Waarom je deze business case moet lezen
De kans is groot dat je organisatie te veel betaalt voor vastgoed, maar geen helder beeld heeft van de omvang.
Portfoliobeslissingen worden genomen zonder het volledige beeld. Ruimte wordt onvoldoende benut, huurverplichtingen zijn niet goed zichtbaar en besparingsdoelen komen terecht bij vastgoed- en facility teams die niet precies kunnen aangeven waar de besparingen zitten. Daardoor laten veel organisaties geld liggen.
Klinkt dat herkenbaar? Dan is deze business case voor jou. We laten aan de hand van een realistisch scenario zien hoe portfolio-optimalisatie er in de praktijk kan uitzien, met benchmarks van JLL, WERC en BAUAKADEMIE. Voor de voorbeeldorganisatie komt dat neer op een netto jaarvoordeel van €2,55 mln.
Als vastgoedkosten dit jaar op je agenda staan, is dit vijf minuten waard.
Context
De organisatie beheert 8 kantoorlocaties, 2 distributiecentra en 100 kleinere locaties verspreid over meerdere regio's. Het grootste deel van het portfolio is gehuurd, een aantal locaties is eigendom. Het vastgoedteam beheert ruimtes, huurcontracten en facilitaire processen voor dit gespreide portfolio, dat inmiddels hybride werken ondersteunt.
Uitdaging
De directie heeft als doel gesteld om de indirecte operationele kosten binnen drie jaar met 6% te verlagen. De CFO moet daarvoor concrete besparingsmogelijkheden vinden binnen de grootste kostencategorieën van de organisatie. Vastgoed en facility management zijn belangrijke terugkerende kostenposten en daarmee een logische plek om naar besparingen te kijken.
De organisatie heeft al duidelijke stappen gezet in haar digitale basis. Kernsystemen zijn aanwezig, huurdata is grotendeels gecentraliseerd en processen voor ruimtemanagement zijn in het grootste deel van het portfolio gestandaardiseerd. Maar data hebben én er goed op kunnen sturen zijn twee verschillende dingen.
Wat ontbreekt, is inzicht op portfolioniveau om die data om te zetten in beslissingen. Ruimtetoewijzing sluit nog niet goed aan op hybride werken. Schoonmaak-, energie- en onderhoudskosten worden niet gekoppeld aan bezetting en aanwezigheid. Huurverlengingen worden lokaal beheerd in plaats van strategisch, waardoor kosten stilzwijgend worden vastgelegd die met een portfoliobreed overzicht mogelijk ter discussie waren gesteld. Zonder geconsolideerd beeld van waar kosten worden gemaakt en waar waarde wordt geleverd, kan de CFO niet met vertrouwen bepalen waar de 6% reductie vandaan moet komen.
Dit is geen uitzonderlijke situatie. Volgens het JLL Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 ligt de gemiddelde kantoorbezetting wereldwijd op ongeveer 56%, terwijl de doelwaarde op zo'n 74% ligt. Voor distributiecentra laat het DC Measures-onderzoek van WERC een mediane bezettingsgraad van 85,7% zien, met 80 tot 85% als bereik waarbij een locatie nog voldoende flexibel kan inspelen op schommelingen in de vraag.
Elke vierkante meter die wordt betaald maar slecht wordt benut, brengt ook doorlopende operationele kosten met zich mee, van onderhoud en energie tot schoonmaak en andere facilitaire diensten. Daarnaast bedragen de gemiddelde verrekenbare operationele kosten €65/m² per jaar (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26), exclusief huur.
Oplossing
Om van portfoliodata naar portfoliobeslissingen te gaan, stelt de organisatie als doel om de digitale volwassenheid te vergroten en het portfolio te optimaliseren.
Een IWMS (Integrated Workplace Management System) wordt gebruikt om financiële data uit het centrale ERP-systeem te combineren met vastgoed- en facilitaire data. Ruimtegebruik, operationele kosten, huurverplichtingen en aankomende verlengingsbeslissingen worden zo op één plek zichtbaar, via de bestaande analyse- en rapportagetools van de organisatie.
Met dat geconsolideerde beeld kan het vastgoed- en facility team voor het eerst optimalisatiescenario's voor het portfolio met vertrouwen beoordelen, kwantificeren waar kosten niet overeenkomen met gebruik, en de CFO helder laten zien waar de 6% beschikbaar is en hoe die kan worden gerealiseerd.
