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Dans la première partie de cet article, nous avons vu en quoi un marché en pleine évolution et des exigences croissantes de la part des clients ont un impact sur la nécessité d’une planification des ressources optimisée. Nous nous sommes également rapidement penchés sur les domaines dans lesquels les prestataires de services FM peuvent bénéficier de l’optimisation de la planification. Nous allons maintenant étudier comment Planon Artificial Resource Scheduler peut contribuer à l’excellence opérationnelle, à la croissance de l’entreprise, au développement durable, et à la satisfaction des collaborateurs et des clients.
Quels avantages les prestataires de services FM tirent-ils de Planon Artificial Resource Scheduler ?
Planon Artificial Resource Scheduler est un moyen rapidement déployable et rentable de planifier les services FM de manière automatisée et efficace. Les planificateurs sont capables d’optimiser les capacités des équipes de services FM existantes afin d’en faire plus dans le même laps de temps, avec les mêmes, voire moins de ressources. Les prestataires de services FM peuvent tirer de Planon Artificial Resource Scheduler les avantages suivants :
1. Amélioration de l’efficacité en back-office grâce à l’automatisation
La planification manuelle de services FM peut cruellement manquer d’efficacité. Le nombre d’ordres de travail augmentant et les équipes s’agrandissant, les tâches de planification deviennent de plus en plus compliquées. Ajoutez à cela les nombreux imprévus qui peuvent perturber une journée, comme les demandes urgentes ou les salariés malades, et le temps consacré exclusivement à la planification peut sembler interminable. Le logiciel d’optimisation de la planification accompagne vos planificateurs en réduisant le temps nécessaire à la planification (quelques minutes contre quelques heures) et en faisant économiser à votre entreprise du temps et de l’argent.
2. Rétention des talents parmi les employés
Que vos salariés se sentent débordés, qu’ils arrivent en retard ou qu’ils ne se sentent pas préparés pour une tâche est la dernière chose que vous souhaitez. Les processus de planification inefficaces peuvent créer un environnement de travail frustrant et peu professionnel, augmentant à son tour inutilement le stress des salariés. Des équipes de terrain surchargées, sous-utilisées et qui ne se sentent pas alignées ne resteront probablement pas longtemps, entraînant ainsi un turnover du personnel coûteux. En effet, selon une étude menée par l’association américaine de professionnels de la gestion des ressources humaines Society for HR Management, le coût de remplacement d’un salarié peut s’élever jusqu’à 50% à 60% du salaire de ce dernier. L’optimisation de la planification vous aide à fournir un environnement de travail qui permet de garder vos salariés à vos côtés plus longtemps.
3. Amélioration de la performance des collaborateurs
L’optimisation de la planification des ressources permet d’améliorer l’efficacité au sein d’une organisation. Par exemple, un planificateur peut gérer en moyenne une quinzaine de ressources de terrain à lui tout seul. Plus votre maintenance est réactive, moins la planification de vos ressources de terrain peut être efficace car elle est continuellement surchargée. Son optimisation réduit les heures supplémentaires et les coûts par ordre de travail, les planificateurs étant capables de s’ajuster rapidement aux charges de travail qui s’alourdissent et aux exigences de planification. En effet, ils peuvent gérer jusqu’à vingt-cinq ressources de terrain avec l’aide d’une solution d’optimisation.
4. Réduction de la consommation de carburant par la flotte, de la consommation d’énergie et des coûts d’exploitation
Si chaque opérateur de flotte parvient à économiser un plein d’essence par véhicule par mois, les économies peuvent devenir considérables. Par exemple, selon une étude menée par le cabinet de conseil WSP Sweden, l’optimisation de la flotte peut permettre de réaliser des économies de carburant à hauteur de 8 %, dont 10 % à 25 % grâce à la réduction du kilométrage de la flotte. Les coûts de maintenance des véhicules dus à l’usure naturelle s’en verraient également réduits. L’utilisation de l’optimisation de la planification, en complément d’un fournisseur de cartographie, peut également garantir que vos équipes de services FM mobiles prennent le chemin le plus court ou évitent les perturbations importantes lorsqu’elles répondent à une urgence. Vous aurez des employés plus heureux et en mesure de fournir un meilleur service client.
5. Augmentation de la rentabilité
Selon une récente enquête réalisée par Manpower Group, 75 % des organisations font face à une pénurie de talents. Les prestataires de services FM n’y échappent pas et, pour nombre d’entre eux, il est difficile de recruter les travailleurs qualifiés dont ils ont besoin pour maintenir et faire prospérer leur entreprise. L’optimisation de la planification des ressources peut aider les entreprises à faire face à cette difficulté en permettant aux planificateurs de gérer plus de ressources, en planifiant plusieurs tâches à la fois. Avec une telle efficacité de processus, ils peuvent en faire plus tout en assurant la croissance de l’entreprise, malgré la pénurie de travailleurs qualifiés.
