Analistenrapporten
Organisaties kiezen om diverse redenen voor de implementatie van een Integrated Workplace Management System (IWMS): van het consolideren van data in één database en het rationaliseren van IT-systemen, tot het efficiënt beheren van ruimten en het voldoen aan specifieke organisatiebehoeften zoals lease management.
Een recent rapport van het onafhankelijke onderzoeks- en adviesbureau Verdantix stelt dat IWMS een waardevolle investering is voor het verbeteren van de vastgoedbeheer- en facility managementprocessen. Dit type softwareoplossing speelt een cruciale rol in drie van de vier voornaamste IT-strategieën op het gebied van vastgoedbeheer en facility management die momenteel door organisaties worden toegepast.
Ik vind het daarom belangrijk dat organisaties goed kijken naar de manier waarop een IWMS kan worden ingezet. Dit helpt Vastgoed- en Facility Managers om een duidelijker beeld te krijgen van de mogelijkheden van een IWMS, en waar een dergelijke geïntegreerde oplossing kan passen binnen hun bestaande (of toekomstige) IT-landschap. In deze blog behandel ik daarom kort drie gangbare benaderingen voor de inzet van een IWMS:
1. Begin met één module met de mogelijkheid om in de toekomst uit te breiden
Een groot voordeel van een IWMS is dat u met één module kunt starten en dat u eenvoudig kunt uitbreiden naar andere modules. Een voorbeeld: één van onze klanten startte met de implementatie van de Planon-oplossing voor onderhoudsbeheer en het beheer van FM-service providers en rolde dit uit voor 3.000 gebouwen in 39 landen. Ze gebruiken deze oplossing inmiddels al enkele jaren met succes. Mede omdat de eerste implementatie hen goed is bevallen, hebben ze besloten de volgende stap te zetten: de functionaliteit voor ruimtebeheer uitrollen naar hun veertig grootste locaties wereldwijd. De nieuwe module wordt uiteraard eenvoudig geïntegreerd met de reeds in gebruik zijne Planon-oplossingen.
2. Meerdere vastgoed- en facility managementprocessen op één enkel platform
Wanneer organisaties een breed scala aan vastgoed- en facility managementprocessen willen automatiseren, biedt een IWMS additionele voordelen in vergelijking met het gebruik van verschillende losse oplossingen (point solutions). Dit doordat een IWMS alle processen binnen één en hetzelfde platform integreert. Dit ondersteunt de rationalisatie van IT-systemen, verbetert de kwaliteit van data en stelt organisaties in staat analyses uit te voeren op integrale data.
In één van onze white papers hebben we de voordelen besproken van de integratie van meerdere processen op één platform, inclusief enkele voorbeelden vanuit het perspectief van ruimtebeheer.
De aanhoudende vraag naar Integrated Workplace Management Systems toont de wens van facility- en vastgoedmanagers om een geïntegreerde aanpak te hanteren. Om de technologie optimaal te benutten zoeken deze professionals naar een systeem dat hun vastgoed- en facility managementprocessen in de volle breedte kan ondersteunen. Eén centrale database voor alle vastgoed- en FM-informatie maakt het onderhoud van gegevens eenvoudiger, verhoogt de consistentie en kwaliteit van data, en brengt meer rapportage- en analysemogelijkheden met zich mee. Het draait hierbij om ‘eenmalige input voor meervoudig gebruik’: alle gegevens over de organisatie en haar assets zijn beschikbaar voor alle processen ondergebracht in het IWMS.
3. Een IWMS gebruiken in combinatie met andere IT-oplossingen
Met jarenlange ervaring op het gebied van automatisering realiseren we bij Planon uiteraard dat er ook andere systemen zijn die essentieel zijn voor bedrijfscontinuïteit, zoals ERP- of HRM-systemen. Deze systemen bevatten belangrijke gegevens voor vastgoed- en facility managementprocessen. Denk aan gegevens over medewerkers (bijvoorbeeld unieke ID-code en contactgegevens) of financiële gegevens (bijvoorbeeld kostenplaatsen en grootboekrekeningen). Daarnaast bieden gespecialiseerde leveranciers ook oplossingen aan met sterke functionaliteit op één bepaald gebied, zoals energiebeheer, wayfinding of resourceplanning. Door deze zogenaamde ‘point solutions’ te gebruiken in combinatie met het IWMS, kan de procesafhandeling en gebruikerservaring nog verder worden verbeterd.
Daarom is het relevant dat een IWMS realtime gegevensuitwisseling en procesintegratie ondersteunt tussen dit soort (soms bedrijfskritische) applicaties. Dit zorgt ervoor dat verschillende mensen met dezelfde informatie werken en processen naadloos in elkaar overlopen, ook wanneer verschillende IT-oplossingen worden gebruikt. Bovendien biedt het gebruik van een IWMS in combinatie met andere IT-oplossingen in totaliteit functionaliteit die het beste aansluit bij de automatiseringsbehoeften van de organisatie. Als u bijvoorbeeld uw ERP-software combineert met een IWMS, heeft u het beste van twee werelden: een snelle en kostenefficiënte implementatie, een hogere acceptatie door vstgoed- en FM-eindgebruikers en continuïteit van de kernactiviteiten. Organisaties die ervoor kiezen om hun systemen niet te integreren, lopen een aantal risico's. Op de eerste plaatst profiteren zij niet van de toegevoegde waarde van het combineren van de verschillende softwaresystemen. Denk bijvoorbeeld aan: het gemak van gegevensbeheer en gegevensuitwisseling of verbeterde besluitvorming op basis van gecombineerde informatie.
Voordat u investeert in een IWMS, is het verstandig de behoeften en doelstellingen van uw organisatie grondig te analyseren. Dit helpt u te kiezen voor een systeem dat alle tools biedt die uw organisatie nodig heeft. Kies bovendien voor een softwareleverancier die de tijd neemt en naar u luistert, zodat u er zeker van kunt zijn dat u de technologie optimaal benut.
Lijkt een IWMS een goede optie om vastgoed- en facilitaire processen binnen uw organisatie te automatiseren, en wilt u de belangrijkste voordelen, use cases en mogelijkheden van een echt IWMS onderzoeken? Lees dan zeker ons white paper 'Wat is een IWMS?'.