Het team ziet dat:
- Meerdere kantoorlocaties zitten ruim onder een bezetting van 56%
- De bezetting van distributiecentra ligt op zo'n 75%, onder het bereik van 80 tot 85% dat WERC noemt
- Een aanzienlijk deel van de ruimte wordt betaald maar nauwelijks gebruikt
- Bij verschillende huurcontracten zijn er aankomende opzeg- of beëindigingsmomenten die nog niet actief zijn gekoppeld aan gebruiks- en kostendata
Binnen enkele weken kiest de organisatie voor een praktisch optimalisatieplan: onderbenutte kantoorruimte samenvoegen, distributiecentra gericht verkleinen en aankomende opzeg- en beëindigingsmogelijkheden gebruiken om ruimte die financieel niet langer logisch is af te stoten of opnieuw te onderhandelen.
Let op voor SAP-klanten: Planon is de enige SAP solution extension voor Real Estate en Facility Management, die operationele RE/FM-data koppelt aan de leasebeheersoftware van SAP voor gecombineerde financiële en portfolioanalyse in SAP Analytics Cloud.
Resultaat
| Waardedrijver | Jaarlijkse bijdrage |
|---|---|
| Huurbesparingen (vrijgekomen ruimte) | 1,10 mln € |
| Operationele kostenbesparingen (vrijgekomen ruimte) | 0,32 mln € |
| Huurinkomsten | 0,77 mln € |
| Operationele efficiëntie (resterend portfolio) | 0,80 mln € |
| Vermindering van huurverliezen | 0,15 mln € |
| Bruto jaarvoordeel | 3,15 mln € |
| Jaarlijkse abonnementskosten | (0,6 Mio. €) |
| Netto jaarvoordeel | 2,55 mln € |
| Netto contante waarde over 5 jaar (10%) | 7,87 mln € |
| Terugverdientijd (na go-live) | 8,5 maanden |
Afwijkingen in de optelsom zijn afgerond. De cijfers zijn besparingen vóór belasting en tonen het structurele jaarniveau na aftrek van het jaarlijkse abonnement. De eenmalige implementatie-investering is hier niet in verwerkt, maar apart meegenomen in terugverdientijd en netto contante waarde.
Op basis van de basisaannames en branchebenchmarks levert het optimalisatieprogramma een netto jaarvoordeel op van zo'n €2,55 mln.
De besparingen komen uit meerdere bronnen: lagere huurkosten door minder ruimte, lagere operationele kosten, inkomsten uit onderverhuur en efficiëntiewinst op het resterende portfolio.
Samen komt dat neer op ongeveer 6,1% van de huidige bezettingskosten van €41,86 mln per jaar, een concrete bijdrage aan het besparingsdoel van 6% van de directie. De terugverdientijd ligt op zo'n 8,5 maanden na go-live. De netto contante waarde over vijf jaar ligt op ongeveer €7,87 mln.
Het belangrijkste effect is het verkregen overzicht. De actuele, betrouwbare data in het IWMS geeft de CFO en het management inzicht in waar kosten zitten en wanneer er actie mogelijk is. Ook bij voorzichtige aannames blijft de business case solide. De investering verdient zichzelf snel terug, en het uitvoeringsrisico blijft beperkt. Beslissingen zijn niet langer gebaseerd op losse informatie, maar op een consistente databasis voor het hele portfolio.
Bereken deze cijfers voor uw eigen vastgoedportefeuille.
ROI-berekening
Portfolio
- 8 kantoorlocaties van elk 3.000 m² → 24.000 m²
- 2 distributiecentra van elk 20.000 m² → 40.000 m²
- 100 overige locaties van elk 1.000 m² → 100.000 m²
Totale oppervlakte: 164.000 m²
Kostenassumpties
- Kantoorhuur: €300/m²/jaar → €7,20 mln
- Distributiecentra: €100/m²/jaar → €4,00 mln
- Overige locaties: €200/m²/jaar → €20,00 mln
- Totale huur: €31,20 mln
- Verrekenbare operationele kosten: €65/m²/jaar → €10,66 mln
- Totale jaarlijkse bezettingskosten: €41,86 mln
Programmakosten:
- Eenmalige implementatiekosten: €1,80 mln
- Jaarlijks abonnement: €0,60 mln
Maatregelen na de portfolioanalyse
- Kantoorruimte optimaliseren naar een doelbezetting van 75% (nu 56%, iets boven de wereldwijde benchmark van 74%)
- Distributiecentra optimaliseren naar een doelbezetting van 83% (nu illustratief 75%, binnen het bereik van 80 tot 85% dat WERC noemt). Gebruikte opslagcapaciteit en vloeroppervlak zijn verwante maar niet identieke maatstaven; het model gaat ervan uit dat consolidatie evenredig ruimte vrijmaakt.
