Innehållsförteckning

Vad är Field Service Management?

I Field Service Management (även kallad fältservice eller FSM) ingår enligt Gartner det att upptäcka ett behov av fältservice (via fjärrövervakning, inspektion eller kundförfrågan), schemaläggning och optimering av fälttekniker, utsändning, leverans av komponenter och information på plats samt stöd till fältarbetarens process. Även om definitionen i allmänhet tillämpas på hårda tjänster såsom fastighetsskötsel och telekomfrågor, så kan den utvidgas till att gälla även för mjuka tjänster som städning och säkerhet.

För Tjänsteleverantörer är en effektiv Field Service Management viktigt om man vill erbjuda en säker, ren och bekväm anläggningsmiljö. Vikten av en korrekt fältservice kommer att öka allteftersom tjänsteleverantörernas kunder övergår till komplexare avtal med resultatbaserade prestandakrav och integrerad Facility Management, något som Frost & Sullivan har uppskattat till en potentiell global marknadsmöjlighet på 1 biljon dollar år 2025. Att implementera en lämplig strategi för Field Service Management innebär en stor konkurrensfördel för tjänsteleverantörer eftersom detta stärker deras kundrelationer och minskar risken för kundtapp.

Implementeringen av en strategi för Field Service Management, en fältservicestrategi, gynnar dessutom både FM-tjänsteleverantörer, ägare och inhysta kunder. Effektiva tjänsteleveranser hjälper tjänsteleverantören att upprätthålla och utveckla sina kundrelationer samtidigt som leveranskostnader och operativa risker hanteras bättre. Samtidigt kan fastighetsägare och kunder ge medarbetare och gäster en angenäm anläggningsupplevelse. Båda organisationstyper strävar nämligen efter samma mål: att ha en så effektiv Facility Management som möjligt, leverera hög kvalitet och följa lagstiftningen.

Optimera kvaliteten med digitalisering

Digitala verktyg och processer som mobila enheter eller intelligent automati är ett stöd och en hjälp åt medarbetare som möjliggör en leverans av bättre tjänster. Dessa verktyg och processer implementeras för att minska risker i samband med tjänsteleveranser som kan bero på dålig kommunikation, resursbrist eller otillräcklig planering samtidigt som de bidrar till värdeskapande och kundnöjdhet. Med en implementering av smarta städningsprocesser kan till exempel fältarbetare anpassa sig till de olika hälso- och renlighetskraven som gäller för olika kontor, byggnader och kunder utan minskad produktivitet. Processer för tjänsteleveranser och konformiteter med servicenivåavtal förbättras genom automatiserad kapacitetsplanering och utsändning som svarar på resurstillgänglighet och önskade servicenivåer.

People checking data on a digital screen

För att öka produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten för Field Service Management (fältservice) och minska utgifterna krävs det en processdigitalisering med smarta programvarulösningar. För det här behöver tjänsteleverantören följa en trestegsprocess:

  1. Digitalisera befintliga data och insamlingsprocessen av nya data för minskade felmarginaler
  2. En programvarulösning som kan komma åt och analysera data för prestandainsikter och uppgiftsautomatisering
  3. Se vilka möjligheter du har för att installera en automatisering av hela processen som ger stöd åt fältarbetare med effektiva och kvalitativa tjänsteleveranser

Från nischade punktlösningar till en integrerad plattform

Effektiv hantering av fältservice handlar inte bara om att skicka ut arbetsorder från ett driftcenter till fältarbetare. Field Service Management (FSM) är precis så mångbottnad som Gartner beskriver den och innehåller allt från kunder till schemaläggare, utövare, entreprenörer och mer ändå. Därför blir nischade punktlösningar med fristående mobila fälttjänstappar ineffektiva, eftersom alla intressenter måste enas i en integrerad digital process där exempelvis:

  • Kunder registrerar tjänsteförfrågningar och följer utvecklingen
  • Kontraktsansvariga övervakar servicenivåavtal, prioritet och kundhälsa
  • Schemaläggare planerar och skickar ut arbetsorder
  • Fältarbetare utför jobb
  • Chefer övervakar utveckling, prestation och kvalitet
  • Ekonomiadministratörer rapporterar och följer upp utgifter

För att implementera integrerade helhetslösningar för den digitala processen behöver tjänsteleverantörer en omfattande lösning för Field Service Management med funktioner för:

