Même si le temps a pu nous paraître bien plus long, il y a quatre mois, nous avons dû faire face aux mesures de confinement imposés par notre pays. De nombreux pays avaient alors décidé de se confiner chacun à sa manière. Mais pour la plupart d'entre nous, cela signifiait que travailler dans les locaux de notre entreprise n'était plus autorisé. Du jour au lendemain, nous avons dû trouver de nouvelles façons de travailler, de collaborer en ligne avec efficacité, tout en jonglant avec la vie de famille et le suivi de l'école à distance. Le tout dans un espace unique : le « domicile ». Une application soudaine et inattendue des « nouvelles tendances » !
Heureusement, de nombreux secteurs redémarrent progressivement et, étape par étape, leurs salariés peuvent retrouver leurs postes de travail. Pendant cette période de confinement, les équipes en charge de l'Immobilier et du Facility Management ont été particulièrement essentielles pour assurer la continuité des activités, garantir que les installations ouvertes restent sûres et entretenir correctement les installations fermées. Aujourd'hui, ces équipes jouent encore un rôle crucial dans la préparation d'une bonne stratégie de reprise. Pour aider sa communauté d'utilisateurs, Planon a publié 40 cas d'utilisation (50 désormais !) de son IWMS dans le cadre de cette pandémie, couvrant différents processus :
Après une première diffusion de ce guide, nous avons organisé de très intéressantes tables rondes en ligne avec notre communauté d'utilisateurs du monde entier. Les commentaires recueillis nous ont amené à revoir ces premières versions afin de vous fournir des informations toujours plus adaptées à la réintégration dans vos locaux. Dans ce blog, je propose un récapitulatif des retours d’expérience de nos utilisateurs et présente la nouvelle version de nos cas d'utilisation d'un IWMS en réponse à la pandémie.
De notre propre vécu et des expériences de nos clients, nous avons tiré de précieux enseignements pour préparer une reprise sûre, conforme et efficace dans le contexte de la COVID-19. Voici quatre illustrations des leçons à retenir.
En premier lieu, la « confiance » est primordiale. Il s'agit d'établir la confiance à travers les mesures prises avant le retour dans les bureaux. Les organisations y consacrent beaucoup d'efforts. Il est en effet important que les mesures et solutions mises en œuvre puissent être réalisées rapidement, sans complication ni contrôle excessif.
Par exemple, nous avons constaté que, pour les équipes du Facility Management, l'évaluation en détail des taux d'occupation par étage a pu paraitre futile et excessif. Au contraire, le contrôle d'accès au bâtiment apparaît crucial : il s'agit de savoir qui est dans le bâtiment et quand. En fait, les organisations peuvent compter sur le bon sens et la responsabilité des employés et visiteurs qui, dès lors qu'ils ont intégré les locaux, sauront se conformer aux règles de distanciation.
Une autre découverte intéressante concerne la « capacité » des locaux. Nous pensions que les organisations allaient souhaiter allouer spécifiquement chaque poste mais avons constaté qu'il s'agit en fait davantage de planifier les capacités des espaces de travail. Par exemple, autoriser l'accès au quotidien à un nombre maximum de personnes dans chaque local, en différenciant employés, visiteurs et prestataires de services. Une fois dans les locaux, chacun et chacune choisira un poste de travail disponible et devra juste s'enregistrer pour indiquer le poste utilisé.
Cela doit aussi être relié à un autre sujet, la « réduction des coûts », qui revient à l'ordre du jour en particulier s'agissant du nettoyage. Alors qu'aux premiers jours de la pandémie, l'émotion poussait à nettoyer partout sans compter, les organisations abordent maintenant le sujet de manière plus rationnelle et ne prévoient de nettoyer que les endroits réellement utilisés. Cela réduit les coûts mais implique de savoir quand et quoi nettoyer. D’où l'importance de connaitre quels postes de travail ont été utilisés. Mais apparaît ici un paradoxe : les gens ne sont pas toujours prêts à indiquer où ils se trouvent, alors que cette information est cruciale pour que les équipes du Facility Management assurent un nettoyage efficace et efficient.
L'utilisation de la cafétéria ou du restaurant d’entreprise pose un autre défi. Faut-il ouvrir ces installations et, dans l'affirmative, faut-il prévoir de fonctionner sur réservation ? Faut-il également assurer un suivi de l'occupation et de l'utilisation ? Ces questions semblent assez complexes pour de nombreuses organisations. En outre, ce sujet semble également influencé par des conditions locales et des réglementations sanitaires. Dans certaines régions du monde, il sera interdit d'apporter son propre déjeuner alors que dans d'autres, cela est fortement conseillé.
Les échanges avec notre communauté d'utilisateurs suite à la diffusion des cas d'utilisation Planon en réponse à la pandémie ont été une grande source d'inspiration. Nos clients ont partagé leurs expériences qui ont été riches d'enseignement. C'est cela qui nous a conduit à rédiger ces versions améliorées.
Dans ces nouveaux cas d'utilisation Planon, vous trouverez des configurations toujours plus efficientes et moins complexes. Nous avons veillé à ce que les éléments liés à la conformité au RGPD soient spécifiquement mis en évidence. La mise en œuvre et l'adoption sont facilitées. Nous avons développé les cas d'utilisation déjà identifiés dans le premier guide et en avons ajouté de nouveaux liés aux processus de comptabilisation des baux, de maintenance préventive et de gestion du contrôle des épidémies. Pour en savoir plus sur nos cas d'utilisation, vous pouvez en télécharger un résumé et une présentation ici.
Bien entendu, nous continuerons de développer ces cas d’utilisation pour les maintenir à jour et les adapter aux besoins et attentes de nos clients. Nous vous invitons encore à partager vos réflexions et vos expériences avec nous : savoir ce qui fonctionne et ne fonctionne pas pendant cette période peut nous aider à réduire le télétravail et à nous retrouver de nouveau tous ensemble sur nos lieux de travail.
