Werkplekbeheer

Werkplekbeheer omvat alle faciliteiten, activa, diensten, technologieën en processen die de werkervaring van medewerkers verbeteren. Met optimaal werkplekbeheer verbeteren organisaties de efficiëntie van de werkomgeving en productiviteit van medewerkers, terwijl financiële voordelen worden behaald.

Calculator - Maakt u optimaal gebruik van uw vergaderzalen?

Door de nieuwe manier van werken en vele innovatieve communicatietechnologieën worden gebouwen en werkplekken anders gebruikt dan voorheen. Weet u of uw vergaderzalen nog voldoende gebruikt worden?

 

Bereken

Werkplekbeheer gaat verder dan traditioneel facility management. Het heeft als doel de productiviteit en samenwerking in de kernactiviteit te verbeteren. Het is een strategisch instrument dat de organisatiedoelen ondersteunt en (meetbaar) waarde toevoegt. Werkplekbeheer is een continu proces dat organisaties in staat stelt een optimale werkplekbeleving te bieden. De best presterende bedrijven van vandaag hebben één ding gemeen: ze erkennen de rol van de werkomgeving in het verbeteren van de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers.

Of het nu gaat om het beheer van één bureau of het beheer van een complex wereldwijd vastgoedportfolio, werkplekbeheer verenigt alle processen om de prestaties van uw werkplekken te optimaliseren, de productiviteit te verhogen en de werkplekbeleving te verbeteren. Van de strategische planning tot het operationele gebruik, van catering tot beveiliging en van onderhoud tot service management.

Verhoogde productiviteit en kostenefficiëntie

Naast een verhoogde productiviteit, draagt werkplekbeheer bij aan kostenefficiëntie en kostenreductie. Ruimtes en werkplekken lijken bijvoorbeeld optimaal benut te worden, maar de praktijk wijst uit dat de bezetting gemiddeld 50% tot 60% bedraagt. Kostbare faciliteiten, zoals vergaderzalen, het wagenpark of speciale apparatuur, hebben vaak een lage bezettingsgraad. Het optimaliseren van werkplek- en ruimtebezetting wordt in veel gevallen geïnitieerd door de introductie van nieuwe werkplekconcepten.

Innovatieve organisaties streven ernaar de samenwerking en productiviteit in hun kernactiviteit te bevorderen met activiteitgerichte werkplekconcepten en diensten. Daardoor kunnen medewerkers zelf kiezen waar, wanneer, hoe en met wie ze werken, volledig afgestemd op hun activiteiten en veranderende behoeften.

 


Leer meer over werkplekbeheer

Infographics 16/07/2020
Infographic - Uw werkomgeving voorbereiden op het nieuwe normaal

Download deze infographic voor een uitgebreide checklist voor het opstellen van een plan voor de terugkeer naar de werkvloer. 

Lees meer
Alle infographics
White Papers 21/09/2017
FAQ - Op weg naar een betere werkplek door het Internet of Things

Wilt u ook de voordelen ondervinden van met het internet verbonden bedrijfsmiddelen? Deze FAQ beantwoordt vijf veelgestelde vragen over IoT.  

Lees meer
Alle white papers
Brochures
Productinformatie - Planon Agile Workplace Management

Agile Workplace Management helpt organisaties de dagelijkse dynamiek van flexibel werken, vergaderen en samenwerken te beheren en optimaliseren. Het integreren van technologie met gebruiksvriendelijke software op intuïtieve devices verhoogt de productiviteit, verlaagt de werkplekkosten en verbetert de gebruikservaring. 

Lees meer
Alle brochures

Drie niveaus van werkplekoptimalisatie

Een Integrated Workplace Managment System (IWMS) ondersteunt organisaties bij hun zoektocht naar werkplekoptimalisatie op drie niveaus:

1.Werkplekbeheer op strategisch niveau

Op strategisch niveau zorgt werkplekbeheer voor de afstemming van het aanbod op de bedrijfs- en werkplekstrategie en de daaruit voortvloeiende behoefte, zowel kwalitatief als kwantitatief. Of het nu gaat om groei, fusies, nieuwe markten, culturele en demografische aspecten of personeelsbeleid, het heeft allemaal invloed op het aantal en het type benodigde werkplekken. Zo omvat de werkplekstrategie bijvoorbeeld de introductie van flexibele werkplekconcepten, nieuwe samenwerkingsconcepten of het thuiswerkbeleid. Dit heeft grote impact op de toekomstige behoeften aan vastgoed, ruimte, faciliteiten, diensten en processen.

Naast gestructureerde portfolio- en ruimtegegevens biedt een IWMS waardevolle bezettings- en benuttingsinformatie als input voor strategische besluitvorming. Strategische werkplekplanning stelt u in staat om toekomstige behoeften te analyseren en scenario’s te creëren op basis van verschillende werkplekconcepten. Dit leidt tot een optimale aansluiting van uw werkplekstrategie op de organisatiedoelen.

2.Werkplekbeheer op tactisch niveau

Op tactisch niveau is het doel van werkplekbeheer de gekozen strategie succesvol te implementeren, bezettingsgraden te monitoren en het werkplekconcept waar nodig te verbeteren. Dit proces omvat alle projecten en activiteiten die leiden tot ruimte- en werkplekoptimalisatie, inclusief de coördinatie van alle veranderprocessen.

