Cette publication est la première d'une série en trois parties sur l'évolution des systèmes connus aujourd'hui sous le nom de solutions de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS). Quels sont les origines de ces systèmes et qu'est-ce qui a conduit à leur développement ? Comment sont-ils devenus les solutions complètes et intelligentes mises en œuvre aujourd'hui et quels sont les développements prévisibles ? On ne cesse aujourd’hui de parler d'activités et de bâtiments intelligents, mais quel rôle peut jouer en cela un IWMS ?
Dans cette première publication, je vais passer en revue les débuts du Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO) et des solutions de gestion Intégrée de l'environnement de travail (IWMS) en évoquant mes premières expériences personnelles avec ces technologies. Cela semblait à l’époque tellement « intelligent » de disposer de données stockées dans une base de données centrale et de rédiger ainsi facilement des rapports. Cette première génération de solutions de gestion intégrée dédiées au Facility Management représentait déjà en soi un grand pas en avant.
Si on remonte dans les années 90, j'étais alors débutant en Facility Management et, ne sachant « rien », je recherchais une « aide ». On menait à bien des opérations sur les bâtiments à partir de documents papier et en utilisant Lotus 1-2-3 (si, vraiment) et ce n'était pas facile, en particulier pour la gestion des bâtiments et du personnel, sans disposer pour cela de véritables données. Ce qui me manquait, comme à tous les responsables du Facility Management et aux autres collègues sur le terrain, c'était des informations structurées.
Il y a 25 ans, on n'imaginait pas encore les bâtiments intelligents. En ce qui me concerne, intégrer processus et données dans un système et générer des rapports était déjà très intelligent ! Nous avons investi dans ce qu’on appelait alors UniFMIS, l’un des premiers systèmes intégrés d’information pour le Facility Management, qui fonctionnait alors sous Windows 3.x. À cette époque, on parlait d'intégration dès lors que tous les modules d'une solution utilisaient la même base de données centrale. Une intégration des processus avec d’autres systèmes ou des bâtiments n'était même pas imaginable.
Avec les logiciels de Facility Management de première génération on parlait de Facility Management Assisté par Ordinateur (FMAO). Il existait aussi des systèmes de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ou de gestion informatisée de la maintenance (CMMS) et des systèmes d'information de Facility Management (FMIS). Bien que considérés comme intégrés, la plupart de ces systèmes ne couvraient que des domaines spécifiques du Facility Management, principalement la maintenance et la gestion des espaces. Certains assuraient même déjà une intégration de base à AutoCad.
Malgré tous ces développements et ces innovations, de nombreuses organisations ont encore des difficultés pour mettre en place leur gestion de l'espace et de la maintenance. Mais, quel que soit leur niveau de maturité lors de la mise en œuvre d'un IWMS, presque toutes les organisations explorent d'une manière ou d'une autre les technologies des bâtiments intelligents.
Bien entendu, la première génération de systèmes de FMAO présentait des avantages. Structurer et centraliser les données et les processus a permis, par exemple, de réduire les coûts et d'améliorer la satisfaction des clients. Cependant, ces solutions de gestion intégrée en étaient encore qu'à leurs balbutiements. La professionnalisation du Facility Management et de la gestion de l'immobilier d'entreprise mais aussi la rapidité de l'innovation technologique ont accéléré l'évolution de ces systèmes. À la fin des années 90 et au début des années 2000, la plupart des solutions s'appuyaient sur des bases de données relationnelles. Davantage orientées client, leurs fonctionnalités étaient peu à peu étendues, par exemple avec une gestion des services. De plus, l'intégration à d'autres systèmes, qu'ils soient de RH ou financiers, est devenue une priorité essentielle et une exigence clé du client.
Sur cette période sont aussi réalisées les premières intégrations avec des « bâtiments » via une interface avec les systèmes de gestion technique des bâtiments. Mais cette première étape vers un « bâtiment intelligent » préfigurait un développement supplémentaire. Gartner a introduit le concept d'IWMS au début des années 2000 puis a publié son premier guide d'achat des IWMS en 2004 et cette évolution a été déterminante.
À l'origine, les IWMS ont été définis comme des solutions de gestion intégrée qui aidaient les organisations à optimiser l’utilisation de leur environnement de travail, notamment via la gestion de leur portefeuille immobilier, de leurs infrastructures et de leurs actifs. Aujourd'hui, les IWMS ont fortement évolué en devenant partie intégrante des technologies des bâtiments intelligents en liaison avec des outils tels que les systèmes de gestion technique du bâtiment, les systèmes de gestion de l'énergie (EMS), les outils de gestion de l'environnement de travail, les capteurs et les maquettes numériques (BIM).
Dans la deuxième publication de cette série, je reviendrai plus précisément sur cette montée en puissance des IWMS, ses implications pour le marché et sur les avantages pour les utilisateurs. J'expliquerai également en quoi les rapides progrès technologues ont influencé, avec d’autres facteurs tels que les mutations économiques et démographiques, l’évolution des IWMS et l'éclosion des technologies des bâtiments intelligents.
