Förbättrad Facility Management service med hyperautomation

Inhalt

• Vad är hyperautomation?
• Hyperautomationens fördelar för organisationer
• Möjligheterna med hyperautomation för tjänsteleverantörer av FM-tjänster
• Förväxla inte med ”digitalisering” eller ”digitisering”
• Hyperautomation i praktiken: hur Planon-lösningar uppfyller dina behov

Vad är hyperautomation?

Hyperautomation är en term som förekommer allt oftare och till den grad att analytikerorganisationen Gartner nyligen utsåg den till en av sina främsta strategiska tekniktrender för 2021. Men vad betyder det egentligen?

Det första du bör veta om hyperautomation är att det inte bara handlar om en teknik, utan om ett ekosystem av flera olika tekniker. Enkelt uttryckt handlar det om att öka automatiseringen av affärsprocesser, såsom ekonomiska processer, marknadsföringsprocesser och operativa arbetsflöden.

Webbinarium

Hyperautomation: Strategin för ökad FM-tillväxt

Titta på detta Planon-webbseminarium och lär dig mer om värdet av en strategi för hyperautomation för tjänsteleverantörer av fastighets- och arbetsplatsförvaltning. 30:30 Engelsk

Lär dig mer

Målet är att fatta affärsbeslut på ett bättre sätt, och i detta syfte stöder hyperautomation affärsaktiviteter genom införandet och automatiseringen av olika tekniker, verktyg och plattformar. Några av de populäraste teknikerna är artificiell intelligens (AI), maskininlärning, Robotic Process Automation (RPA), Natural Language Processing (NLP), programutveckling med låg kod, sakernas internet (IoT), processutvinning och plattformslösningar som Planon Facility Services Business Solution.

Hyperautomation kan genom denna process bidra med data som i sin tur erbjuder en omvärldsbevakning på en helt ny nivå. Det här kan hjälpa organisationer att få bukt med repetitiva uppgifter, minska risken för fel, öka verksamhetens effektivitet och återhämtningsförmåga samt ge medarbetarna en möjlighet att förbättra sina resultat.

Hyperautomationens fördelar för organisationer

Hyperautomation gör det möjligt för verksamheter att se hur deras processhantering, verksamhetsfunktioner och nyckeltal samverkar för ett ökat värde. För att definiera en bra hyperautomationsstrategi bör företag:

• Identifiera och rekrytera ett projektteam med flera intressenter från olika verksamhetsområden, IT, kundtjänst, fältarbetare och administratörer
• Definiera önskade affärsresultat och relaterade processer för att uppnå dessa resultat
• Ringa in utmaningar med utvecklandet eller genomförandet av en hyperautomationsstrategi
• Analysera effektiviteten i befintliga processer
• Identifiera möjligheter för affärs- och IT-förbättringar
• Granska, välja ut och införa lämpliga verktyg för att uppnå önskade affärsprocesshanteringsresultat

Alla företag som använder sig av hyperautomation kommer utan tvekan att se positiva resultat, särskilt när det gäller att få insikt i befintliga affärsmål och processers prestanda. Traditionella områden där dessa verktyg förväntas få betydelse – i synnerhet under detta decennium och framöver – inkluderar sökningar i databaser efter objekt som registerdata för tillgångar, automatiserad projektledning, kundrelationshantering (CRM), integrerade affärssystem (ERP), distribution och spårning av bland annat kundämnen (leads), människor, processer och lagerresurser.

Den mest lovande konsekvensen av hyperautomation ser man dock i arbetsstyrkan, där medarbetare blir effektivare, kreativare och mer innovativa, vilket förbättrar företagens resultat. Som en extra bonus kommer detta också att leda till betydande kostnadsminskningar.

Gartner förutspår att hyperautomation kommer att minska företagens driftskostnader med 30 procent till 2024. Analysföretaget säger att den största bidragande faktorn till dessa besparingar är en integrerad strategi för hyperautomation med en programvarulösning för tjänstehantering.

