Was ist ein CMMS?
Ein CMMS oder Computerized Maintenance Management System hilft Unternehmen bei der Verfolgung, Planung und Zentralisierung ihrer Instandhaltungsaktivitäten. Unternehmen nutzen ein CMMS, um die Betriebszeit von Anlagen zu maximieren und kostspielige Störungen und Ausfälle zu vermeiden.
Das Herzstück eines CMMS ist eine robuste Datenbank, in der Informationen über wichtige Anlagen, Geräte, Materialien und Ressourcen organisiert sind. CMMS-Lösungen bieten eine zentrale Plattform für Instandhaltungsmanager, Techniker und andere Stakeholder zur Planung, Ausführung und Überwachung von Instandhaltungsaufgaben. CMMS unterstützt verschiedene Instandhaltungsarbeiten wie reaktive, geplante vorbeugende und vorausschauende Instandhaltung.
Was sind die Hauptfunktionen einer CMMS-Lösung?
Aufgrund komplexer Instandhaltungsvorschriften müssen Instandhaltungsarbeiten sehr sorgfältig geplant, überwacht und dokumentiert werden. Computergestützte Instandhaltungsmanagementsysteme unterstützen Instandhaltungsplaner, Techniker und Aufsichtspersonen mit Tools und Technologien, die eine effiziente und vorschriftsmäßige Ausführung der Arbeiten gewährleisten. Die wichtigsten CMMS-Funktionen:
Die wichtigsten CMMS-Funktionalitäten sind
Verwaltung von Arbeitsaufträgen
Alle erzeugten Instandhaltungsarbeiten und Jobtickets sollten in einem zentralen Arbeitsauftragssystem gespeichert werden. Dies ermöglicht den Nutzern eine einfache Suche nach offenen, geplanten oder abgeschlossenen Instandhaltungsarbeiten nach Gebäude, Anlage, Techniker oder anderen relevanten Suchkriterien. Für jeden einzelnen Arbeitsauftrag werden Details wie Statusaktualisierungen, Zeitaufwand, verwendetes Material, Dokumentation, Folgemaßnahmen, geplantes Budget und tatsächliche Kosten registriert und stehen für die Berichterstattung zur Verfügung.
CMMS-Software ermöglicht es Technikern, auf einfache Weise auf ihre individuellen Arbeitsaufgaben zuzugreifen, Jobtickets zu aktualisieren oder zu schließen oder relevante Anlageninformationen oder Instandhaltungsverfahren und Checklisten abzufragen.
Material- und Bestandsverwaltung
CMMS-Systeme überwachen den Bestand, die Verteilung und die Nachbestückung von Geräten und Materialien in verschiedenen Einrichtungen. Sie erleichtern das Lieferantenmanagement, verfolgen die Bestandskosten und automatisieren die Wiederbeschaffung von Material.
Ortsunabhängiger mobiler Zugriff auf Informationen
Ein echtes mobiles CMMS ist so konzipiert, dass es mobile Geräte wie Smartphones und Tablets unterstützt, sodass das Instandhaltungspersonal von unterwegs auf Geräte- und Instandhaltungsdaten zugreifen und diese aktualisieren kann. Der Zugang zu CMMS-Anwendungen mit Echtzeitinformationen stellt sicher, dass Ihre Instandhaltungsteams pünktlich und vorbereitet zu den anstehenden Arbeiten erscheinen.
Mit mobilem Zugriff können Instandhaltungsteams Arbeitsaufträge und Materialanforderungen verwalten, die Leistungshistorie von Geräten einsehen und Workflow-Checklisten befolgen, damit alle Arbeiten erwartungsgemäß ausgeführt werden.
Echtzeit-Monitoring
Durch die Verknüpfung von CMMS-Daten mit Business-Intelligence-gesteuerten Dashboards können Nutzer die Leistung von internen Technikern und FM-Dienstleistern überwachen und bewerten, um sicherzustellen, dass sie die vertraglich vereinbarten Service Level Agreements (SLAs), die Anforderungen an die Anlagenverfügbarkeit und die Servicequalitätsstandards erfüllen. CMMS-Dashboards geben Instandhaltungsplanern einen unmittelbaren Einblick in Abläufe, potenzielle Risiken und Abweichungen bei der Arbeitsausführung:
- Kostenübersichten, die nach Objekt, Anlage, Auftragnehmer, Auftrag oder Status gegliedert werden können
- Instandhaltungsleistungsübersichten, gegliedert nach SLAs und Auftragskriterien
- Anlagenübersichten, gegliedert nach Anlagentyp, Objekt, Risikograd, Fehleranzahl, verbleibende Garantiezeit
- Bestandsübersichten, die anzeigen, was auf Lager ist, was verfügbar ist und wo es gelagert wird
- Übersichten zu Vorfällen bieten Einblick in die Häufigkeit ihres Auftretens und ermöglichen die Identifikation von Optimierungspotenzialen in den Prozessen.