  • Kommunikation mellan kunder och byggnadens inhysta
  • Optimerad arbetskapacitet och resursplanering
  • Avtalshantering
  • Underleverantörshantering
  • Mobil samordning och utförandestöd
  • Underhållsplanering
  • Integration mellan enheter i sakernas internet (IoT), fastighetssystem och digitala tvillingar
  • Pris- och intäktsberäkningar och dataspårning för korrekt fakturering

Tjänsteleverantörer behöver en specifik lösning som utformats efter deras speciella serviceprocesser och affärsmodeller. Den kompletterar en allmän affärsprocesslösning och erbjuder det affärsstöd som företaget behöver, men det krävs en lång anpassningsprocess.

För fastighetsägare och inhysta kan ett Integrated Workplace Management System (IWMS) erbjuda funktioner som gör det möjligt att spåra och hantera aktiviteter som sker i fastigheter och på arbetsplatsen via en digital plattform. Programvaruplattformar för tjänsteleverantörer kan kommunicera med IWMS-plattformar via API:er (programmeringsgränssnitt) eller egna protokoll, vilket ger en effektiv processkommunikation. Användning av en separat och specifik tjänsteleverantörslösning ger ökad cybersäkerhet och datasekretess då det begränsar delade inloggningsuppgifter och möjliggör implementering av branschens bästa praxis i varje enskild organisation – utan att störa den andra.

Använd plattformsbaserade mobilappar för Field Service Management

Om du erbjuder fältservice, så kallad, Field Service Management, krävs det att du har en mobil lösning för Field Service Management. Fältarbetares goda produktivitet och servicekvalitet är beroende av tillgången till rätt information vid rätt tillfälle. I stället för att ange information på ett centralt kontor har fältarbetare numera tillgång till mobila verktyg som gör det möjligt att registrera arbetsförlopp och status, spåra resurstillgängligheter, begära virtuell support, fråga om relevant information, spåra efterlevnad av servicenivåavtal (SLA) och få en digital kundsignatur som avslutar arbetsordern. Dessa mobila enheter och appar är realtidsanslutna med centrala plattformar som säkerställer att informationen alltid är relevant. Detta minskar antalet datainmatningar och kommunikationsfelen samtidigt som det ger stöd åt ytterligare informationsinsamling i fält angående tillgångs- och anläggningsförhållanden som kan behöva åtgärdas innan de förvandlas till kostsamma problem.

Optimera resursplanering

Plattformslösningar som utformats för att samordna ett effektivt, förebyggande och konditionsbaserat underhåll med hantering av Field Service Management, optimerar leveransen av fältservice och säkerställer att arbetsuppgifter utförs enligt överenskomna servicenivåavtal. För att garantera högsta möjliga produktivitet för både arbetslag och individer i fält, kan den integrerade programvarulösningen effektivt utföra resursplanering som baseras på tillgänglighet, kunskap, arbetsbelastning, resor och andra faktorer, och organisera bästa tänkbara arbete gällande Field Service Management. Efter schemaläggning skickar det centrala driftsystemet automatiskt ut arbetsordern till den mobila enhet som tillhör den lämpliga fältteknikern eller det aktuella arbetslaget.

Säkerställ hälso- och säkerhetsefterlevnad

Efterlevnad av hälso- och säkerhetslagstiftning är en viktig uppgift vid leveranser av fälttjänster. Dessa bestämmelser och efterlevnadskrav anges i direktiv som EU-OSHA eller OSHA i USA. Underhållsaktiviteter kan potentiellt utsätta människor för alla möjliga sorters risker som asbest, fall, skador, brand eller elektriska stötar. För att göra det möjligt för fältarbetare att arbeta säkert behöver de ordentlig information om de hälso- och säkerhetsprocesser som gäller för varje anläggning och tillgång, och de måste följa säkra arbetsmetoder. Mobila lösningar för Field Service Management stöder fältingenjörer och entreprenörer i realtid med relevant information och arbetsflöden för att säkerställa att de arbetar säkert och följer lagstiftningen. Denna information omfattar arbetsinstruktioner, checklistor, manualer och godkännanden som krävs för att fortsätta arbetet. Alla aktiviteter i mobilappen, som godkännanden, säkerhetskontroller eller överenskomna instruktioner sparas automatiskt i dencentrala driftplattformen för efterlevnadskontroller, rapporter eller analyser vid olycksfall.

