Dans mon dernier blog, j’indiquais que pour optimiser sa gestion des espaces, un prérequis est de disposer d’une carte d’identité de chaque espace et donc d’un identifiant unique. Cependant, cette étape n’est qu’un point de départ. D’autres éléments clés sont à considérer pour évaluer si vous avez couverts tous les aspects les importants pour vous aider à définir une stratégie efficace pour votre gestion des espaces et optimiser l’expérience collaborateurs. Dans ce blog, nous verrons l’un des éléments essentiels : l’occupation des espaces vs leur utilisation.
Lorsque l’on parle d’occupation des espaces, il est généralement question de volumes dans un portefeuille d’espaces qui sont attribués à certains services par rapport à sa capacité. Par exemple, si un portefeuille d’espaces a une capacité de 900 espaces de travail et que 720 d’entre eux ont été attribués et sont donc occupés, un calcul rapide montre que le taux d’occupation des espaces est supérieur à 80%. Toutefois, étant donné qu’il vous manque des informations sur l’utilisation réelle de vos espaces, ce simple indicateur de mesure ne vous donne aucune information sur votre capacité réelle en termes d’espaces. En réalité, il est très rare que les espaces soient occupés toute la journée ; l’occupation des espaces à partir de la répartition des espaces uniquement ne vous donne donc pas les informations nécessaires à la mise en œuvre de votre stratégie de gestion des espaces.
L’utilisation des espaces fait référence à la fréquence et à la durée d’utilisation des espaces. Pour de nombreuses organisations, la sous-utilisation des espaces constitue un réel problème. Plusieurs études, dont le « Occupancy Benchmarking Guide » publié par JLL en 2017, ont montré que les espaces de bureaux sont généralement utilisés entre 60 % et 70 % du temps, ce qui signifie que la plupart des organisations dépensent de l’argent en termes de services, de ménage, de chauffage et de climatisation pour des espaces qui, 40 % du temps, sont inoccupés.
Outre la sous-utilisation, l’utilisation des espaces à des fins différentes de celles qui étaient prévues constitue également un problème. Par exemple, prenez deux personnes qui, pour discuter rapidement de leurs tâches, occupent une grande salle de réunion alors que tout un service est contraint d’utiliser une salle plus petite qui ne compte pas suffisamment de chaises pour leur réunion d’équipe. Ce genre d’informations détaillées, à propos de la fréquence et de la durée, mais aussi du nombre de personnes impliquées et de la nature de l’utilisation, aide les facility et space managers à répondre aux besoins réels en termes d’espace.
Les données sur l’occupation et l’utilisation des espaces doivent être analysées ensemble pour donner une vue d’ensemble aux facility et space managers. Il est possible d’obtenir plus d’informations valables concernant l’utilisation réelle de vos espaces en mesurant le taux d’occupation des espaces en temps réel : c’est-à-dire l’occupation des espaces non seulement à partir de la répartition des espaces mais aussi de l’utilisation réelle des espaces, ce qui vous donne des informations à tout moment de la journée sur les espaces disponibles. Comment procéder ? Des capteurs peuvent détecter si un espace de travail ou une salle de réunion est occupé ou non. Cette méthode s’avère pertinente si vous avez mis en place un système de réservation pour que vos employés puissent réserver leurs espaces de travail et salles de réunion. Ce n’est pas parce qu’une salle de réunion est réservée qu’elle sera forcément utilisée. Grâce aux capteurs, vous pouvez choisir de le libérer automatiquement après un certain laps de temps pour augmenter l’utilisation des espaces.
Ces données aident les facility et space managers à prendre de meilleures décisions quant à l’amélioration de l’expérience de travail et, par la même occasion, à réaliser des économies. D’une part, vous pouvez laisser les employés utiliser les espaces existants de manière plus efficace. D’autre part, vous recevez des informations vous indiquant si les espaces disponibles existants répondent toujours aux besoins de votre organisation. Vous avez remarqué qu’un espace de travail ou qu’une salle de réunion en particulier n’est quasiment jamais utilisé, ou par moins d’employés que prévu ? Libre à vous de repenser l’utilisation de cette surface. Peut-être manquez-vous de certains types d’espace quand d’autres pourraient être utilisés différemment. Telles sont les questions que peuvent amorcer les données sur les espaces.
