Wat is Facility Management software?

Vroeger was software voor Facility Management (FM) een registratiesysteem voor gegevens over gebouwen en inventaris. Tegenwoordig is de doelstelling van een FMIS om de efficiëntie in de planning en uitvoering van facilitaire processen te verhogen.

White Paper - 10 trends die het vakgebied van Real Estate en Facility Management tot 2022 bepalen en veranderen
White Paper - 10 trends die het vakgebied van Real Estate en Facility Management tot 2022 bepalen en veranderen

In dit white paper wordt geschetst hoe het vakgebied van Real Estate en Facility Management zich de komende drie jaar zal ontwikkelen.

 

Lees meer

Een compleet Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) is volledig webbased, en omvat:

  • workflow management;
  • uitgebreide rapportagemogelijkheden;
  • business analytics;
  • integratie met andere IT-systemen, zoals:
  • functionaliteit voor het monitoren van overeengekomen afspraken met leveranciers en/of Service Providers ten aanzien van prestaties, kwaliteit en budgetten.

Sommige leveranciers stellen hun Facility Management-software beschikbaar via de Cloud middels een SaaS-model (Software as a Service), waardoor u flexibel bent in de samenstelling van uw softwarelicentie en de kosten voor aanschaf en onderhoud afnemen.

IWMS versus FMIS versus CAFM

In de Verenigde Staten en binnen internationaal opererende organisaties, is IWMS een algemeen aanvaarde best practice. In Europa en het Verenigd Koninkrijk wordt software voor Facility - en Real Estate Management vaak Computer Aided Facility Management (CAFM), of (in Nederland en België) Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) genoemd.

Klik hier om meer te leren over FM-software voor professionele dienstverleners >

 

Een succesvolle Facility Management strategie

Er zijn veel voordelen te behalen door het gebruik van een FMIS. Naast operationele ondersteuning in Facility Management-processen – zoals ruimtebeheer, onderhouds- en service management – ondersteunt FMIS-software Facility Managers ook met waardevolle informatie en analyses die hen helpen de juiste beslissingen te nemen, maatregelen te implementeren, en resultaten te monitoren.

Een FMIS is daarom een belangrijke facilitaire tool. Wat zijn de belangrijkste voordelen van het implementeren van een FMIS systeem?

1. Beter inzicht in Facility Management kosten en het besparingspotentieel

Het begint allemaal met transparantie en een degelijke registratie en toewijzing van kosten. In veel gevallen wordt een Facilitair Management Informatiesysteem aangesloten op financiële systemen om handmatige invoer te elimineren en dataconsistentie te waarborgen. FM-software kan kosten weergeven in dashboards, zoals per vierkante meter per jaar, per werkplek per maand of per gebruiker. Dankzij deze rapporten kunt u besparingspotentieel identificeren op basis van trends, afwijkingen en in- of externe benchmarking.

2. Flexibiliteit om vastgoedaanbod en facilitaire diensten af te stemmen op veranderende behoeften

Facility Management ondersteunt het primaire proces van de organisatie met dienstverlening en voorzieningen die bijdragen aan een veilige en productieve werkomgeving voor medewerkers. Dynamiek in de kernactiviteiten beïnvloedt voortdurend zowel de aard als de omvang van diensten en faciliteiten. FM-software ondersteunt Real Estate- en Facility Managers bij het voorspellen van toekomstige behoeften, het creëren van verschillende scenario's en het analyseren van de impact hiervan op vastgoed en facilitaire diensten. Dit stelt Facility - en vastgoedmanagers in staat hun bijdrage aan de core business te verhogen en garandeert tijdige afstemming van diensten en faciliteiten op veranderende behoeften.

3. Selecteer de beste uitbestedingsstrategie

Veel organisaties besteden operationele dienstverlening rondom faciliteiten of vastgoed – zoals schoonmaak, catering, beveiliging of onderhoud – uit aan professionele dienstverleners. Grote en internationale Service Providers bieden 'Integraal Facility Management’ waarin meerdere diensten in één contract worden gebundeld. FMIS-systemen helpen bij het uitstippelen van de beste inkoopstrategie dankzij informatie over vastgoed, ruimtes, inventaris, diensten, processen, kosten en klantwensen. En wanneer de uitbestedingstrategie eenmaal is vastgesteld, helpt FM-software de prestaties van uw leveranciers te monitoren en snel wijzigingen of nieuwe contracten te implementeren.

4. Verbeter (interne) klanttevredenheid

Facility Management is een klantgerichte dienst. FMIS-software draagt sterk bij aan deze klantgerichte benadering door FM-, IT- en HR-diensten te integreren in één centrale softwareoplossing en medewerkers altijd en overal toegang te bieden tot dienstverlening via selfservice-technologie. FM-software biedt zelfs tools om de ervaren kwaliteit van uw dienstverlening te valideren met geautomatiseerde enquêtes en feedbackformulieren. Dit soort informatie helpt Facility Managers om hun dienstverlening voortdurend te verbeteren en zo de klanttevredenheid en de toegevoegde waarde aan de kernactiviteiten te verhogen.