Läs mer om Field Service Management

Broschyrer
Man clicking on his mobile.

Planon Facility Services Business Solution

Planon Facility Services Business Solution accelerates your business with targeted software that makes service offering, planning, execution, monitoring and billing more efficient, scalable and transparent with extensive process automation and seamless integration.

Lär dig mer
White Papers

Verdantix Green Quadrant® for IWMS 2022

Den här forskningsrapporten jämför de mest framträdande IWMS-lösningarna från olika leverantörer som finns tillgängliga på marknaden idag. Denna rapport stöder din investering i ett IWMS.

Lär dig mer
White Papers
Strategies on improving work efficiency

Nya affärsmodeller för FM-leverantörer (del 2)

Få en andra uppsättning viktiga punkter från den uppföljande virtuella rundabordsdiskussionen där en ny panel av branschexperter diskuterar nya påståenden om den integrerade FM-branschen.

Lär dig mer

Satsa på kundnöjdhet

Fältarbetare är Facility Management-tjänsteleverantörens frontlinjeanställda. De är ofta företagets ansikte utåt mot kunden och kundens anställda. Detta gäller i synnerhet för anställda inom mjuka tjänster, såsom lokalvårdare. Om dessa fältarbetare utrustas med mobilappar som via en central plattform kan ansluta till IoT-sensorer, så kan lokalvårdaren alltid befinna sig där de behövs som mest. Börjar toalettartiklarna ta slut, så kan lokalvårdaren göra något åt det. Hybrida arbetsmiljöer vet vad som behöver rengöras och när, och de kan anpassa verksamheten efter behov för att säkerställa kundnöjdheten. Den här typen av intelligenta automatiseringsstrategier gör det möjligt för fältarbetare att anpassa sig till skiftande arbetsplatskrav och tillåter FM-tjänsteleverantören att växa som strategisk kundpartner.

Var redo för framtiden med en integrerad FSM-lösning

Studier från olika källor som Forrester, McKinsey, Gartner och Verdantix visar vilka påtagliga fördelar som kan uppnås genom digitalisering av tjänsteverksamheten ute i fält. I en studie om fältteknikers produktivitet fann McKinsey att digitaliseringen: förbättrade kapacitetsplaneringen med 20 procent, minskade restiden med 40 procentig, ökade produktiviteten med 20 procent och kundnöjdheten med 50 procent. Med detta sagt kan vi konstatera att en digitaliserad Field Service Management ger Tjänsteleverantörer flexibilitet så att de enkelt kan anpassa sig till förändrade kundbehov och ekonomiska krav. En tjänsteleverantör kommer att kunna svara på incidenter och förfrågningar snabbare, slutföra förfrågningar korrekt från början – och allt till ett lägre pris. Ett vinnande koncept för både tjänsteleverantören och dess kunder.

Vill du veta mer om vår lösning för Field Service Management (fältservice) kontakta Planon, så kan vi tala vidare om hur våra lösningar kan ge stöd och andra fördelar med hjälp av digital och mobil Field Service Management, såsom:

  • Bättre servicekvalitet
  • Kortare bearbetningstider
  • Bättre synlighet vad gäller produktivitet och effektivitet
  • Efterlevnad av hälso- och säkerhetsbestämmelser
  • Bättre, snabbare och fullständig redovisning och fakturering
  • Grönare drift
  • Hanteringsinformation och nyckeltal för att kontinuerligt optimera processer och verksamheter

Kontakta oss

Global success stories

Kundfall

Bouygues Energies & Services

Bouygues Energies & Services is the Bouygues Construction subsidiary in charge of energies and services. Bouygues needed a software tool to shift from single services to integrated services, from short contracts to long-term contracts, from operational support to strategic business partner, and from classic to high commitment contracts.

Upptäck mer
Kundfall
Smart Buildings seen from above in Singapore

JTC Corporation

Mark Koh, Director Facilities and Estates Management Division: “Transformation to an efficient, scalable and customer-centric estates developer, enabled by innovative software.”

Upptäck mer
Kundfall

RGM Gruppe

Daniel Zawadzki, IWMS Project Leader: "Added value for our clients and transparent performance with new IWMS software from Planon."

Upptäck mer

Share this page

Dela den här artikeln