Nu när du har en bättre förståelse för vad ett IWMS är och dess potentiella fördelar, är det viktigt att du har klart för dig vilka specifika mål just din organisation har med ett IWMS-system. Vilken är den främsta anledningen till att du funderar på att implementera ett IWMS-system? Som fastighets- eller anläggningschef kan de strategiska mål som du sannolikt ansvarar för delas in i fem huvudkategorier:
- Förbättra produktiviteten
- Säkerställa kontinuitet i verksamheten
- Förbättra medarbetarnas tillfredsställelse
- Säkerställa efterlevnad
- Minska kostnaderna
Det som ofta observeras på marknaden är att fastighets- och anläggningsorganisationer tvingas verka på ett sådant sätt att dessa mål är svåra att uppnå. För det mesta är detta relaterat till dåligt underhållna databaser i flera fristående informationssystem, vilket leder till ett långt ifrån optimalt beslutsfattande. Detta leder till ett isolerat arbetssätt med processer som är svåra att följa.
Ett steg framåt – vad händer sen?
En IWMS-lösning kan bidra till att dessa hinder övervinns, och att vart och ett av de fem strategiska målen som nämndes tidigare uppnås. I mitt nästa blogginlägg kommer jag kortfattat att gå igenom erfarenheterna av att införa ett IWMS-system på Gasunie, King’s College London och Maastricht University Medical Center (MUMC), vilket illustrerar mervärdet som tillförs. Den här serien med två blogginlägg kan vara inspirerande för dig som letar efter den rätta automatiserade lösningen för fastighets- och anläggningsförvaltning.
Nyfiken på hur ett IWMS-system kan förbättra processerna för fastighets- och anläggningsförvaltning i din organisation? Lär dig mer redan nu och utforska de främsta fördelarna, användningsfall och funktioner i en IWMS-lösning i vårt White Paper ”Vad är IWMS?” .