_{Införandet av strukturerade och ostrukturerade data}

Robotic Process Automation (RPA) fungerar bra när det gäller att automatisera fördefinierade och standardiserade steg. Till exempel i situationer där regler definierar var och vilken typ av data som samlas in eller skrivs (som vid inhämtande av servicekrav för att slutföra en beställning eller för att kontrollera kundfakturor osv.). Men det fungerar inte i alla lägen. Detta beror på att RPA inte alltid kan leverera förutbestämda automatiseringsmål när data presenteras i ostrukturerad form eller i olika format och med varierande innehåll.

Genom att använda en strategi för hyperautomation med tekniker som maskininlärning och maskinsyn kan organisationer extrahera relevant information som de behöver från flera källor, vilket leder till en effektivare drift överlag.

_{Hyperautomation kan ge företag och deras ledning följande fördelar:}

• Förbättrad driftskvalitet
• Ökad kundlojalitet
• Bättre transparens i fråga om prestanda och avtalsefterlevnad
• Ökad tillfredsställelse och motivation bland medarbetare
• Större efterlevnad och minskad risk
• Ökad medarbetarkapacitet och kompetensutnyttjande
• Tillgång till en affärsspecifik kunskapsbas i realtid 
• Omedelbara, korrekta insikter
• Bättre produktivitet och rörelsemarginaler

_{Hyperautomation hjälper tjänsteleverantörer att förbli konkurrenskraftiga}

Distributionen av facility management service förväntas bli alltmer teknikintensiv på grund av nuvarande branschtrender med snabbare genomförande, personalbrist, energieffektivitetskrav, tjänsteavtalens ökande komplexitet och anläggningsdriftslösningar.

‘”Det pratas redan om att vissa anställda kommer att arbeta hemifrån tre dagar i veckan, vilket innebär att våra tjänster måste omplaneras. Dessutom kommer ingen att vilja ta sig in till kontoret om det inte finns bra tjänster som stödjer det.”
– Peter Deroover (försäljningsansvarig för Benelux-regionen på Atalian Global Services)

Enligt konsultjätten Frost & Sullivan förväntas analysbaserade applikationer spela en viktig roll inom detta ekosystem. Dessa förväntas driva på förbättrade tjänsteutföranden och innovationer, särskilt när det gäller framtida framgångar för aktiviteter som planerat förebyggande underhåll (PPM) och fälttjänsthantering (FSM).

Hyperautomation kan även förse tjänsteleverantörens IT-avdelningar med mjukvara som är lätt att använda, skalbar och som kommer att fungera med befintliga driftsprocesser. Verktyg som används för genomförandet av hyperautomationsstrategier är i det närmaste ”plug-and-play”. De kan hämta data från olika källor och använda programmeringsgränssnitt (API:er) och Robotic Process Automation (RPA) för att tala med befintlig mjukvara.

Rulla ner för att lära dig mer.

Broschyrer

Planon Facility Services Business Solution

Planon Facility Services Business Solution accelerates your business with targeted software that makes service offering, planning, execution, monitoring and billing more efficient, scalable and transparent with extensive process automation and seamless integration.

Lär dig mer

Analyser

Utvärdering - Är du redo för hyperautomation?

Genom att besvara 6 frågor får du en tydligare bild av var ni befinner er idag och förslag på vilka steg ni kan ta härnäst mot att bli en hyperautomatiserad organisation.

Lär dig mer

Blogg

3 användningsfall där FM-tjänsteleverantörer kan dra nytta av hyperautomation

Hur kan tjänsteleverantörer dra nytta av en hyperautomationsstrategi? Planon presenterar tre användningsfall som tjänsteleverantörer kan överväga.

