Immobilien- und Facility-Management-Kosten machen in der Regel über 20% der Kosten eines Unternehmens aus. Integrierte Workplace Management Systeme (IWMS) sind Softwarelösungen, die es Führungskräften und Managern ermöglichen, diese Kosten deutlich zu senken und gleichzeitig die Produktivität im Unternehmen zu steigern.
Ein IWMS wird von einem Unternehmen verwendet, das nach mehr Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Kundenzufriedenheit in seinen Facility-Management-Prozessen sucht. Untersuchungen von Research & Markets zeigen, dass der Einsatz einer IWMS-Lösung zu einer Senkung der Instandhaltungskosten um 14%, einer Verbesserung des Arbeitsplatzmanagements um bis zu 40% und einer Steigerung der Effizienz der Anlagennutzung um 42% führt (IWMS Marketplace: IWMS-Plattformen, Software und Lösungen Marktausblick und Prognosen 2018 - 2023, 2018).
Integrated Workplace Management Systeme unterstützen typischerweise Geschäftsprozesse in den Bereichen
Wirkliche IWMS Software basiert auf einer zentralen Datenbank als Plattform, wo unterschiedliche Geschäftsprozesse aus allen Bereichen miteinander verbunden und integriert sind. Das gewährleistet qualitativ hochwertige Managementinformationen, vollständige Compliance sowie ein optimales Monitoring und eine effektive Kontrolle.
Konfigurationsfähigkeit innerhalb der Standardsoftware ist in vielen Fällen eine Schlüsselvoraussetzung für eine erfolgreiche und zukunftssichere IWMS-Implementierung. Auch bei den technischen Möglichkeiten für Konfigurationen gibt es sehr große Unterschiede bei den verschiedenen Anbietern. Sie sollten Ihre Anforderungen deshalb eingehend evaluieren.
Planon veranstaltete zusammen mit Susan Clarke, Principal Analyst bei Verdantix ein Webinar, das praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI einer IWMS-Implementierung liefert.
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Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareplattform für das Immobilien- und Facility Management, die integrierte Funktionen für Immobilienverwaltung, Raumplanung, Anlagen und Wartung, integrierte Dienstleistungen und Nachhaltigkeit kombiniert.
Mehr lesenDie Facility Management- und Immobilienstrategie einer Organisation bestimmt den Umfang, die Funktionalitäten und die Prozesse, die durch das IWMS System unterstützt werden müssen.
Ihre Strategie ist das Outsourcing von FM-Dienstleistungen? Dann sind Prozesse, wie SLA- und Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Performance Monitoring, Kundenzufriedenheitsumfragen und Prozessintegration für Sie relevant. Sie möchten Ihr Immobilienportfolio konsolidieren? Dann werden Prozesse, wie Portfoliomanagement, Mietvertragsmanagement, Strategische Flächenplanung, Szenarioplanung und Transaktionsmanagement eine Schlüsselrolle in Ihrem IWMS spielen. Sie möchten den Mehrwert für Ihr Kerngeschäft verbessern? Prozesse, wie effizientes Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Raumbuchungs-Services, Helpdesk-Unterstützung und Self-Service-Prozesse werden Ihnen unmittelbar dabei helfen. Sie konzentrieren sich auf Business Continuity, Compliance und Betreiberverantwortung? Geplante Instandhaltung bzw. Wartungsplanung, Instandsetzung, Health & Safety-Prozeduren, Sicherheitsmanagement, eine regelkonforme Verwaltung und ein umfassendes Berichtswesen unterstützen Sie, Ihre Ziele zu erreichen. Ist unternehmensweite Nachhaltigkeit Teil ihrer Strategie? Dann sind für Sie Prozesse relevant, wie Energie-Monitoring bzw. Energie-Controlling, Abfallmanagement, Berichte zu -Emissionen, DGNB-, BREEAM- oder LEED-Zertifizierungen und Projektmanagement.
Neben Prozessen und Workflows ist es außerordentlich wichtig, den benötigten Output, die Berichte, KPI’s und Management-Informationen zu verstehen, die aus der IWMS Lösung gewonnen werden sollen und bei der Auswahl genau zu prüfen, ob diese Anforderungen vom IWMS Ihrer Wahl auch erfüllt werden.
