Pourquoi lire ce business case
Il est fort probable que votre organisation paie trop cher ses actifs immobiliers, sans disposer d’une vision claire de l’ampleur du problème.
Les décisions liées au portefeuille se prennent sans vision complète. Les espaces sont sous-utilisés, l’exposition aux baux manque de visibilité, et les objectifs de réduction des coûts atterrissent sur les équipes immobilières et FM sans qu’elles puissent dire précisément où se trouvent les économies. Beaucoup d’organisations laissent encore de l’argent sur la table.
Si cela vous parle, ce business case est fait pour vous. Il présente un scénario réaliste de ce que l’optimisation de portefeuille peut donner en pratique, à partir de données sectorielles publiées par JLL, WERC et la BAUAKADEMIE. Pour l'organisation prise en exemple, les chiffres font ressortir un bénéfice net annuel d'environ 2,55 M€.
Si l’immobilier figure parmi vos priorités de réduction des coûts, cette lecture vaut cinq minutes.
Contexte
Une grande organisation multi-sites (anonyme) gère 8 bureaux régionaux, 2 hubs de distribution et 100 sites plus petits répartis sur plusieurs régions. L'équipe immobilière pilote les espaces, les baux et les opérations de FM sur l'ensemble du portefeuille, dans un contexte de travail hybride installé. La majorité du portefeuille est louée, certains sites étant détenus en propre.
Défi
Le conseil d'administration a fixé un objectif de réduction de 6 % des coûts opérationnels indirects sur trois ans. Pour y répondre, le CFO doit identifier des pistes d'économies concrètes sur les principaux postes de dépenses. L'immobilier et le facility management, par leur poids et leur caractère récurrent, sont naturellement dans le viseur.
L’organisation a déjà bien avancé sur ses fondations numériques. Les principaux systèmes sont en place, les données de baux sont en grande partie centralisées, et les processus de gestion des espaces sont standardisés sur la majeure partie du portefeuille. Mais disposer de données et pouvoir agir dessus sont deux choses différentes.
Ce qui manque, c’est la visibilité à l’échelle du portefeuille pour transformer ces données en décisions. Les affectations d’espaces ne reflètent pas encore les réalités du travail hybride. Les coûts de nettoyage, d’énergie et de maintenance ne sont pas corrélés aux effectifs ni à la fréquentation réelle des lieux de travail. Les renouvellements de baux sont gérés localement plutôt que de façon stratégique, ce qui verrouille discrètement des coûts qu’une vision globale aurait permis de remettre en question. Sans vue consolidée des coûts engagés et de la valeur créée, le CFO ne peut pas identifier avec confiance d’où viendra la réduction de 6 %.
Cette situation est loin d'être isolée. Selon le JLL Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026, le taux d'occupation moyen des bureaux dans le monde est d'environ 56 %, alors que l'objectif visé se situe autour de 74 %. Pour les hubs de distribution, l'étude DC Measures de la WERC relève un taux d'utilisation médian de 85,7 % et situe entre 80 et 85 % la plage permettant à un site de rester capable d'absorber les variations de la demande.
Chaque mètre carré payé mais mal utilisé génère aussi des charges d'exploitation continues, de la maintenance à l'énergie en passant par le nettoyage et les autres services aux occupants. À quoi s'ajoutent des charges d'exploitation récupérables de 65 €/m²/an en moyenne, hors loyer (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26).
Solution
Pour passer des données de portefeuille aux décisions de portefeuille, l’organisation se fixe pour objectif d’améliorer sa maturité numérique et d’optimiser son portefeuille.
Un IWMS (Système de gestion intégrée de l’environnement de travail) est utilisé pour combiner les données financières issues de l’ERP central avec les données immobilières et FM. Taux d’occupation, coûts opérationnels, exposition aux baux et prochaines décisions de renouvellement deviennent visibles en un seul endroit, via les outils d’analyse et de reporting déjà utilisés par l’organisation.
Avec cette vision consolidée, l’équipe immobilière et FM peut, pour la première fois, évaluer avec confiance différents scénarios d’optimisation, chiffrer les situations où les coûts ne correspondent plus à l’usage réel, et présenter au CFO une vision claire des leviers permettant d’atteindre les 6 %.