Lär dig mer

Möjligheterna med hyperautomation för tjänsteleverantörer av FM-tjänster

_{Smartare planering och arbetsfördelning}

Många leverantörer av facility management service har svårt att hitta personer med rätt kompetens på grund av en åldrande arbetskraft och konkurrensen om nya talanger. Med tekniker för hyperautomation kan du optimera resurskapaciteten för din planerings- och driftpersonal. Du kan bland annat ta hjälp av sensorer som bedömer tillståndet för olika resurser för att minska onödiga planerade underhålls- och städaktiviteter. Planeringen av andra uppgifter, som reaktivt underhåll, kan förbättras med hjälp av avancerade planerings- och schemaläggningsalgoritmer eller med en virtuell planeringsanställd som planerar och sänder ut jobb automatiskt. Automatisk planering och jobbutsändning tar hänsyn till parametrar som kompetens, certifiering, trafik, väder och personliga preferenser. Detta gör det möjligt för vanlig planeringspersonal att fokusera på mer högprioriterade och komplexare arbetsuppgifter. Intelligent automatisering kan förenkla arbetsuppdrag och arbetsadministration med hjälp av bildanalys och smart responsiv video som kan guida operativ personal genom komplexa aktiviteter.

_{Övervaka kundens inställning och reagera fortare på högprioritetshändelser}

Hyperautomation kan göra det enklare för företag att uppnå sina viktigaste nyckelmål, särskilt i fråga om kundbevarandet. Med AI kan till exempel kommunikationskanaler övervakas och analyseras för att känna av kundens ”humör” när de rapporterar ett samtal eller skickar in en begäran via flerkanalsapparna. En analys av kundinställning gör det möjligt för kundansvariga, kundframgångschefer eller ansvariga för tjänsteleveranser att bättre förstå hur viktig en förfrågan kan uppfattas vara för kunden och huruvida tjänsteleverantören kan uppfylla den. Det här gör det lättare för en organisation att behålla nöjda kunder, samtidigt som det ger dem en möjlighet att rädda kunder som känner sig missnöjda. Med en lösning för hyperautomation kan en tjänsteleverantör skicka ut närmaste kvalificerade fältarbetare för att reagera på händelser med hög prioritet under dagen eller meddela lämplig jourtjänstgöring för att säkerställa snabb respons i nödsituationer.

_{Säkerställ avtalsefterlevnad och korrekt fakturahantering}

För organisationers redovisningsavdelningar är fakturahanteringen en högst pappersintensiv uppgift som kräver massor av arbete för medarbetarna varje månad. Som tur är kan tekniken med hyperautomation förenkla informationsinsamling och beräkning av utgående fakturor och faktureringsdata. Det här är av särskilt stor vikt, eftersom fakturahantering är ett av de områden där fel och långsamma bearbetningstider ofta kan uppstå, och de orsakar extra kostnader för tjänsteleverantören.

Eftersom kommersiella avtal kan variera och blir alltmer komplexa, är det viktigt att ta fram tariffer, nyckeltal, samarbetsregler och potentiell bonus malus-information direkt från tjänsteavtalen. Sådan information kan övervakas proaktivt med hjälp av en kontraktcentrerad plattform. Detta säkerställer att faktureringsinformation hanteras korrekt och att myndighetsarbete planeras i tid, att hälso- och säkerhetsrutiner alltid följs och att avgifter för avtalsbrott förhindras.

_{Nackdelar med att inte anamma hyperautomation}

Om en verksamhet inte vill använda sig av hyperautomation kan den förvänta sig:

• Komplicerade, tidskrävande och manuella processer som är repetitiva och föga stimulerande för anställda
• Större risk för den mänskliga faktorn
• Osäkra resultat
• Risk för att avtalen inte efterlevs
• Begränsade rörelsemarginaler
• Svårigheter att hålla sig konkurrenskraftiga när affärskraven blir mer komplexa och snabbare beslut krävs

Förväxla inte med ”digitalisering” eller ”digitisering”

De som ännu inte bekantat sig med hyperautomation bör vara uppmärksamma på att tekniken har några olika namn. Marknadsundersökningsföretaget IDC kallar det för ”intelligent processautomatisering” och forskningsrådgivarenForrester kallar det för ”digital processautomatisering”.

Hyperautomation står visserligen för en strategi där man sammankopplar flera digitaliserade uppgifter för att automatisera en ”end-to-end”-process, men termen bör inte förväxlas med digitalisering. Även om de liknar varandra är de inte utbytbara. Digitalisering är en process som automatiserar enskilda uppgifter och som förlitar sig på digitiserade data. Hyperautomation handlar snarare om att utöka digitaliseringsprocessen över olika funktioner inom en organisation. Resultatet kan beskrivas som en digital omvandling.

