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ERP versus IWMS: Kennen Sie die Unterschiede?

Bei vielen Organisationen entfallen über 20 % der Gesamtausgaben auf das Facility- und Real-Estate-Management. Durch Automatisierungsmaßnahmen soll den Managern ermöglicht werden, die Kosten wesentlich zu senken und zugleich die Produktivität der Organisation zu steigern. Die Integration von Daten und Prozessen ist für Organisationen der einzige Weg, ihre Kernaktivitäten gut unter Kontrolle zu bekommen. Um das zu erreichen, können Organisationen verschiedene Arten von Softwarelösungen nutzen, darunter ERP- und IWMS-Lösungen. Aber was für Systeme sind ERP und IWMS? Und welche Stärken und Schwächen haben sie?

ERP-Software und IWMS: eine Definition

Enterprise Resource Planning-Software (ERP) ist bei vielen Organisationen der Eckpfeiler der IT-Infrastruktur. Diese Art von Lösungen ermöglicht es, die Kernaktivitäten der Organisation mit einem kohärenten System integrierter Softwarelösungen zu verwalten. ERP-Systeme sind ausgesprochen leistungsstark und vermitteln einen Einblick in die vitalen Teile der Organisation, wie Einkauf, Logistik und Human Resources.

Unter der weltweit gängigen Bezeichnung Integrated Workplace Management System (IWMS) – in Deutschland auch synonym als Computer Aided Facility Management, kurz CAFM bezeichnet - werden Softwarelösungen vertrieben, die Prozesse des Facility- und Real-Estate-Managements unterstützen. Lösungen dieser Art liefern zuverlässige Managementinformationen, überwachen die Einhaltung der Gesetze und Rechtsvorschriften und vermitteln dank Echtzeit-Monitoring optimale Einblicke. IWMS-Lösungen integrieren fünf wichtige Funktionsdomänen:

  • Real Estate and Lease Management
  • Facility and Space Management
  • Asset & Maintenance Management
  • Project Management
  • Environmental Sustainability

Stärken und Schwächen

ERP- und IWMS-Lösungskonzepte streben gleichermaßen Kostensenkung, Integration von Geschäftsprozessen und Effizienz-Erhöhung bei diesen Prozessen an. Beide sind in ihren spezifischen Einsatzbereichen unschlagbar, und beide haben Stärken und Schwächen.

Während ein ERP-System auf die Unterstützung der Kernaktivitäten der Organisation fokussiert, soll eine IWMS-Lösung vor allem Prozesse des Facility-Managements (FM) und des Real-Estate-Managements (RE) unterstützen. Wenn Sie die Funktionalität eines ERP-Systems auch zur Unterstützung sekundärer Unternehmensprozesse einsetzen, brauchen Sie nur einmalig in Software zu investieren. So ist sichergestellt, dass Daten (in den meisten Fällen) nur einmalig und an einem zentralen Ort gespeichert werden müssen, die Prozesse integriert sind und die Berichterstattung über diese Prozesse unterstützt wird. Aber ist ein ERP-System dieser Aufgabe überhaupt gewachsen?

Da der Fokus von ERP-Systemen auf dem primären Prozess liegt – und nicht auf FM- oder RE-Prozessen – können möglicherweise grundlegende Funktionen für die Unterstützung sekundärer Unternehmensprozesse fehlen. Abgesehen davon, dass ERP-Lösungen oft viel spezifische Programmierung beinhalten, wodurch das Release-Management schnell zu einer kostspieligen Angelegenheit wird, entstehen für die Organisationen Risiken hinsichtlich der Kontinuität ihrer Kernaktivitäten, wenn sie ihr ERP-System zur Unterstützung sowohl der Kernaktivitäten als auch der sekundären Geschäftsprozesse einsetzen. Dies gilt umso mehr, da viele primäre Prozesse von diesem System abhängen, die Kontinuität also von entscheidender Bedeutung ist.

Eine spezialisierte IWMS-Lösung wird oft eingesetzt, um Transparenz in Prozessen rund um das Facility- und Real-Estate-Management zu erhalten und um Aufgaben auszuführen, die von ERP-Lösungen nicht ausreichend oder überhaupt nicht unterstützt werden können. IWMS-Lösungen werden dank ihres einfachen Charakters, ihres Benutzungskomforts und der Anpassbarkeit an die Wünsche und Bedürfnisse der spezifischen Zielgruppe schneller und einfacher akzeptiert. Außerdem sind sie in der Regel günstiger in der Anschaffung, während die Implementierung schneller und risikoärmer verläuft. Allerdings unterstützen IWMS-Lösungen ausschließlich Geschäftsprozesse des Facility- und Real-Estate-Managements.

Freund oder Feind?

Es gibt keine eindeutige Antwort auf die Frage, welche Lösung die beste ist. Dies hängt vom Organisationstyp, den Wünschen hinsichtlich des Lösungskonzepts und der ins Auge gefassten Zielsetzungen ab. Damit ich Ihnen bei Ihrer Entscheidung behilflich sein kann, erzähle ich Ihnen in meinem nächsten Blog gern mehr darüber, was Sie in Betracht ziehen sollten.

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Über den Autor

Jos Knops | Director Global Product Marketing

Jos arbeitet seit 25 Jahren in der internationalen IWMS/CAFM-Branche in verschiedenen Positionen, darunter Forschung und Entwicklung, Beratung, Vertrieb und Marketing. Er hat Bachelor-Abschlüsse in Architektur und IT. Jos begann 2005 bei Planon und ist verantwortlich für das globale Produktmarketing, einschließlich Produktpositionierung und Markteinführungsstrategien. Als aktiver Teilnehmer in vielen lokalen und globalen Netzwerken ist Jos leidenschaftlich daran interessiert, das Potenzial von IWMS-Lösungen zu erforschen, um Kunden bei er Erreichung ihrer Geschäftszielen zu unterstützen.

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