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Keine Übersicht, keine Kontrolle, keine Dokumentation und keine Argumente, um neue Budgets sicherzustellen. Darum geht es, kurz zusammengefasst, wenn Sie als Facility-, Anlagen- oder Instandhaltungsmanager keinen Überblick über die Anzahl der Betriebsmittel und deren Qualität haben. In diesem Blog werden sieben häufig vorkommende Probleme beschrieben, die ein solides Asset- und Instandhaltungsmanagement verhindern kann.
1. Höhere Kosten
Aufgrund eines fehlenden Einblicks in vorhandene Betriebsmittel, auch Assets genannt, ist in Unternehmen häufig nicht bekannt, in welchem Zustand die Betriebsmittel sind, die sie besitzen. Daher ist unklar, ob eine Wartung erforderlich oder ein Austausch preisgünstiger ist. Wenn Betriebsmittel tatsächlich kaputtgehen, müssen sie selbstverständlich repariert werden. Das kann einen direkten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben, weil dadurch Teile der Betriebsführung zum Erliegen kommen können. Ein echter Albtraum für jeden Facility-, Anlagen- oder Instandhaltungsmanager. Im Gegensatz zu einer vorbeugenden Wartung und Instandhaltung verursacht die reaktive Instandhaltung bzw. Instandsetzung höhere Kosten, weil erst gehandelt wird, wenn es eigentlich zu spät ist.
2. Betreiberverantwortung
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßige Wartungsarbeiten durchzuführen und können zur Zahlung eines Bußgelds verpflichtet werden, wenn sie nicht beweisen können, dass sie das getan haben. Wenn eine klare Übersicht fehlt, wissen Sie nicht, welche Betriebsmittel Sie besitzen und welche geprüft werden müssen. Die Dokumentation der durchgeführten Wartung muss in Ordnung sein, da das Unternehmen haftbar gemacht werden kann, wenn es zu einem Unfall kommen sollte.
3. Erhöhte Risiken
Schlechte Wartung birgt gewisse Risiken. Denken Sie beispielsweise an eine mangelhafte Wartung von Klimaanlagen oder der Wasserversorgung, was einen negativen Effekt auf die Gesundheit der Benutzer eines Raums haben kann. Auch das Instandhaltungspersonal ist dann gefährdet: Die Wartung einiger Geräte erfordert beispielsweise besondere Vorsichtsmaßnahmen, Spezialkleidung oder -werkzeug. Ohne ein solides Anlagenmanagement ist nicht deutlich, welche Vorsorgemaßnahmen getroffen werden müssen, sodass es bei Wartungsarbeiten zu gefährlichen Situationen kommen kann.
4. Erschwerte Verhandlung mit Lieferanten
Die Verhandlungen mit Lieferanten bei der Beschaffung von Betriebsmitteln wird schwieriger, wenn man keine Kenntnisse über die Performance der bereits im Unternehmen vorhandenen Betriebsmittel besitzt. Denn Sie wissen beispielsweise nicht, welchen Wert die Assets haben und welche Rahmenbedingungen Sie für Lieferanten stellen können. Außerdem wird die Instandhaltung der vorhandenen Betriebsmittel häufig ausgelagert. Ohne Überblick über die Zahlen und den Zustand der Betriebsmittel es jedoch unmöglich, zuverlässige Angebote einzuholen, da die Dienstleister, die die Instandhaltung durchführen, nicht einschätzen können, mit wie viel Arbeit sie rechnen müssen.
5. Schwierige Budgetierung
Eine fehlende Übersicht sorgt auch in finanzieller Hinsicht für Schwierigkeiten. Welches Instandhaltungsbudget beantragen Sie beispielsweise, wenn Sie nicht wissen, wie viele Betriebsmittel es gibt, in welchem Zustand sie sind und welche ersetzt werden müssen? Bei entsprechenden Budgetverhandlungen müssen Sie Ihre Anträge mit Beweisen stützen können. Außerdem werden die Verhandlungen mit dem Management über das Investitionsbudget mit einem solchen Beweis einfacher. Denken Sie etwa an Angaben zur Lebensdauer oder den (zu hohen) Energieverbrauch.
6. Unzufriendene Mitarbeiter
Die Mitarbeiter im Kerngeschäft werden sich regelmäßig beklagen, wenn es häufig Probleme mit Betriebsmitteln gibt. Zum Beispiel, wenn durch Wartungsrückstand ein ungesundes Raumklima entstanden oder der Aufzug häufig defekt ist. Das kann mit einer guten Servicestrategie umgehend verbessert werden, indem Betriebsmittel besser gewartet und gezielte Maßnahmen ergriffen werden, wenn es häufig zu Problemen kommt. Dann sind Ihre Kunden - die Mitarbeiter - nicht nur zufriedener, sondern auch deutlich produktiver.
7. Diebstahl
Wenn Sie nicht wissen, wie viele Betriebsmittel Ihr Unternehmen besitzt, vermissen Sie auch keine, wenn sie verloren gehen. Es kümmert sich niemand darum. In dem Fall muss Ihr Unternehmen neu investieren, sodass unnötig zusätzliche Kosten entstehen.
Diese sieben Probleme verdeutlichen, wie wichtig ein Überblick über die Zahl der Betriebsmittel und deren Qualität ist. Anlagenmanagement ist eine gute Basis, um in diesem Bereich mehr Kontrolle zu bekommen.