Concernant la gestion des actifs et de la maintenance, l’importance de mettre en place les procédures fondamentales n’est pas toujours évidente. Cependant, lorsque le besoin se fera ressentir, vous en verrez certainement les conséquences si vos processus ne sont pas à la hauteur.
Examinons ce qui pourrait arriver lors d’une journée de fortes chaleurs, si les bons processus n’étaient pas mis en place. Voici la situation:
«L'entreprise pour laquelle nous travaillons possède un bâtiment de 15étages. Ses bureaux sont situés du 4e au 15e étages avec des locataires aux 2e et 3e étages. Le premier étage accueille des boutiques de vente au détail et une aire de restauration. Par un chaud matin du mois d'août, nous sommes arrivés au bureau. D'après les prévisions météo, les températures devaient atteindre 40 degrés et il en faisait déjà 30. Nous avions hâte d'entrer et de profiter de la climatisation. Il était 7h58.»
Après être entrés dans le bâtiment, nous avons immédiatement constaté que la climatisation n'avait pas été activée plus tôt ce matin-là pour rafraichir les locaux et atteindre une température de travail appropriée. Après quelques tentatives pour résoudre le problème, nous avons vite compris qu’une intervention de notre prestataire de services FM serait nécessaire, mais qu’ils ne pourraient pas arriver avant deuxheures et demi. De plus, l'ingénieur en chef du bâtiment était malade et le facility manager a dû emmener ses enfants à l’école. Pour rendre ce scénario encore plus chaotique, notre équipe en charge du FM a rencontré de nombreux autres problèmes tout au long de la journée, aggravés par la panne du système de climatisation et la chaleur extrême:
À chaque nouveau défi, il est devenu évident pour l’équipe FM, qu'un plan efficace de maintenance devait être mis en œuvre et qu’il était crucial que les données du bâtiment soient facilement disponibles. Par exemple, quand la climatisation et l'ascenseur avaient-ils été inspectés pour la dernière fois? Y avait-il un plan de maintenance planifiée en place? La technologie des capteurs et les alertes automatisées aideraient-elles à empêcher que des incidents similaires ne se reproduisent ?
En l'absence de l'ingénieur en chef, comment d'autres personnes pouvaient-elles accéder aux données dont il était responsable? Quand la température du bâtiment n’était plus sous contrôle, qui devait être alerté? Comment allions-nous obtenir des données sur les étages les plus touchés? Qu'en est-il de la communication avec les occupants du bâtiment ou les employés déjà arrivés au travail ? Une communication efficace entre toutes les parties prenantes ainsi que l’accès aux données étaient indispensables pour réduire les problèmes qui s’ensuivraient.
Heureusement, grâce à la collaboration et à la créativité de l'équipe FM, un plan peut être mis en place pour prévenir le scénario catastrophe ci-dessus. Une bonne première étape consisterait à aborder chaque défi de stratégie de maintenance en gardant à l'esprit trois priorités:
Que vous assuriez vous-même les services FM en interne ou que vous fassiez appel à un prestataire de services FM externe, il est important d’être toujours préparé et d’avoir un plan. L'accès aux données du bâtiment est essentiel pour mettre en œuvre et disposer d'une stratégie de gestion de la maintenance efficace, et être en mesure de communiquer la nature de cette stratégie à toutes les parties concernées. Disposer des bons outils, systèmes et processus est la clé pour surmonter une "expérience catastrophe".