67% van de kenniswerkers stelt dat het een niet voor hen geoptimaliseerde werkplek mede reden was om hun vorige werkgever te verlaten.

Een IWMS ondersteunt tactisch werkplekbeheer door een breed aanbod van gebruiks-, bezettings- en kostenanalyses en -oplossingen om noodzakelijke veranderingen te plannen en te beheren. In de meeste gevallen kunnen Computer Aided Design (CAD)-systemen geïntegreerd worden met een IWMS om actueel en toekomstig werkplek- en ruimtegebruik te visualiseren. Daarnaast bevat het oplossingen voor projectmanagement, verhuizingen, scenarioplanning en het doorberekenen van kosten.

3.Operationele werkzaamheden werkplekbeheer

Belangrijke voorwaarden voor succesvol werkplekbeheer zijn ‘operational excellence’ en flexibiliteit. Bedenk wat er gebeurt als mensen een kantoor binnenkomen en geen bureau kunnen vinden dat beschikbaar is, geen ruimte waar ze kunnen samenwerken met hun collega’s of wanneer een gereserveerde vergaderzaal al bezet wordt door iemand anders. De toegevoegde waarde van operationeel werkplekbeheer is het voorkomen van chaos bij dagelijkse werkzaamheden en het faciliteren van medewerkers met slimme oplossingen voor het vinden, reserveren en boeken van de faciliteiten die ze nodig hebben. Werkplekbeheer software kan daarbij helpen.

Een IWMS maakt het vooraf reserveren van vergaderzalen en specifieke werkplekken mogelijk en vaak is het direct in gebruik nemen van een beschikbare werkplek zelfs een optie. Deze gebruiksinformatie, gecombineerd met sensortechnologie, leidt tot een combinatie die mensen in staat stelt om snel een geschikte, beschikbare werkplek te vinden. Tegelijkertijd biedt dit werkplekbeheerders of facility managers de instrumenten om leegstand van gebouwen te reduceren en diensten optimaal af te stemmen op de daadwerkelijke bezetting van een gebouw.

In een gebouw krijgen mensen via informatieschermen meteen inzicht in de beschikbare werkplekken per verdieping. Daarbij kan een kiosk of plattegrond actuele informatie tonen over de status van werkplekken: ‘bezet’, ‘gereserveerd’ of ‘beschikbaar’. Werkplekgebruikers kunnen met een app eenvoudig de beschikbaarheid van een werkplek zien of deze meteen in gebruik nemen via een QR-code op het bureau. Dit laatste kan zelfs nog eenvoudiger worden geregeld via RFID-tags op basis van standaard Near Field Communication.

Waarom medewerkersbetrokkenheid belangrijk is

De mate van medewerkersbetrokkenheid is een belangrijk aspect. Het maakt namelijk duidelijk hoe goed medewerkers zich inzetten voor de doelen en waarden van hun organisatie. Een stijging van de betrokkenheid leidt tot een hogere productiviteit, meer innovatie en het behoud van medewerkers.

Werkplek- en Facility Managers kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de mate van betrokkenheid van medewerkers. Dit begint bij de erkenning dat medewerkers en andere gebruikers van gebouwen de kern vormen van een succesvolle werkplekstrategie.

Medewerkers moeten de faciliteiten en diensten binnen de werkomgeving eenvoudig kunnen verkennen en gebruiken. Slimme bedrijven bieden hun medewerkers deze mogelijkheden via een handige smartphone-app.

Een app voor op de werkplek zou zich moeten aanpassen aan de persoonlijke voorkeuren van iedere medewerker om zijn of haar dag op kantoor zo aangenaam mogelijk te maken.

Vind de perfecte werkplek

Enkele functionaliteiten die een innovatieve app voor het optimaliseren van de werkplekbeleving zou moeten bieden:

  • Medewerkers de voor hen meest comfortabele werkplek aanraden op basis van omgevingsfactoren zoals temperatuur, luchtkwaliteit, geluidsniveau en drukte.

  • Real-time meldingen over gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op medewerkers . Denk aan “De lift naast de koffiecorner op de tweede etage is defect. Alternatieven zijn de lift naast de toiletten of de trap".

  • Medewerkers de mogelijkheid bieden om de beschikbaarheid van werkplekken en vergaderruimtes in te zien voordat ze naar kantoor reizen, inclusief de mogelijkheid tot reserveren van die werkplek dan wel ruimte.

  • Locatiebewuste, interactieve plattegronden waarmee medewerkers voorzieningen en collega's eenvoudig kunnen vinden en ernaar kunnen navigeren.

Vraag een 14-daagse proefversie aan van de Planon Workplace Engagement App

Onze internationale succesverhalen

Case Study - Universiteit Eindhoven

Edwin Spanjaards, Hoofd Bedrijfsbureau: “De Planon-software biedt functionaliteit en technologie die verschillende typen interactie mogelijk maken voor verschillende gebruikers.”

Lees meer
Case Study - Bayer Real Estate

Michael Müller, Managing Director: “Planon-oplossingen voldoen aan al onze uitgebreide eisen, ook specifieke behoeften werden gemakkelijk geconfigureerd, inclusief de interfaces met SAP.”

Lees meer
Radboud Universiteit krijgt inzicht in beschikbaarheid van studentenwerkplekken

De Radboud Universiteit biedt haar studenten de mogelijkheid om eenvoudig online, via apps en kiosk-zuilen een werkplek op de universiteit te reserveren. 

Lees meer