Was sind die Vorteile einer CMMS-Lösung?
Mit CMMS-Software können Facility- und Instandhaltungsteams die für ihr Unternehmen geeignete Strategie für das Instandhaltungsmanagement entwickeln. Die Lösungen sind häufig auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und bieten Vorteile, die von der Digitalisierung der Workflows bis hin zur Verbesserung des Risikomanagements und der Datenanalyse reichen. Die wichtigsten Vorteile moderner CMMS-Lösungen sind:
Mehr Effizienz durch zentrale Datenspeicherung
Alles kann in einem zentralen Arbeitsauftragsystem gespeichert werden, das den Nutzern eine einfache Suche nach offenen, geplanten oder abgeschlossenen Instandhaltungsaufträgen nach Gebäude, Anlage, Techniker oder anderen relevanten Suchkriterien ermöglicht. Für jeden einzelnen Arbeitsauftrag werden Details wie Statusaktualisierungen, Zeitaufwand, verwendetes Material, Dokumentation, Folgemaßnahmen, geplantes Budget und tatsächliche Kosten registriert und stehen für die Berichterstattung zur Verfügung.
Zentral gespeicherte Jobtickets verringern den Verwaltungsaufwand für die Erfassung von Informationen für die Rechnungsstellung, was Verzögerungen verringert und das Finanzmanagement verbessert.
Ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
Mit mobilen CMMS-Apps können Techniker einfach auf ihre Aufgaben zugreifen, Jobtickets aktualisieren oder schließen, relevante Anlageninformationen erfassen oder Checklisten befolgen und relevante Auftragsdaten wie das verwendete Material oder die für ein Jobticket genutzte Zeit verzeichnen. Ein echtes mobiles CMMS ist offline-fähig, damit Techniker auch dann auf Informationen zugreifen können, wenn sie nicht mit einem mobilen Netzwerk oder Wi-Fi verbunden sind.
Mobile Apps verbessern die Workflows und erleichtern den Zugriff auf Informationen, was die Effizienz und die Erfolgsquote bei der ersten Ausführung erhöht.
Zufriedenheit entsteht, wenn das Wesentliche messbar wird
CMMS-Software bietet eine breite Palette von Instandhaltungs-Dashboards und die Möglichkeit, Key Performance Indicators (KPIs) zu konfigurieren, um die Effektivität von Instandhaltungsprogrammen und Investitionen zu analysieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Instandhaltungsteams in der Lage sind, ihre Aktivitäten an strategischen Immobilienzielen auszurichten, wie z. B. der Senkung des Energieverbrauchs und der CO₂-Emissionen. Durch diese Ausrichtung sind Anlagen- und Instandhaltungsteams besser in der Lage, den Wert ihrer Aktivitäten für das Unternehmen aufzuzeigen.
Instandhaltungs-Dashboards stellen sicher, dass Ihre Teams ihre KPIs erfüllen, das Budget einhalten und die Arbeitsaufgaben erledigen.
Mehr Kosteneinsparungen durch proaktive Instandhaltung
Die reaktive Instandhaltung ist kostspielig, da sie nicht geplant ist und oft durch unerwartete Anlagenausfälle verursacht wird. Zeitabhängige Instandhaltungsarbeiten, die im Zusammenhang mit Garantien und Compliance-Anforderungen geplant werden, senken die Instandhaltungskosten erheblich, aber 40 % dieser Aktivitäten werden entweder zu früh oder zu spät durchgeführt. Ein CMMS ermöglicht den Instandhaltungsteams, Aufgaben basierend auf dem tatsächlichen Zustand und den Leistungsdaten von Anlagen einzuplanen – genau zum richtigen Zeitpunkt, um Ausfälle zu verhindern.
