Strategic Space Planning is een proces waarmee je het huidige en toekomstige aanbod van ruimte en de vraag daarnaar afstemt op de doelstellingen van de organisatie. Organisaties kunnen verschillende scenario’s vergelijken en de impact op factoren als capaciteit, ruimtebenutting en werkplekbehoeften zien. De voorkeursstrategie laat zich daarna vertalen naar een actieplan.
Breng werkplekbeheer naar het volgende niveau
Iedere grote beslissing over space management heeft een jarenlange weerslag op de werkomgeving en het vastgoedportfolio van een organisatie. In steeds slimmere gebouwen en portfolio’s gaat het niet alleen om hoe je ruimte benut, maar om hoe je inzicht inzet om te bepalen wat de ruimte moet worden.
Met Strategic Space Planning brengen organisaties hun portfolio- en planningsinformatie samen om te modelleren wat er gaat komen, toekomstscenario’s te verkennen en onderbouwd te beslissen over de ruimte.
Ons aankomende onderzoek met WORKTECH Academy en Schneider Electric stelt dat een smart building “data gebruikt om te beslissen en te handelen.” Dit zijn data met een doel: inzichten in de werkplek omzetten in betere beslissingen over de toekomst van jouw portfolio.
Dit is precies waar Strategic Space Planning waarde toevoegt.
Strategic Space Planning biedt organisaties een gestructureerde omgeving om scenario’s mee te bouwen en te vergelijken. Hier maak je afwegingen en neem je op feiten gebaseerde beslissingen over gebouwen, verdiepingen, afdelingen en capaciteit.
Stel bijvoorbeeld dat een organisatie drie onderbenutte verdiepingen wil terugbrengen tot twee. Tegelijkertijd willen ze één van deze verdiepingen opnieuw inrichten met een mix aan bureaus en samenwerkingsruimtes om hybride werk beter te ondersteunen.
Het team ontwikkelt een voorkeursscenario, maar dan veranderen de omstandigheden: een andere afdeling heeft dezelfde ruimte nodig, waardoor er 50 mensen bij komen.
In een traditioneel planningsproces leidt zo’n wijziging tot een nieuwe ronde spreadsheets, calculaties, overleg met stakeholders en aanpassingen. Met Strategic Space Planning kunnen planners het scenario aanpassen, de capaciteit en toewijzing opnieuw beoordelen, herziene uitkomsten vergelijken en de impact overzien voor ze de wijziging doorvoeren.
Wat is het verschil tussen traditionele en Strategic Space Planning?
De toekomst van space planning draait niet om sneller reageren op verandering, maar om erop te anticiperen. Strategic Space Planning maakt space management teams proactiever en geeft ze de flexibiliteit die toekomstige groei, effectiviteit en weerbaarheid mogelijk maakt. In het overzicht hieronder zie je de belangrijkste verschillen:
| Traditionele space planning | Strategic Space Planning | |
|---|---|---|
| Planningsaanpak | Reageren op verandering als nieuwe eisen zich aandienen | Met scenario’s veranderingen verkennen en daarop anticiperen |
| Scope | Meestal versnipperd over verdiepingen, afdelingen en bestanden | Planning brengt gebouwen, verdiepingen, afdelingen en capaciteit samen |
| Scenario’s vergelijken | Alternatieven handmatig beheren en vergelijken | Meerdere scenario’s verkennen met één consistente planningsaanpak |
| Data en aannames | Verspreid over spreadsheets, e-mails en input van stakeholders | Samengebracht in een gedeelde planningsomgeving |
| Samenwerking | Updates uitwisselen tussen individuele stakeholders | Gedeeld beeld van de scenario’s en afwegingen |
| Omgaan met verandering | Veranderingen vereisen soms handmatige aanpassingen aan plannen en berekeningen | Scenario’s iteratief aanpassen en vergelijken |
Test meerdere toekomstscenario’s en kies er één
Met de juiste oplossing verdwijnen gegevens over space management en werkplekken niet langer in een of andere versie van Excel. Ook andere relevante gegevens blijven beschikbaar; zelfs als managers of teamleden van rol veranderen of met pensioen gaan. Strategic Space Planning laat je alle gegevens verzamelen, beheren en valideren zodat relevante stakeholders ze kunnen analyseren. Dit leidt tot betere samenwerking, snellere reactietijden en consistente veronderstellingen, cijfers en targets. Met betrouwbare data en consistente veronderstellingen kunnen space planners verschillende scenario’s snel vergelijken en de gevolgen van groei, consolidatie, hybride werk en organisatorische veranderingen overzien voordat ze een richting kiezen.
Visuele herschikking helpt space planners het gewenste scenario te vertalen naar een overkoepelende herverdeling van afdelingen en medewerkers over de beschikbare gebouwen en verdiepingen. Portfoliostrategie verandert in een tastbaar ruimteverdelingsplan voor de toekomst. Dit overbrugt de significante kloof tussen gewenste en werkelijke benutting van ruimte. In JLL's 2026 Global Occupancy Planning Benchmark Report staat bijvoorbeeld dat organisaties streven naar 72% kantoorbenutting, maar in de praktijk gemiddeld niet verder komen dan 45% benutting. Deze kloof is 27 procentpunten breed.
Neem de vergaderkamer mee
Het succes van beslissingen over ruimte is doorgaans terug te voeren op de betrokkenheid van vastgoed, facility management, HR, finance, IT en de directie. Omdat je scenario’s, aannames en afwegingen rondom space planning en space management kan delen, zijn beslissingen eenvoudiger toe te lichten en door iedereen kritisch te toetsen. Je komt samen tot een resultaat waar draagvlak voor is.
Kort samengevat helpt Strategic Space Planning teams om:
- Toekomstscenario’s voor ruimtegebruik te modelleren en te vergelijken op groeimogelijkheden, consolidatie, hybride werken en organisatorische veranderingen.
- Capaciteit en toewijzingen af te wegen voor alle gebouwen, verdiepingen en afdelingen voordat ze een aanpak kiezen.
- De werkplekstrategie te vertalen naar toekomstige ruimtetoewijzing door afdelingen en medewerkers visueel te herschikken over het vastgoedportfolio. door afdelingen en medewerkers visueel te herschikken over het vastgoedportfolio.
- Plannen aan te passen als de eisen veranderen zonder het complete planningsproces opnieuw op te bouwen.
- Draagvlak te creëren voor beslissingen bij vastgoed, facility management, HR, finance, IT en de directie.
Planon helpt organisaties al jaren bij het verbeteren van processen voor ruimte- en werkplekbeheer. Beter databeheer geeft organisaties inzicht in de benutting van hun ruimte. Met Planon Strategic Space Planning brengen organisaties dit begrip naar een hoger niveau. De schijnbaar oneindige mogelijkheden en scenario’s laten zien hoe ze hun ruimte moeten vormen voor wat er komen gaat. Beter databeheer geeft organisaties inzicht in de benutting van hun ruimte. Met Planon Strategic Space Planning brengen organisaties dit begrip naar een hoger niveau. De schijnbaar oneindige mogelijkheden en scenario’s laten zien hoe ze hun ruimte moeten vormen voor wat er komen gaat.
Wil je zien wat wij bouwen met Planon Strategic Space Planning?
Neem contact met ons op voor meer informatie, of kijk hier naar onze oplossing voor Space & Workplace Management