5. Stem werkplekconcepten af op de toenemende mobiliteit van medewerkers

Aspecten als globalisering, aandacht voor duurzaamheid, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en de voortschrijdende technologie dragen bij aan een toenemende flexibiliteit van medewerkers in wanneer, waar en hoe ze werken. Medewerkers zijn mobieler dan ooit tevoren; mensen werken vanuit huis, in de trein, in openbare ruimtes of op flexibele werkplekken. Facility Management-software stelt u in staat om uw aanbod aan werkplekken en diensten af te stemmen op deze toenemende dynamiek in mobiliteit.

Lees meer over Facilitair Management Informatiesystemen

Webinars 18/06/2020
Webinar - IT-strategieën voor vastgoed- en facility management

Planon heeft in samenwerking met Verdantix een webinar georganiseerd over de vier voornaamste strategieën voor vastgoed- en facility managementsoftware. 44:23 Engelstalig 

Lees meer
Alle webinars
White Papers 26/04/2019
White Paper - Wat is de toegevoegde waarde van Internet of Things voor Real Estate en Facility Management?

Het Internet of Things is vandaag de dag waarschijnlijk een van de meest besproken trends. Wat is de toegevoegde waarde van Internet of Things voor Real Estate en Facility Management? 

Lees meer
Alle white papers
White Papers 10/07/2019
Interactive White Paper - Ultieme gids voor AI in FM

Klik door deze interactieve white paper om meer te weten te komen over toepassingen van AI voor commerciële dienstverleners en test uw kennis van de risico's en voordelen van deze technologie. 

Lees meer
Alle white papers

FM-software voor professionele dienstverleners

Commerciële aanbieders van professionele Facility Management-, onderhouds- of vastgoeddiensten hebben FMIS-software geadopteerd als onderdeel van hun dienstverlening. Deze softwaresystemen helpen de planning, uitvoering en kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Vanwege de aard van hun dienstverlening hebben Service Providers een aantal specifieke eisen met betrekking tot FM-oplossingen.

  • Functionaliteit
    Vanuit functioneel perspectief hebben Service Providers uitgebreide eisen rondom het plannen, dispatchen, uitvoeren en monitoren van overeengekomen klantcontracten. Moderne FM-software biedt mobiele toepassingen voor field engineers, waarborgt de naleving van veiligheids- en gezondheidsvoorschriften, ondersteunt voorraad- en inkoopbeheer en faciliteert operationele bewaking en monitoring van de uitvoering van werk.

  • Standaardisatie
    Voor professionele dienstverleners is standaardisatie bedrijfskritisch. Het verhoogt de efficiency en flexibiliteit, verbetert de output en kwaliteit en helpt zowel winstgevend als concurrerend te werken. FM-software stelt Service Providers in staat bedrijfsprocessen en workflows voor meerdere projecten en klantcontracten te standaardiseren in één centrale softwareoplossing.

  • Financiële integratie
    Snelle en correcte facturatie is een essentieel onderdeel van het business model van elke Service Provider. In de meeste gevallen wordt dit afgehandeld door een financieel systeem of door ERP-software. Doordat het FMIS-systeem veel relevante gegevens bevat voor facturatie – zoals bestede tijd, reiskosten en gebruikte materialen – is een naadloze en bi-directionele integratie met een financieel systeem een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle implementatie.

  • Business continuity
    Omdat Facility Management de core business is van Service Providers is de beschikbaarheid van Facility Management-software van groot belang. Zowel operationele gebruikers als managers moeten eenvoudig en webbased toegang hebben tot het FM-systeem, altijd en overal. Wereldwijde ondersteuning en snelle reactie in geval van vragen, veilige installatie van software-updates, en professionele back ups van gegevens en systemen zijn essentieel voor de continuïteit van het primaire proces.

Planon heeft een specifieke oplossing ontwikkeld met unieke functionaliteiten voor deze dienstverleners. Planon Universe for Service Providers is een geïntegreerd softwareplatform dat bijdraagt aan meer efficiëntie in de levering van deze diensten, meer toegevoegde waarde oplevert voor klanten en innovatie mogelijk maakt. Leer meer over Facility Management voor Service Providers in deze video.

Video | De disruptieve werking van technologie op Real Estate & Facility Management

Onze internationale succesverhalen

Case Study - Unilever

Ian Dunning, Global Facilities Director: “We hebben betrouwbare managementinformatie nodig over ons wereldwijde vastgoedportfolio en onze operationele processen. Alleen dan zijn we in staat werkelijk waarde toe te voegen aan de kernactiviteiten."

Lees meer
Case Study - Shell Real Estate

"Gebruik van de Planon-oplossingen zorgt voor standaardisering, kwaliteitsverbeteringen en kostentransparantie en heeft zo geleid tot operationele efficiency en aanhoudende besparingen."

Lees meer
Persbericht - Dussmann Group gebruikt Planon-software om beter in te spelen op de behoeften van klanten

PERSBERICHT | Planon heeft vandaag aangekondigd dat SPIE een van de eerste Duitse klanten is die investeren in de specifiek voor commerciële dienstverleners ontwikkelde Planon-software.

Lees meer