CMMS Vergleiche
CMMS-Lösungen konzentrieren sich auf Instandhaltungsaufgaben wie Terminplanung, Arbeitsauftragsverwaltungund Nachverfolgung von Wartungsausrüstung und Beständen. Hier ein Vergleich mit ähnlichen Systemen:
CMMS vs. EAM
In anlagenintensiven Branchen wie der Versorgungswirtschaft, dem verarbeitenden Gewerbe, der Automobilindustrie, dem Baugewerbe und dem Immobiliensektor machen Sachanlagen einen erheblichen Teil des Kapitals und der Investitionen von Unternehmen aus. Aus diesem Grund verwenden diese kritischen, anlagenintensiven Branchen in der Regel EAM (Enterprise Asset Management)-Software. EAM-Lösungen werden zur Verwaltung von Betriebs- und Einkaufskosten sowie zur Nachverfolgung der Anlagenbewertung und -leistung eingesetzt. Darüber hinaus müssen bei der Verwaltung und Instandhaltung der Anlagen strenge Arbeits-, Umwelt- und Sicherheitsvorschriften eingehalten werden. EAM-Lösungen unterstützen diese Ziele während des gesamten Lebenszyklus der Anlagen: von der Anschaffung, über die Installation, bis zur Entsorgung.
In den meisten Fällen entfallen mehr als 80% der Lebenszykluskosten auf den Betrieb (einschließlich Energieverbrauch) und die technische Instandhaltung von Anlagen. Ein CMMS wird eingesetzt, um die Kosten der technischen Instandhaltung wie ungeplante Ausfallzeiten und teure reaktive Instandhaltungsaufgaben zu reduzieren und gleichzeitig die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und die der Mitarbeiter zu erhöhen, sowie die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern.
CMMS vs. ERP
Eine ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung integriert primäre Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Lieferketten und unterstützt den abteilungsübergreifenden Datenfluss. ERP-Systeme decken jedoch in der Regel nicht die umfassenden Instandhaltungsaktivitäten ab, die für Einrichtungen und Anlagen erforderlich sind. Zu diesem Zweck ist ein CMMS (Computerized Maintenance Management System) unerlässlich, das auf die Verwaltung von Instandhaltungsaufgaben und Workflows spezialisiert ist.
Die Integration eines ERP-Systems, wie z.B. SAP ERP, in eine Immobilienlösung, die Funktionen für das Instandhaltungsmanagement umfasst, kann den Immobilienbetrieb erheblich rationalisieren und die Effizienz steigern. Durch die Kombination dieser Systeme können Sie funktionsübergreifende Workflows automatisieren, die Datengenauigkeit verbessern und einen umfassenden Einblick in Ihr Immobilienportfolio gewinnen. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Verwaltung von Finanzen, Instandhaltung und Raumnutzung und bietet einen ganzheitlichen Überblick, der eine bessere Entscheidungsfindung und betriebliche Exzellenz fördert.
Trends bei der CMMS- und KI-Integration
Durch die Integration von KI in ein CMMS ergeben sich bedeutende Trends:
- Vorausschauende Instandhaltung nutzt maschinelles Lernen (ML) zur Vorhersage von Anlageausfällen. Diese reduzieren wiederum Ausfallzeiten und Notfallwartungskostenund verkängern die Lebensdauer der Anlagen.
- Automatisierte Workflows rationalisieren Routineaufgaben wie die Nachbestellung von Beständen.Diese erhöhen die Effizienz und setzen Personalressourcen frei.
- Die vorausschauende Instandhaltung integriert generative KI in Lösungen, um datengesteuerte Handlungsvorschläge zu liefern. Diese werden aus der Analyse von Instandhaltungsdaten abgeleitet, um Ineffizienzen zu beseitigen.
- KI-gestütztes strategisches Anlagenmanagement ermöglicht eine bessere Verfolgung und Optimierung komplexer Anlagenökosysteme und verbessert die Gesamtleistung, das Lebenszyklusmanagement und die Ausrichtung auf die Immobilienziele.
Die ersten Schritte mit einem CMMS
Wenn Sie Ihre Betriebsabläufe mit CMMS-Software zukunftssicher gestalten möchten, lesen Sie unser Whitepaper und erfahren Sie, wie ein CMMS Sie dabei unterstützen kann, fundierte, schnelle und nachhaltige Entscheidungen zu treffen. Vereinbaren Sie eine persönliche Demo mit Planon, um die Grundlagen Schritt für Schritt erfolgreich umzusetzen.
Eine ganzheitliche Betrachtung kann Ihnen helfen, unnötige Instandhaltungsarbeiten zu vermeiden und die damit verbundenen Kosten zu senken. Durch die Kombination der CMMS-Funktionalitäten mit einem Integrated Workplace Management System (IWMS) können Sie Ihre Instandhaltungsstrategie mit Ihrer Immobilienstrategie, Initiativen zur Flächennutzung, Benutzerverhaltensanalysen und Nachhaltigkeitszielen verknüpfen.
Fallbeispiele
