IFRS 16

Voorbeeld van IFRS 16 in de praktijk

Deze afbeeldingen illustreren een voorbeeld van een financieel jaarverslag volgens IFRS 16 voor een 30-jarig leasecontract (van 2017 tot 2047). 

We zien de maandelijkse leasebetaling (€ 10.000 in dit voorbeeld) en hoe deze elke maand wordt ontbonden in een rentegedeelte en een aflossingsgedeelte (‘nettoverplaatsing’). We zien ook hoe de balans en winst & verlies worden beïnvloed door dit huurcontract. De rente betaald op het contract toont de typische dalende trend tijdens de levensduur van het contract (dit is normaal voor elke annuïteit) en de afschrijving op het recht om te gebruiken (RoU) het activum is constant in tijd (de groene lijn).

Hoe u voldoet aan IFRS 16?

Op basis van diverse IFRS 16-implementaties (beursgenoteerde) bedrijven, adviseren we u om onderstaande stappen in gedachten te houden terwijl u het implementatieproject doorloopt.

_{1. Beoordeel uw situatie}

Hoeveel huurcontracten heeft u? Hoeveel leasebeheersystemen gebruikt u momenteel? Het identificeren van uw startpunt, zelfs zonder de uitgebreide gegevensverzameling die later zal verschijnen, helpt bij het selecteren van een softwaresysteem en financiële partner voor implementatie.

_{2. Selecteer een softwareoplossing:} 

De informatie die wordt toegepast op de IFRS 16-normen moet worden behandeld op een SOX-compatibele manier met een duidelijke geschiedenis van wijzigingen en geautoriseerde workflow, een niveau van volwassenheid in gegevensbeheer dat een eenvoudige spreadsheet niet biedt. Het proces van het selecteren van IFRS 16-software is een belangrijke stap in uw implementatieproces en u moet er zeker van zijn dat u software kiest die gevalideerd is door de beste accountantskantoren.. 

_{3. Het team kiezen}

Zodra het doelmodel is vastgesteld, start de implementatie en moeten de juiste belanghebbenden worden betrokken: internationale en lokale financiële afdelingen, contractbeheer, controlling, de externe auditor en mogelijk externe consultants om het project uit te voeren en om interfacing tussen verschillende subsystemen te verzorgen. Vergeet niet om interne IT en relevante technologieleveranciers op te nemen.

_{4. Selecteer een rapportagemethode}

 De gegevensvereisten voor de contractlevenscyclus zijn sterk afhankelijk van het overgangsscenario dat wordt toegepast. Voor een volledige retrospectieve (‘full retrospective’) benadering worden de leasecontracten beheerd alsof IFRS 16 vanaf het begin in gebruik zouden zijn geweest. Dit betekent dat alle levenscyclusgegevens moeten worden ingevoerd in de systemen voor alle bestaande contracten. Voor de ’Modified Retrospective benaderingen’ zijn de gegevensvereisten minder ambitieus. Voor een succesvolle implementatie van IFRS 16 is het belangrijk om te beslissen welke aanpak moet worden gevolgd. 

_{5. Verzamelen van de gegevens}

Een belangrijke stap is het verzamelen van alle relevante contractgegevens en het migreren van deze gegevens naar het contractbeheersysteem. Dit moet worden ondersteund door relevante hulpmiddelen voor datamigratie en opschoning. Vooral als u besluit om de volledige retrospectieve benadering te volgen, zijn de gegevensvereisten aanzienlijk.

_{6. Implementatie}

De implementatiebenadering van Planon op basis van IFRS 16 bestaat uit vier fasen, te beginnen met het verkennen van het project via technische installatie tot ondersteuning tijdens go-live. Deze implementatiefase vereist zowel technische expertise om systemen op te zetten, maar ook boekhoudkundige kennis om te bepalen hoe use-cases zullen worden toegepast.

_{7. Testen}

Na de implementatie, maar vóór de livegang, vindt het testen plaats. Tijdens het testen wordt aanbevolen om alle gegevens uit te wisselen. U kunt ook overwegen om een certificeringsproces in te stellen voor de nauwkeurigheid van de uitwisseling van journaalboekingen tussen de administratie van het leasecontract en het grootboek. 

_{8. Training}

Training van eindgebruikers is ook een cruciale stap in de implementatie. Training is vooral belangrijk om het meeste profijt te hebben van een implementatie van IFRS 16. Het resultaat is niet alleen naleving van IFRS 16, maar ook beter contractbeheer. Dit betekent dat Contractmanagers een beter overzicht hebben van de leaseportefeuille en beter kunnen anticiperen op managementacties. Denk hierbij aan faseovergangen, heronderhandelingen en de uitoefening van verlengings- en beëindigingsopties.

Ervaringen van IFRS 16 software-implementaties

Op basis van ervaringen van de ‘early adopters’ hebben we een aantal tips en voorbeelden voor u op een rij gezet die u zullen helpen om succesvol over te stappen naar IFRS 16. 

• Betrek stakeholders op tijd, inclusief lokale teams en/of collega's in verschillende landen.
• Zorg voor de juiste gegevens (volledigheid en kwaliteit).
• Begrijp de omvang van uw eventuele beperkingen, ERP, aantal entiteiten, valuta's, interface en sourcing-systeem.
• Stel een uitgebreide RFP samen om te vinden wat nodig is voor software en services.
• Begrijp tijdbeperkingen en voorzieningen voor speling in tijd, testfouten, correcties en buffers.
• ‘Full Retrospective’ is ingewikkeld en tijdrovend, vandaar dat één van de ervaringen is om u te concentreren op de gewijzigde benadering voor IFRS 16.
• Stel een methode in voor het berekenen van rente / debetrentevoet en indexaties op basis van uw contractportfolio. 
• Leer van de ervaringen van Heineken, een van de klanten van PwC en Planon met een zeer uitgebreid leaseportfolio, tijdens haar specifieke IFRS 16 implementatieproject in dit webinar.
• Ook Refresco, een van de klanten van KPMG en Planon deelt haar ervaringen in hun IFRS 16 implementatieproject in deze case study. 

Deze ervaringen helpen u bij het plannen en uitvoeren van een succesvol implementatieproces van IFRS 16 voor uw organisatie en zorgen voor nieuwe software voor lease accounting. Neem contact op met Planon als u hulp nodig hebt bij het voldoen aan IFRS 16 of ASC 842.