Dessutom måste vi också akta oss för att förväxla digitalisering med digitisering. Orden liknar varandra men digitisering beskriver konverteringen av analoga filer till digitala filer, till exempel när vi skannar dokument eller använder OCR för att läsa ett dokument digitalt och extrahera specifik information. Digitalisering handlar däremot om att använda digitala verktyg och data i arbetet. Det kan handla om automatiseringen av specifika uppgifter, till exempel popup-fönstret, som visas när det bara är fem minuter kvar på det virtuella mötet.

Ett företag kan använda en digitaliseringsstrategi för att automatisera ineffektiva processer, men detta hjälper inte till att på effektivaste sätt få företaget att nå sina mål. En del av strategin för hyperautomation handlar om att granska befintliga processer och automatiserade uppgifter för att se hur de kan optimeras och förbättras. Hyperautomationen används alltså i syfte att förbättra digitaliseringsstrategins resultat.

_{Fortsatt tillväxt}

Hyperautomationen har ökat sin popularitet eftersom den snabbt gått från rollen som alternativ till ett nödvändigt måste för många verksamheter. Varför? Ta covid-19-pandemin som ett exempel. Pandemin spelade en viktig roll i påskyndandet av många företags anammande av en digital strategi. Processer som inte hade digitaliserats när coronaviruset bröt ut, fick lida när verksamheter tvingades skifta till en virtuell och fjärrstyrd värld. IT-chefer har därför tvingats omfokusera sin användning av hyperautomationstekniker eftersom detta nu visat sig vara ett måste för hanteringen av kritiska affärskrav.

Hur redo är din organisation för att utnyttja fördelarna med hyperautomation? Vi har tagit fram en kort utvärdering som hjälper dig att avgöra detta. Besvara sex frågor och få en tydligare bild av var din organisation befinner sig just nu och förslag på vilka steg som kan tas för att gå mot en hyperautomatiserad verksamhet.

Hyperautomation i praktiken: hur Planon-lösningar uppfyller dina behov

Sedan 1990-talet har Planon tillhandahållit ett mångsidigt utbud av mjukvaror för Facility Management som hjälper fastighetsägare, hyresgäster och tjänsteleverantörer att optimera sina affärsprocesser.

I nära samarbete med industrin och befintliga kunder har Planon utvecklat branschspecifika lösningar med unika funktioner för tjänsteleverantörer såsom SPIE Deutschland & Zentraleuropa– ledande multitekniska tjänsteleverantörer i Europa – för att förbättra affärsprocesser och stödja affärstillväxten.

Tack vare vår mjukvara kunde SPIE förbättra sina processer avsevärt på alla platser, samt ge sina kunder ökad transparens och enklare tillgång till sina tjänster.

_{Planon Universe-plattformen}

Ovanstående är ett exempel på hur företag har dragit nytta av den innovativa mjukvara som finns tillgänglig under Planon Universe-plattformen. Dessa inkluderar konfigurerbara och framtidssäkrade standardlösningar som utöver sin mycket innovativa teknik även erbjuder sömlös integrering med affärssystem (ERP), ekonomi, HR och andra system. Planon kan utveckla din organisation över tid för att möjliggöra högklassiga tjänsteleveranser.

Lär dig mer och titta på inspelningen av vårt webbseminarium om hyperautomation. Gör även vår interaktiva utvärdering där du kan bedöma din strategi och få skräddarsydda råd inför nästa steg på vägen mot hyperautomation. Kontakta oss gärna för att diskutera hur Planon kan stödja tillväxten för din Facility Management.

Nyheter

SPIE Deutschland & Zentraleuropa enhances operational processes with Planon software

Planon announced today that SPIE is one of the first German customers for Planon’s software solution specifically for commercial service providers.

Lär dig mer

Kundfall

JTC Corporation

Mark Koh, Director Facilities and Estates Management Division: “Transformation to an efficient, scalable and customer-centric estates developer, enabled by innovative software.”

Upptäck mer

Alla kundfall