Für globale, multinationale Organisationen, die in mehreren Ländern und auf mehreren Kontinenten tätig sind, beinhalten die Anforderungen an ein IWMS typischerweise Aspekte, wie die Unterstützung von Mehrsprachigkeit, verschiedenen Währungen, Zeitzonen und Maßzahlen (z.B. Flächenmaße). Die Praxis zeigt, dass diese Organisationen dazu tendieren, eine zentralisierte Standardisierung mit der Möglichkeit für lokale Anpassungen zu kombinieren. Multinationale Organisationen und FM-Dienstleister sollten die Erfüllung dieser Anforderungen eingehend prüfen, wenn sie eine IWMS Lösung auswählen.
Sehen Sie sich das Webinar "Implementing a global IWMS" an, um mehr über die Implementierung eines IWMS zu erfahren.
Jede Organisation, die mit der Einführung einer IWMS Software beginnt, erwartet heute eine schnelle Implementierung, schnelle Ergebnisse und möchte bestmöglich von der Erfahrung profitieren, die auf dem Markt verfügbar ist. Einige IWMS Anbieter haben diesen veränderten Anforderungen Rechnung getragen und Best-Practice-Lösungen entwickelt, die auf den Erfahrungen aus vielen Implementierungen beruhen und Marktstandards entsprechen, wie IPD, BOMA, CEN, ISO, DIN oder auch DGNB, LEED und BREEAM. Dadurch haben Organisationen die Möglichkeit, die Implementierungszeit zu verkürzen und schnellstmöglich von der IWMS Lösung zu profitieren. Die Anbieter haben so die Möglichkeit, sich mit diesen Best Practices vom Wettbewerb zu differenzieren und die eigene Erfahrung zu nutzen, um ihren Kunden einen messbaren Mehrwert zu bieten.
Eine IWMS Lösung ist normalerweise an verschiedene andere IT Lösungen angebunden, wie Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Gebäudeleittechnik Systeme (GLT) oder digitale Zähler. ERP-Systeme, wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder MACH enthalten Daten, die auch für Facility- und Real Estate Management-Prozesse von Bedeutung sind. Kostenstellen, Budgets, Rechnungen oder Lieferantendaten sind Beispiele für Daten, die regelmäßig zwischen dem ERP- und dem IWMS ausgetauscht werden. HR-Systeme liefern Personendaten, die GLT sendet technische Daten und digitale Zähler übertragen online Energieverbrauchsdaten an das IWMS. In den meisten Fällen ist dieser Datenaustausch bidirektional. Das IWMS sendet bspw. Informationen zur Kostenumlage an das ERP oder aktualisiert Raum- und Telefondaten im HR-System. Neben dem Datenaustausch unterstützen heutige Technologien, wie Service Orientierte Architektur (SOA), sogar eine Echtzeit-Prozessintegration zwischen Software-Systemen. IWMS Anbieter bieten verschiedene Lösungen dafür an, entweder auf Basis von spezifischen Programmierungen oder über die Konfiguration von Webservices innerhalb der Standard-Software.
Wenn Sie Ihr Immobilienportfolio, dessen Wert, Flächen, Belegung, Wartungsplanung, Mietverträge, Dienstleister, SLA’s etc. nicht genau kennen, birgt das ein enormes Risiko in Bezug auf Kosten, Compliance, Betreiberverantwortung und Business Continuity. Mit einer guten IWMS Lösung bekommen Sie Transparenz in allen relevanten Aspekten, weil es ein zentrales, standardisiertes und strukturiertes Daten-Repository für all Ihre Prozesse bietet. Sie wissen exakt, wie viel Fläche für künftiges Wachstum noch zur Verfügung steht, Sie kennen die Flächenverteilung, um Reinigungsverträge optimal zu gestalten, Sie wissen rechtzeitig, wann Mietverträge auslaufen und wann die nächste Wartung ansteht. Mit dieser Art von Informationen behalten Facility- und Real Estate Manager die Kontrolle über ihr Portfolio.
Oft sieht es so aus, als wären die Facilities, Büroflächen, Besprechungsräume und Arbeitsplätze gut ausgelastet. Die Praxis zeigt jedoch, dass der Auslastungsgrad durchschnittlich bei nur 50% bis 60 % liegt. IWMS Software beinhaltet Werkzeuge, mit denen Sie die Auslastung messen und analysieren können, um die effektive Nutzung und somit den Wert für Ihre Organisation zu verbessern. Darüber hinaus haben Sie sogar die Möglichkeit, nicht oder schlecht genutzte Facilities und Flächen zu beseitigen oder deren Nutzung zu ändern.
