La gestion des espaces ou space management évolue pour devenir plus proactive et encore plus fondée sur les données. De nombreuses organisations réfléchissent sur l’amélioration de leurs processus pour mieux répondre à leurs besoins. Cela peut déboucher sur une transformation de leur gestion des espaces.
Pour évaluer la manière dont vos processus de gestion des espaces sont organisés, vous devez examiner six éléments fondamentaux pour vos processus métier. Tant que ces éléments ne sontpas mis en place, il s’avère difficile de bénéficier d’une gestion des espaces efficace.
Il est important que chaque activité soitalignée sur la vision globale de l’organisation. Chaque processus opérationnel doit ainsi soutenir l'activité principale et donc la chaîne de valeur principale. Pour ce processus principal, une organisation suit généralement une stratégie qui définit les actions qu’elle souhaite entreprendre pour atteindre ses objectifs à long terme. Vos activités de gestion des espaces doivent aider votre organisation à atteindre ces objectifs. Par conséquent, votre stratégie de gestion des espaces doit découler de votre stratégie d'entreprise, alignée sur ses objectifs stratégiques.
Pour tirer le meilleur parti des processus métier, vos activités doivent être identifiées, structurées et coordonnées. En documentant et normalisant vos activités de gestion des espaces, vous comprendrez mieux les processus qui les sous-tendent et comment faire pour les exécuter. Une fois cela en place, les organisations peuvent envisager d'élargir leur champ d'action et commencer à travailler sur des améliorations continues. S'agissant de votre gestion des espaces, il est important de déterminer d’abord des identifiants (ID) pour vos espaces avant d'aborder une gamme plus large d’activités.
Pour les activités métier, toutes les données sont utiles, qu'il s'agisse d'Input ou d'output. Ce sont ces données qui vont permettre d’initier de nouvelles activités, les stopper ou les ajuster. S'assurer de la disponibilité des bonnes données, leur accessibilité, mises à jour et fiabilité est donc fondamental. Les données vont aussi apporter des informations utiles pour supporter vos prises de décisions et améliorations . S'agissant de gestion des espaces, le champ de ces données peut être assez étendu. Cela peut aller de la définition des numéro et des noms des salles jusqu'à leur attribution, voire même à la mesure de leur occupation en temps réel. Il est important de s’assurer que les données soient interconnectées pour en tirer le meilleur parti. Cependant, la première chose à faire reste de définir des ID pour vos espaces etd’avancer étapes par étapes pour mettre en place des améliorations.
Disposer de données est une chose, les transformer en informations utiles à exploiter en est une autre. Pour être sûr de prendre les bonnes décisions et faire les choses correctement, il est important que vous ayez confiance dans les informations tirées de vos analyses et rapports. En outre, vous devez définir des indicateurs de performance clés (KPI) adaptés à vos objectifs stratégiques. Pour la gestion des espaces, l'analyse et le reporting seront d'autant plus complexes que la quantité de données augmentera. Il est important de pouvoir faire facilement des reporting à partir de données issues d’un système central pour s’assurer d'en tirer toute la valeur ajoutée. Le stockage de vos données dans une base de données unique sera d'une aide précieuse et vous fournira une vue d'ensemble.
Avoir les bonnes données au bon moment permet de faire évoluer l'exécution des processus métier en introduisant de l’automatisation et des technologies. L'automatisation implique des applications métier et des outils bureautiques, telle qu'une Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS). Concernant les technologies, il s'agira plutôt de solutions matérielles et de composants de l'infrastructure informatique, tels que des capteurs, utilisés pour mettre en œuvre l'automatisation et la collecte de données. Tout cela aidera votre organisation à gagner en efficacité et en rentabilité. En mesurant l'occupation de l'espace en temps réel, vous pourrez vous appuyer sur une vision plus exacte de l'utilisation réelle de vos espaces. Une méthode efficace consistera à utiliser des capteurs qui établissent si un espace de travail ou une salle de réunion est réellement occupé ou non.
Définir des stratégies, des processus et des KPI adéquats, mais aussi utiliser des outils et des technologies d'automatisation, est déjà une grande avancée. Cependant, sans soutien de la Direction ni et d’experts compétent qui comprennent votre activité, vous ne pourrez atteindreun niveau optimal d’organisation. C'est pourquoi la préparation organisationnelle est tout aussi importante. En ce qui concerne la gestion des espaces, il est essentiel que vos collaborateurs connaissent la manière dont l’activité doit être exécutée et qu'ils soient formés à l'utilisation des applications, outils et technologies qui la supporte. Par ailleurs, vous n’obtiendrez le soutien des collaborateurs qu’en leur demandant de donner leur avis sur la façon dont ils perçoivent les espaces et les installations et en vous appuyant sur ces retours pour apporter des améliorations.
De plus, vous devez pouvoir gérer toute l’automatisation et la technologie autour de votre organisation. Cela ne peut résulter que de la prise de conscience par les dirigeants de la valeur d'une gestion des espaces bien organisée. Mis pas seulement. Une attention particulière doit être portée à la gestion du changement lors de la mise en œuvre ou de l'amélioration de vos processus de gestion des espaces.
Pour aider les organisations à estimer leur niveau actuel de maturité et leurs objectifs en termes de gestion de l’espace, Planon a développé un « modèle de maturité de la gestion des espaces ». Souhaitez-vous connaître les étapes à suivre pour faire évoluer votre gestion des espaces, combler l'écart entre votre niveau de maturité actuel et celui souhaité ? Téléchargez le modèle pour définir les premières étapes !
