25 avril 2019

Trois études de cas sur l'utilisation d'un IWMS

Dans un précédent article , j'ai présenté certains faits saillants du dernier rapport de recherche de Verdantix sur les quatre principales stratégies que déploient aujourd'hui les organisations en matière de gestion de l'immobilier et de Facility Management. Selon ce rapport de Verdantix, trois de ces stratégies reposent sur les Solutions de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS). Par exemple, un IWMS peut être utilisé seul, ou bien en combinaison avec d'autres grands systèmes IT, ou encore avec des solutions dédiées ou « point solutions ». Dans ce précédent article, j'expliquais ce qu'est un IWMS et les principaux avantages qu'il apporte.

Livre blanc – Qu’est-ce qu’un IWMS ?

Une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) est une plateforme logicielle unique pour le real estate et facility management. Elle opère dans 5 grands domaines : gestion immobilière, gestion des espaces, gestion de la maintenance, services aux occupants et développement durable.

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Dans la continuité de cet article, je souhaite illustrer les avantages d’une solution intégrée de gestion des processus immobiliers et FM, cette fois au travers les expériences de trois organisations : Gasunie, le King’s College de Londres et le centre médical universitaire de Maastricht (MUMC)

Les trois principales typologies de gains que génère un IWMS

Bien que les organisations aient des besoins spécifiques différents, trois typologies de gains liés au déploiement d’un IWMS peuvent être identifiées :

  • la rationalisation informatique
  • la productivité du travail
  • les économies sur les coûts opérationnels

Les trois études de cas ci-dessous illustrent comment les clients de Planon ont bénéficié d'au moins l'un de ces avantages, et souvent d'une combinaison de plusieurs d'entre eux, après la mise en œuvre de notre IWMS.

1. Gasunie a drastiquement réduit le nombre de licences de logiciels

Gasunie, principal réseau de transport de gaz naturel aux Pays-Bas, avait découvert que la gestion de ses processus FM s'appuyait sur 90 systèmes différents. Ils ont compris qu'ils devaient consolider ces systèmes. Grâce à l’approche structurée et progressive de Planon, Gasunie a mis en œuvre Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Management, notamment les modules : Self-service, Asset & Maintenance Management, Gestion des déménagements et Gestion de projets. Dès lors, le nombre de systèmes dédiés au Facility management est passé de 90 à 1, limitant fortement la gestion de licence !

2. King’s College London est passé d’une maintenance réactive à une maintenance préventive

King’s College London, qui compte parmi les 20 meilleures universités au monde, dispose d’un département dédié à l'Immobilier et au Facility Management pour exploiter et entretenir environ 400 000 mètres carrés répartis sur 130 bâtiments. Ils avaient déjà mesuré les bénéfices qu'ils tiraient de la plateforme Planon Universe pour la gestion de la maintenance, mais savaient également qu'ils n'utilisaient pas pleinement la solution. Le King's College de Londres rencontrait encore trois difficultés :

  • un manque de données détaillées sur la charge de travail en maintenance réactive,
  • trop peu de mesures pour la maintenance préventive,
  • un manque de clarté sur la manière dont les ressources étaient réellement utilisées.

Ces problématiques leur ont fait prendre conscience que les processus pouvaient encore être optimisés et que l’utilisation de la solution pouvait être renforcée. Ils ont alors cherché à mieux s’approprier le système et ses processus pour appréhender les obstacles qu'ils rencontraient.

En s'appuyant sur la plateforme IWMS de Planon, ils ont gagné en contrôle et transparence, ce qui leur a permis de diminuer de 50 % le retard dans les opérations de maintenance en seulement trois mois. En outre, cela leur a également permis d'évoluer d'un modèle de maintenance réactive vers un modèle de maintenance préventive. Leur responsable informatique pour l’Immobilier a déclaré : « La solution nous a vraiment montré la voie à suivre et nous avons pu accélérer les procédures, mieux communiquer et améliorer la répartition des tâches mais aussi appliquer nos SLA et accroitre la satisfaction des clients ».

3. Le centre médical universitaire de Maastricht (MUMC) a amélioré son efficacité opérationnelle

Le MUMC, hôpital universitaire du sud des Pays-Bas, vise à fournir les meilleurs soins possibles et améliorer l'état sanitaire dans sa région en intégrant les soins aux patients, la recherche et l'éducation. Son unité en charge du Facility Management mobilise 340 employés et un budget de 36 millions d'euro pour participer à ces objectifs en prenant en charge l'approvisionnement, la gestion des locaux, l'ingénierie, la logistique, la restauration et la sécurité.

Depuis qu'il a commencé à utiliser l'IWMS de Planon, le MUMC a disposé d'un référentiel regroupant toutes les données sources nécessaires à ces processus et pu gagner en efficacité dans toutes ses activités opérationnelles. Le système de Planon lui a permis d'éliminer toute ambiguïté et lui a fourni une meilleure compréhension et une plus grande transparence. De plus, la solution libre-service de l'IWMS de Planon a permis au MUMC de réduire considérablement le nombre des requêtes clients. Planon est devenu le système central pour toute l'organisation, y compris pour ses fournisseurs.

Que retirer de ces informations ?

J'espère d'abord avec cet article, et mes publications précédentes , mettre en évidence la valeur ajoutée des IWMS et expliquer comment ils peuvent jouer un rôle essentiel dans votre stratégie logicielle en matière d'immobilier et de Facility Management. Vous avez besoin de plus d'informations sur les IWMS ? Vous pouvez dès maintenant télécharger le livre blanc « Qu’est-ce qu’un IWMS ? » qui pourra vous éclairer !

En fin de compte, c'est une bonne compréhension de vos besoins opérationnels et de vos points faibles qui vous guidera vers la bonne solution pour votre gestion de l'immobilier et votre Facility Management. Il s'agira de bien identifier vos besoins essentiels avant d'investir à long terme dans un logiciel. Si vous souhaitez nous contacter directement , nous mettrons à votre disposition une équipe d'experts qui vous aidera à identifier les principaux défis à relever et la bonne solution pour y parvenir.

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer