Office Manager UK (Part-time)

Office Manager UK (Part-time)

At Planon, our office is more than a workspace. It’s where collaboration, innovation, and teamwork come together. As our part-time Office Manager (max. 28 hours/week), you’ll be the anchor for our UK team, ensuring operations run seamlessly and that everyone, from colleagues to visitors, feels supported and welcome.

In this role, you will:

  • Provide seamless administrative support: manage meeting requests, set up conference calls, handle correspondence, scanning, filing, and mail distribution.
  • Welcome and assist visitors and clients: act as the first point of contact and ensure a professional, friendly experience.
  • Coordinate office operations and facilities: oversee maintenance, repairs, office equipment, supplies, fleet & phone management, and liaise with building security or managing agents.
  • Organize staff events and support HR initiatives: plan celebrations, onboarding activities, and business update meetings.
  • Support Finance and research tasks: assist with invoice scanning, compile data, and conduct research as needed.
  • Maintain Health & Safety and compliance: handle risk assessments, audits, and ensure office compliance with regulations.

Das bringst du mit

We’re looking for an Office Manager who keeps the office running like clockwork and supports the team with a proactive, hands-on approach.

  • Strong verbal and written English skills to engage effectively with colleagues, clients, and visitors.
  • Able to prioritise tasks and ensure smooth daily operations.
  • Comfortable adjusting to changing work demands and priorities.
  • Confident with Microsoft Office, general office tools, and equipment.
  • Knowledge of UK regulations and practical office compliance.
  • Collaborative across teams and living in the Brighton area.

Wir bieten dir

A healthy work-life balance and the possibility of working hybrid. We encourage a collaborative and learning work environment, which is why we offer constant learning and meaningful training opportunities. In addition, we offer challenging projects with world-leading clients and extraordinary experiences. For this role we offer the following benefits package.

Join us on our journey to become the recognised world leader in Smart Sustainable Building Management software solutions. How we do this? By putting our people at the heart of our company and creating an inspiring and safe environment that allows all of us to work, learn, liveand play.

Planon is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to any characteristic protected by applicable law.

Do you love building connections? So do we! Apply now.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ein Unternehmen ist nur so stark wie seine Mitarbeitenden. Unsere vielfältige Belegschaft ist das Herzstück von Planon und der Schlüssel zu unserem gemeinsamen Erfolg. Ob beim Feiern großer und kleiner Erfolge oder durch flexible Arbeitsmodelle wie das Arbeiten von zu Hause – eine starke Unternehmenskultur hat für uns höchste Priorität. Freude, Engagement und ein positives Miteinander sind fest in unserer Arbeitsweise verankert. Sie tragen nicht nur zu unserem Erfolg bei, sondern stärken auch unsere Motivation und Widerstandskraft.

Entscheidend für die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden ist die Aufrechterhaltung einer kontinuierlichen Lernkultur. Aus diesem Grund haben wir die Planon Academy ins Leben gerufen. Wir regen unsere Mitarbeitenden dazu an, Eigenverantwortung zu zeigen, ihr persönliches Wachstum zu fördern und ihr Karrierepotenzial auszuschöpfen, indem wir eine Reihe von Unterstützungsmaßnahmen und Tools einsetzen.

Unsere Führungskräfte spielen eine sehr wichtige Rolle bei der Förderung von Talenten und der beruflichen Entwicklung unserer Mitarbeitenden. Um sie in ihrer Rolle zu unterstützen, bieten wir ein spezielles Lernprogramm für Führungskräfte an.

Mit unserem „Healthy Hybrid Workplace“-Modell bieten wir dir die Freiheit, deine Arbeitsweise flexibel zu gestalten – im Büro oder im Homeoffice. Du hast die Möglichkeit, eigenverantwortlich und nachhaltig zu entscheiden, was für dich am besten funktioniert. Wir schätzen die Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit im Büro, erkennen aber ebenso die Chancen an, die das Arbeiten von zu Hause bietet. Dein Wohlbefinden steht dabei stets im Mittelpunkt.

Unser Bewerbungsprozess besteht aus fünf Schritten:

  1. Einführungsgespräch mit einem Personalvermittler
  2. Erstes Vorstellungsgespräch
  3. Bewertung
  4. Zweites Vorstellungsgespräch
  5. Angebot

Erfahre mehr über unseren Bewerbungsprozess.

