Tandis que pour de nombreuses organisations, l'implémentation d'un nouveau système logiciel représente à lui seul un défi, celui auquel font face les multinationales qui doivent déployer une solution IWMS au niveau international est encore plus complexe. Un tel projet regroupe plusieurs pays et implique donc la prise en compte de diverses cultures, et de la législation et des usages locaux. C'est pourquoi, en cours de route, il est fréquent que l'on se pose la question : « pourquoi, à l'origine, avons-nous commencé ce projet ? ».
Une réponse simple à cette question pourrait être : « nous voulons être en mesure d'offrir à l’échelle mondiale des services à l’occupant de qualité pour un prix raisonnable ». Toutefois, la définition de « qualité » ou de « prix raisonnable » diffère selon l'organisation. Bien qu'il existe de nombreuses différences entre les organisations, celles-ci présentent également un certain nombre de similitudes.
Celles-ci sont réunies ci-dessous dans cinq domaines.
1. Gouvernance : de nombreuses entreprises veulent instaurer une politique à l'échelle de l'organisation pour illustrer le message : « voici la manière dont nous travaillons ». Les processus sont fortement influencés par les habitudes et la culture locales et peuvent, par conséquent, varier fondamentalement selon le pays ou la région si aucune attention n'est portée à cet aspect.
2. Respect de la législation (et des réglementations) : satisfaire à la législation et aux réglementations en vigueur est l'un des résultats recherchés par la gouvernance. Les organisations doivent suivre des normes définies par l’entreprise ainsi que les législations et réglementations qui dépendent de leur localisation (pays, voire leur région). Cela complexifie une implémentation IWMS internationale.
Souvent, la principale exigence de respect des lois et des règles a trait au domaine financier. On observe une forte croissance du nombre de réglementations financières que les multinationales doivent respecter. Parmi les exemples connus figure l'évolution de la réglementation relative à la comptabilité du leasing (critères FASB). Par ailleurs, la législation relative au développement durable se renforce elle aussi constamment, comme c'est le cas avec les certifications LEED ou BREEAM. D'autres facteurs concernent l'établissement de rapports financiers internes, les normes de sécurité et la flexibilité opérationnelle.
3. Transparence opérationnelle : de nombreuses organisations commencent par se fixer des buts tels que : « nous voulons disposer d'un aperçu des actifs que nous louons et mettons en location » ou « nous voulons des rapports identiques et comparables pour tout notre patrimoine immobilier ». L'un des buts implicites d'un déploiement IWMS mondial est souvent de disposer de rapports utilisables à l'échelle mondiale qui rendent possible la comparaison de différents actifs et le benchmarking de l'immobilier.
4. Rationalisation de l’IT et innovation : la rationalisation de l’IT désigne le processus d'amélioration de la prestation de services IT aux coûts les plus faibles possibles. Nombreuses sont les organisations qui initient un déploiement IWMS mondial dans le but de réduire le nombre de systèmes logiciels utilisés. Cette réduction simplifie en effet le paysage informatique et technique et de ce fait, abaisse les coûts.
Une attention croissante est consacrée à l'interaction entre les systèmes IWMS et d'autres systèmes IT, tels que les systèmes financiers ou RH. Une implémentation IWMS internationale doit, bien entendu, conduire à une amélioration de cette intégration et à une augmentation de l'efficacité générale.
5. Finances : À l'aide des rapports fournis par une solution IWMS, le potentiel d'économie peut être identifié sur la base des tendances, des écarts et du benchmarking interne ou externe.
Cet article est un résumé du chapitre 'Why implement an IWMS' du livre 'A Quest for Excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS'. Vous souhaitez en lire plus ? Alors cliquez ici pour télécharger l'intégralité du chapitre en anglais.