L’équipe identifie que :
- Plusieurs bureaux affichent un taux d'occupation bien inférieur à 56 %
- Le taux d'utilisation des hubs de distribution avoisine 75 %, en deçà de la plage de 80 à 85 % identifiée par la WERC
- Une part importante des surfaces est payée mais effectivement inutilisée
- Plusieurs baux comportent des options de résiliation ou de renégociation à venir, qui n'avaient jamais été mises en regard des données d'utilisation et de coûts
En quelques semaines, l'organisation arrête un plan d'action ciblé : regrouper les espaces de bureaux sous-occupés, redimensionner les hubs de distribution, et activer les clauses de résiliation et d'ajustement disponibles dans les baux existants.
Ces décisions ne reposent pas sur des intuitions, mais sur des données factuelles : utilisation, coûts, échéances contractuelles.
Pour les clients SAP: Planon est la seule extension SAP dédiée à la gestion immobilière et FM. Les données opérationnelles immobilières/FM s'intègrent à la gestion des baux SAP et peuvent être analysées conjointement dans SAP Analytics Cloud. Les données financières et d'utilisation convergent ainsi dans un seul et même modèle.
Résultats
| Levier de valeur | Impact annuel |
|---|---|
| Économies de loyers (surfaces libérées) | 1,10 M€ |
| Économies d'exploitation (surfaces libérées) | 0,32 M€ |
| Revenus locatifs | 0,77 M€ |
| Efficacité d'exploitation (portefeuille restant) | 0,80 M€ |
| Réduction des pertes sur baux | 0,15 M€ |
| Bénéfice brut annuel | 3,15 M€ |
| Abonnement annuel | (0,6 M€) |
| Bénéfice net annuel | 2,55 M€ |
| Valeur actuelle nette sur 5 ans (10 %) | 7,87 M€ |
| Période de retour (après mise en service) | 8,5 mois |
Les totaux peuvent présenter de légers écarts d'arrondi. Les chiffres correspondent à des économies avant impôt et reflètent le niveau annuel stabilisé, après déduction de l'abonnement annuel. L'investissement initial n'est pas intégré à ce chiffre annuel : il est traité séparément dans la période de retour et la valeur actuelle nette.
Sur la base des hypothèses du scénario de base et de données sectorielles de référence, le programme d'optimisation dégage un bénéfice net annuel d'environ 2,55 M€.
Les économies proviennent de plusieurs leviers : réduction des loyers par diminution des surfaces, baisse des coûts opérationnels, revenus locatifs et gains d'efficacité sur le portefeuille restant.
Au total, cela représente environ 6,1 % des coûts d'occupation actuels de 41,86 M€ par an, une contribution directe à l'objectif de 6 % fixé par le conseil. Le retour sur investissement est atteint en 8,5 mois après la mise en service. La valeur actuelle nette sur cinq ans s'établit à environ 7,87 M€.
Plus important encore, les données fiables et à jour contenues dans l’IWMS donnent au CFO et à la direction une visibilité claire sur l’emplacement des coûts et le moment où il est possible d’agir. Dans le scénario de base, le business case reste solide, avec une période de retour inférieure à un an et un risque d’exécution limité. L’organisation peut ainsi faire de l’immobilier non plus un coût fixe, mais un levier maîtrisable de réduction des coûts, et le ROI du facility management devient enfin un indicateur que le CFO peut défendre.
Calculez ces chiffres pour votre propre portefeuille.
Calcul du ROI
Portefeuille
- 8 bureaux de 3 000 m² chacun → 24 000 m²
- 2 hubs de distribution de 20 000 m² chacun → 40 000 m²
- 100 autres sites de 1 000 m² chacun → 100 000 m²
Surface totale : 164 000 m²
Hypothèses de coûts
- Loyer bureaux : 300 €/m²/an → 7,20 M€
- Hubs de distribution : 100 €/m²/an → 4,00 M€
- Autres sites : 200 €/m²/an → 20,00 M€
- Loyer total du portefeuille : 31,20 M€
- Charges d'exploitation récupérables : 164 000 m² × 65 €/m²/an → 10,66 M€
- Coûts d'occupation annuels totaux : 41,86 M€
Coûts du programme :
- Investissement initial de mise en œuvre (paramétrage, migration et intégration des données) : 1,80 M€
- Abonnement annuel : 0,60 M€
Actions après l'analyse du portefeuille
- Optimisation des espaces de bureaux pour atteindre un taux cible de 75 % (contre 56 % aujourd'hui, légèrement au-dessus du benchmark mondial de 74 %)
- Redimensionnement des hubs pour atteindre un taux cible de 83 % (contre 75 % aujourd'hui, à titre illustratif, dans la plage de 80 à 85 % identifiée par la WERC)
- Sous-location de 50 % des surfaces libérées à 70 % du loyer de référence, soit une décote de 30 % (dans la fourchette de 20 à 40 % rapportée par CBRE)
- Gain d'efficacité de 8 % sur les charges d'exploitation restantes
- Réduction des pertes sur baux de 0,5 % sur le loyer restant
Indicateurs ROI
- Bénéfice net annuel : 2,55 M€
- Période de retour (après mise en service) : 8,5 mois
- Valeur actuelle nette sur 5 ans (10 %) : 7,87 M€
- Cela correspond à une réduction d'environ 6,1 % des coûts d'occupation annuels
Scénarios
| Scénario | Bénéfice net annuel | Période de retour | VAN 5 ans (10 %) |
|---|---|---|---|
| Conservateur | 2,06 M€ | 10,5 mois | 6,01 M€ |
| Base | 2,55 M€ | 8,5 mois | 7,87 M€ |
| Ambitieux | 3,51 M€ | 6,2 mois | 11,49 M€ |
Chaque scénario ajuste conjointement les taux cibles d'occupation des bureaux et des hubs, la part et le taux de location obtenu sur les surfaces libérées, l'efficacité d'exploitation et la réduction des pertes sur baux.
Remarque : Le modèle couvre les principaux leviers d'économies liés à l'optimisation du portefeuille : regroupement des surfaces, redimensionnement des hubs, revenus locatifs, efficacité d'exploitation et réduction des pertes sur baux. L'abonnement annuel couvre uniquement la licence logicielle IWMS. Les frais de partenaire d'implémentation, l'aménagement des bureaux et la conduite du changement interne varient selon les organisations et doivent être intégrés séparément dans un business case complet. Pour les surfaces détenues en propre qui sont cédées, un capital supplémentaire peut être libéré ; cet élément dépend du portefeuille et n'est pas intégré aux chiffres annuels présentés ici.
Les chiffres de retour sur investissement et de VAN montrent la situation annuelle une fois les objectifs de portefeuille atteints, et non une projection de première année. En pratique, la pleine réalisation des bénéfices intervient généralement à partir de la troisième année, lorsque les surfaces ont été libérées, les baux renégociés et les regroupements exécutés.
La durée de mise en œuvre dépend de l'ampleur du projet. Certaines implémentations Planon ont été opérationnelles en 7 semaines, les portefeuilles plus vastes et plus complexes demandent nettement plus de temps.
Annexe
Télécharger les calculs complets
Sources des benchmarks
- JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 — 84 organisations, 716 millions de sq ft. Taux d'occupation des bureaux de 56 % contre un objectif de 74 %.
- BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26 — successeur officiel d'OSCAR, plus de 800 immeubles de bureaux allemands. Charges d'exploitation récupérables de 5,42 €/m² de surface locative par mois en moyenne, soit 65 €/m² par an, incluant les services FM, l'assurance, la gestion et la taxe foncière.
- WERC, DC Measures 2022 — analyse comparative de la capacité d'entreposage auprès de 240 participants. Taux d'utilisation médian de 85,7 %, avec une plage de 80 à 85 % permettant de répondre aux variations de la demande.
- CBRE, U.S. Office Sublease Availability Nearly Doubles Since Pandemic (2023) — fourchette de décote de 20 à 40 % en sous-location.
Les hypothèses de charges d'exploitation reposent sur des données de marché allemandes (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26), utilisées ici comme référence européenne. Le périmètre et le niveau des charges d'exploitation varient sensiblement d'un marché européen à l'autre, notamment quant à ce qui est refacturé via les charges locatives et ce qui est facturé séparément. Pour une analyse propre à votre portefeuille, utilisez vos propres chiffres.