Zum einen erhältst du ein attraktives Gehalts- und Leistungspaket. Zum anderen profitieren unsere Mitarbeitenden von einer gesunden Work-Life-Balance und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Erfahre mehr über die Leistungen an deinem Standort.

Neben der Entwicklung intelligenter, nachhaltiger Gebäudemanagement-Software, die unsere Kunden auf ihrem Weg zu Netto-Null-Gebäuden unterstützt, investieren wir in die Verbesserung der Nachhaltigkeit unserer eigenen Betriebsabläufe.

Bei unseren täglichen Aktivitäten halten wir uns an nachhaltige Geschäftspraktiken. Diese Praktiken sind in unseren Unternehmenswerten und -standards verankert, die auf verschiedene Weise umgesetzt werden. Die Ziele der Vereinten Nationen für nachhaltige Entwicklung spielen bei unserer Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle, und streben eine Berichterstattung nach CSRD und GHG-Protokoll an.

Erfahre mehr über die Nachhaltigkeitsstrategie von Planon.

Wir legen Wert auf eine Arbeitskultur, die niemanden ausschließt. DEIB (Diversity, Equity, Inclusion & Belonging) ist für unser Unternehmen unverzichtbar und der Schlüssel zur Entfaltung des maximalen Potenzials unserer Mitarbeitenden und Teams. Bei allem, was wir tun, ist es unser Ziel, Barrieren abzubauen und Verbindungen zu schaffen. Wir legen Wert auf Vielfalt bei unseren Mitarbeitenden, Neueinstellungen, im Management und in der Führung. Wir rekrutieren, beschäftigen und befördern unsere Kollegen auf der Grundlage ihrer Qualitäten und Fähigkeiten und diskriminieren sie in keiner Weise.

Auch die interne Weiterbildung spielt in unserem DEIB-Programm eine große Rolle, mit internen Kursen und regelmäßigen Workshops, zum Beispiel zu Themen wie Einstellungsmanagement, Überwindung von Vorurteilen und interkulturelle Kompetenz. Aufgrund des globalen Charakters unserer Organisation und unserer Kollegen legen wir besonderen Wert auf diese Kompetenzen.

Planon hat Niederlassungen in 16 Ländern. Der Hauptsitz befindet sich in Nijmegen, Niederlande.

Du kannst gerne hier eine Initiativbewerbung einreichen. Wir werden uns so schnell wie möglich mit dir in Verbindung setzen.

Schneider Electric ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Industrietechnologie, das weltweit führendes Know-how in den Bereichen Elektrifizierung, Automatisierung und Digitalisierung für intelligente Industrien, widerstandsfähige Infrastrukturen, zukunftssichere Rechenzentren, intelligente Gebäude und intuitive Wohnungen bereitstellt.

Bei Schneider Electric und Planon gestalten wir gemeinsam die Zukunft. Als neuer Kollege oder neue Kollegin wirst du Teil einer Partnerschaft, die die Möglichkeiten intelligenter Gebäude neu definiert. Unsere Lösungen schließen die Lücke zwischen Gebäudesystemen (OT) und Geschäftsprozessen (IT) und wandeln Daten in klare, umsetzbare Erkenntnisse um. Hier kommst du ins Spiel, indem du unsere Kunden dabei unterstützt, Gebäude zu schaffen, die Innovation, betriebliche Effizienz und Nachhaltigkeit fördern.

Gemeinsam befähigen wir unsere Kunden, eine Führungsrolle zu übernehmen und zu inspirieren, indem wir Räume schaffen, die effizient und optimiert sind und sich positiv auf das Leben der Nutzenden und unseren Planeten auswirken.

Dies sind die Schritte unseres Onboarding-Prozesses:

  1. Du erhaltest ein Begrüßungsschreiben mit Informationen zu deinem ersten Arbeitstag.
  2. Deiner Vorgesetzter wird dich an deinem ersten Tag begrüßen und dir das Büro zeigen.
  3. Du holst deinen Laptop und andere Arbeitsmittel bei der IT-Abteilung ab und besuchst die Personalabteilung, um die administrativen Formalitäten abzuschließen.
  4. Du absolvierst den dreitägigen Online-Einführungskurs der Planon Academy.
  5. Nach deiner Probezeit bespricht deiner Vorgesetzter mit dir die Fortsetzung des Arbeitsvertrags.

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