6. Identification des obstacles liés à la planification avant qu’ils ne deviennent problématiques
L’optimisation de la planification des ressources octroie aux planificateurs la flexibilité et la visibilité nécessaires pour attribuer à vos équipes mobiles un planning efficace, afin que le travail soit fait dans les temps. Les prestataires de services FM reçoivent des mises à jour de leur planning en temps réel sur leur appareil mobile de sorte que chacun sache toujours à quoi s’attendre. Les planificateurs ont la garantie que les plannings sont exacts et précis et qu’ils peuvent facilement prévoir ou procéder à des modifications en toute sérénité. Par ailleurs, les responsables peuvent accéder aux rapports détaillés pour voir les tendances de planification, comme les périodes de forte activité au cours de la journée ou de l’année, et organiser le planning en conséquence.
7. Augmentation de la qualité de prestation de services FM
Les prestataires de services de terrain peuvent passer beaucoup de temps sur la route entre deux tâches. Ils peuvent en effet facilement parcourir 50 000 kilomètres par an, si ce n’est plus. Multiplié par 500 utilitaires, cela équivaut à 25 millions de kilomètres à l’année. L’optimisation de la planification qui prend en compte les lieux de travail et les différentes tâches dans un même bâtiment peut réduire les exigences de trajet d’au moins 10 %. Plus le temps de trajet est réduit, plus le temps de travail réel augmente. Cette augmentation de la capacité permettra d’améliorer la conformité des accords de niveau de service (SLA), d’accroître le nombre de tâches réalisées dans un même laps de temps, et d’améliorer la satisfaction des clients et la croissance de l’entreprise.
8. Amélioration des références en matière de développement durable
La mise en place de l’optimisation de la planification des ressources peut contribuer à attirer et retenir les clients. Selon une étude réalisée par le cabinet de conseil Accenture, les décisionnaires sont plus susceptibles d’être clients d’entreprises avec lesquelles ils partagent un objectif commun, comme le développement durable. Rendre les itinéraires des prestataires de services FM mobiles plus efficaces leur apporte de nombreux avantages en termes de développement durable, notamment une empreinte carbone réduite et un cycle de vie opérationnel de la flotte prolongé. Vous pouvez en outre améliorer la satisfaction des clients et contribuer à renforcer la résilience de l’entreprise.
9. Réduction du risque d’amendes de non-conformité
Au fur et à mesure que les ordres de travail et que les équipes mobiles augmentent, les détails passent plus facilement entre les mailles du filet. Par exemple, les activités de conformité obligatoires peuvent être programmées trop proches de la date limite et ne pas être réalisées à temps en raison d’imprévus. Ces activités peuvent écoper d’un malus, et le prestataire de services FM d’une amende. Pour empêcher cela, les planificateurs peuvent utiliser l’optimisateur de planification afin de combiner les activités qui ont lieu au même endroit et de planifier les activités légalement obligatoires plus tôt dans le mois.
10. Amélioration de la satisfaction, de la fidélisation et des dépenses des clients
L’optimisation de la planification supporte de nombreuses variables qui contribuent à la satisfaction des clients et des salariés. Elle aide par exemple à réduire les cas de double réservation sur les tâches, lorsque l’une d’elles est attribuée à un technicien avec des compétences non adaptées ou lorsqu’un temps de trajet insuffisant est prévu. Les clients et les salariés peuvent alors se sentir frustrés et insatisfaits de leurs expériences, alors que faire vivre une expérience positive est essentiel pour les prestataires de services FM. Selon une étude réalisée par le cabinet de conseil Deloitte, créer des expériences client positives peut faire diminuer le coût des services fournis aux clients de 33 %, et augmenter la fidélisation des clients de cinq ans par rapport aux clients insatisfaits. Il faut, pour cela, être préparé et fournir des services fiables et constants.
Choisir Planon Artificial Resource Scheduler pour l’excellence opérationnelle
L'excellence opérationnelle correspond à l’exécution d’une stratégie d’entreprise de manière plus cohérente et fiable que la concurrence, avec un risque opérationnel moindre, des coûts d’exploitation moins élevés et un chiffre d’affaires accru. C’est là tout l’enjeu de Planon Artificial Resource Scheduler lorsqu’il est intégré à notre Facility Services Business Solution.
L’excellence opérationnelle est envisageable dès lors que les planificateurs savent :
- à quel moment les obstacles liés à la capacité surviennent,
- quand les temps de trajet et les émissions de carbone peuvent être réduits,
- comment faire correspondre au mieux les ressources disponibles et les tâches en cours et urgentes qui nécessitent des compétences et des qualifications spécifiques.
Grâce à l’optimisation, la planification complexe des ressources passe de laborieuse et onéreuse à une activité qui contribue à la croissance de l’entreprise, au développement durable, et à la satisfaction des collaborateurs et des clients.