Da IWMS Ihre Geschäftsprozesse unterstützt, können Sie die Performance dieser Prozesse auf einfache Art und Weise analysieren und letztendlich die Effizienz steigern sowie die Output-Qualität erhöhen. Identifizieren Sie Engpässe, Ineffzienz, übermäßigen Zeitaufwand, überschrittene Budgets oder andere Parameter, die sich auf Ihr Geschäft auswirken. Mit IWMS können Sie diese Prozesse kontinuierlich verbessern und benchmarken, um die Effizienz und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Compliance, Betreiberverantwortung, Richtlinien und Gesetze haben eine immer stärkere Auswirkung auf Prozesse im Facility- und Immobilienmanagement. Health & Safety, Instandhaltung, Sicherheit, Nachhaltigkeit oder die Bilanzierung von Leasing sind nur einige Beispiele für Bereiche, in denen der Bedarf an regelkonformen Prozessen mit entsprechendem Berichtswesen immer mehr zunimmt. Eine strukturierte Verwaltung und Dokumentation muss hier gewährleistet sein, um im Falle von Prüfungen oder Störfällen nachweisen zu können, dass man der Betreiberverantwortung nachgekommen ist. Ist der Nachweis nicht möglich, kann das erhebliche rechtliche Konsequenzen für das Management nach sich ziehen. Ein IWMS bietet die Funktionalitäten, Werkzeuge und Strukturen, um im Facility- und Real Estate-Bereich die notwendige Compliance sicherzustellen.
In der heutigen Geschäftswelt ist es enorm wichtig, die richtigen Entscheidungen schnell zu treffen. Fusionen, Übernahmen, Reorganisationen, Budgetbeschränkungen etc. erhöhen entsprechend den Druck auf Facility und Real Estate Manager. Und das erhöht auch den Bedarf an zuverlässigen und umfassenden Management-Informationen, um den Prozess der Entscheidungsfindung zu unterstützen. IWMS unterstützt sowohl operative, taktische als auch strategische Entscheidungsprozesse durch Berichte, Analysen, Dashboards und Benchmarks. Neben Standard-Berichten bieten IWMS Lösungen Organisationen auch die Möglichkeit, spezifische Reports oder Analysen zu erstellen, die auf historischen Daten und Zukunftsprognosen basieren.
Aus der finanziellen Perspektive schließen die aufgeführten Vorteile auch mit ein, dass direkt oder indirekt Kosten eingespart oder vermieden bzw. Ertragssteigerungen erzielt werden können. Eine allgemeine Quantifizierung der monetären Vorteile ist nur schwierig möglich, da die Rahmenbedingungen und die Ausgangssituation natürlich in jeder Organisation anders sind. Gartner veröffentlichte eine Analyse zu IWMS-Einsparungen, in der 10-15% Kostenreduzierung im Raum durch effektives und effizientes Management, 5-8% Kosteneinsparungen durch Prozessverbesserungen und besseres Contracting und 5-8% Einsparungen bei den Mietkosten durch professionelle Mietverwaltung angegeben wurden. Weitere Forschungsergebnisse beruhen auf Einsparungen von 10-20% im Immobilien- und Anlagenbetrieb durch Transparenz und Kontrolle von Daten und Informationen. (Gartner, Market Guide 2016)
Vor der Auswahl und Implementierung einer IWMS Lösung ist es ratsam, einen Business Case zu rechnen, der interne und externe Kosten sowie den quantitativen und qualitativen Nutzen aus zumindest einer 5 Jahres-Perspektive enthält. In vielen Fällen stellen die Kosten für IWMS nur einen kleineren Teil der nötigen Gesamtinvestition dar. Datenerfassung, Change Management, interne Kosten, die IT-Infrastruktur und das Projektmanagement sollten in die Kalkulation mit einbezogen werden. Auch spezifische Programmierungen oder Integrationen können erhebliche Auswirkungen auf die Total Costs of Ownership (TCO) haben. Je nach Anbieter und gewählter Lösung sind die Unterschiede dabei sehr groß.
Das IWMS Bereitstellungs- und Nutzungmodell gehört ebenfalls zu einem Business Case: wird die IWMS Lösung innerhalb der Organisation installiert oder durch einen Anbieter gehostet? Wird das Application Management intern gemacht oder wird es an den Anbieter outgesourct? Diese Entscheidungen wirken sich sowohl auf die Kosten als auch den Nutzen der IWMS Lösung aus.
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