Si vous avez déjà mené des recherches sur le calcul du retour sur investissement d’un IWMS, vous avez peut-être consulté un rapport de Gartner datant de 2005 et intitulé : « Augmentez votre retour sur investissement avec une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail ». Il fournit quelques chiffres généraux pouvant servir de points de repère. Par exemple, le fait que l'amélioration de l'utilisation des espaces peut réduire les coûts annuels des installations de 10 % à 15 % par an.
Cette étude de Gartner remontant à 13 ans, j'étais impatient de prendre connaissance du nouveau rapport rédigé par Verdantix, « Business Case d'un IWMS ». Cette étude de Verdantix m'a impressionné en particulier par sa profondeur et par le nombre de points qu'ils ont abordés.
La plupart des points évoqués par Verdantix n'étaient même pas d'actualité lorsque Gartner a mené ses recherches. En 2005, il n’était pas encore question de gestion de l’énergie, du potentiel des outils de réservation des salles ni des économies réalisées grâce à la sous-traitance des prestations de services ou à la réduction des coûts informatiques, car le concept de SaaS n'existait même pas.
Cependant, il me semble qu’un aspect de la discussion à propos des IWMS ou solution de gestion intégrée ne figure toujours pas dans le rapport Verdantix. Selon moi, la valeur d'un IWMS repose également sur son utilité pour la coopération entre départements et la résolution des conflits.
Je prendrai un exemple tiré de mon expérience en tant que responsable du Facility Management à l'Université de Floride. Un projet typique peut impliquer la rénovation d’un cabinet médical avec l’installation d’une nouvelle moquette, d’un nouveau papier peint et d’un nouveau plafond suspendu. Vient ensuite le service de maintenance pour me demander pourquoi nous avons installé le nouveau plafond car ils allaient devoir remplacer des équipements dans ce plafond dans les six mois et qu'ils devront donc le démonter pour faire leur travail. Ou bien encore pour me dire que, puisqu'ils vont câbler cette partie du bâtiment, il leur faudra déchirer le nouveau papier peint…
Mais mon exemple personnel préféré est celui de mon séjour dans un hôtel de Chicago, pendant lequel je me suis retrouvé bloqué dans ma chambre d'hôtel : on était venu retirer la moquette dans le couloir pendant que je m'habillais pour une réunion d'affaires importante.
Ce sont des choses qui arrivent.
Voilà de typiques problèmes de Facility Management. Un IWMS oblige à plus d'échanges entre les départements, encourage la collaboration pour éviter ces scénarios. Même si la valeur que cela représente est difficile à calculer, Verdantix suggère un moyen de l’inclure dans un Business Case.
Comme le rapport Verdantix le mentionne, l'un des aspects essentiels d'un business case solide pour un IWMS consiste à inclure le rôle que jouera cette solution dans la poursuite des objectifs d'entreprise plus larges, tels qu'une stratégie de digitalisation ou une volonté de s’inscrire dans une démarche de développement durable. Aujourd’hui nous établissons toujours plus de connexions avec les autres, et ceci de manière exponentielle. Plus ces connexions sont nombreuses, plus leur qualité s’en ressent. Or une bonne collaboration est centrale pour l’avenir des organisations.
Assurez-vous alors qu'un IWMS soit bien prévu dans cet avenir.