- 50% van de vrijgekomen kantoor- en hub-ruimte wordt verhuurd aan een derde partij, gemiddeld tegen 70% van de streefhuur. Voor gehuurde ruimte die wordt onderverhuurd aan een huurder komt dit neer op een korting van 30% (binnen de door CBRE gerapporteerde bandbreedte van 20–40% voor onderhuur). Volledig eigen vastgoed kan doorgaans dichter bij de volledige markthuur worden verhuurd.
- 8% operationele efficiëntiewinst op het resterende portfolio
- Vermindering van huurverliezen met 0,5% op de resterende huur
ROI-statistieken
- Netto jaarvoordeel: €2,55 mln
- Terugverdientijd (na go-live): €1,8 mln ÷ €2,551 mln ≈ 0,71 jaar, ongeveer 8,5 maanden
- Netto contante waarde over 5 jaar (10%): €7,87 mln
- Dit komt overeen met een verlaging van de jaarlijkse bezettingskosten met ongeveer 6,1%, een wezenlijke bijdrage aan het besparingsdoel op de indirecte operationele kosten van de directie.
Scenario's
| Scenario | Netto jaarvoordeel | Terugverdientijd | NCW 5 jaar (10%) |
|---|---|---|---|
| Conservatief | 2,06 mln € | 10,5 maanden | 6,01 mln € |
| Basis | 2,55 mln € | 8,5 maanden | 7,87 mln € |
| Ambitieus | 3,51 mln € | 6,2 maanden | 11,49 mln € |
Scenario's variëren gezamenlijk in doelbezetting voor kantoren en hubs, aandeel en korting bij verhuur, operationele efficiëntie en vermindering van huurverliezen.
Noot: Het model omvat de belangrijkste besparingen uit portfolio-optimalisatie: ruimteconsolidatie, verkleining van hubs, huurinkomsten, operationele efficiëntie en vermindering van huurverliezen. Het jaarlijkse abonnement dekt alleen de IWMS-softwarelicentie. Kosten voor implementatiepartners, kantoorinrichting en intern changemanagement verschillen per organisatie en moeten afzonderlijk worden meegenomen in een volledige business case. Bij vastgoed in eigendom dat wordt verkocht, kan bovendien kapitaal vrijkomen; dit is portfolioafhankelijk en niet opgenomen in de hier getoonde jaarcijfers.
De terugverdientijd en NCW tonen de jaarlijkse situatie zodra de portfoliodoelen zijn bereikt, niet een projectie voor jaar 1. In de praktijk wordt het volledige voordeel meestal vanaf jaar 3 zichtbaar, wanneer ruimte is vrijgemaakt, huurcontracten zijn heronderhandeld en consolidatie is uitgevoerd.
De implementatieduur hangt af van de projectomvang. Sommige Planon-implementaties waren al na 7 weken live, grotere en complexere portfolio's hebben doorgaans meer tijd nodig.
Bijlage
Download volledige ROI-berekeningen
Benchmarkbronnen
- JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 — 84 organisaties, 716 miljoen sq ft. Kantoorbezetting van 56% tegenover een doelwaarde van 74%.
- BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26 — officiële opvolger van OSCAR, meer dan 800 Duitse kantoorgebouwen. Verrekenbare operationele kosten van gemiddeld €5,42/m² verhuurbare vloeroppervlak per maand, oftewel €65/m² per jaar, inclusief facility services, verzekering, beheer en onroerendezaakbelasting.
- WERC, DC Measures 2022 — benchmarking van magazijncapaciteit onder 240 deelnemers. Mediane bezettingsgraad van 85,7%, met 80 tot 85% als bereik dat voldoende flexibiliteit biedt om in te spelen op schommelingen in de vraag.
- CBRE, U.S. Office Sublease Availability Nearly Doubles Since Pandemic (2023) — bandbreedte van 20 tot 40% korting bij onderverhuur.
De aannames over operationele kosten zijn gebaseerd op Duitse marktdata (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26) en dienen hier als Europees referentiepunt. De omvang en hoogte van operationele kosten verschillen aanzienlijk tussen Europese markten, met name in wat via de servicekosten wordt verrekend en wat apart wordt betaald. Gebruik uw eigen cijfers voor een portfolio-specifiek beeld.