Glossar
IWMS | Integrated Workplace Management System
Begriffsdefinition, Best Practices und Empfehlungen zu IWMS (Integrated Workplace Management System)
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Wenn Sie diesen Blog lesen, sind Sie wahrscheinlich ein Experte im Bereich Betrieb, Facilities, Arbeitsplatzmanagement, IT oder Personalwesen und denken über die Einführung eines Integrated Workplace Management System (IWMS) oder eines Computer Aided Facilities Management System (CAFM) in Ihrem Unternehmen nach.
Vielleicht haben Sie bereits Erfahrung mit der Implementierung ähnlicher Unternehmenssoftware, die nicht so gut verlaufen ist. Vielleicht hatten Sie aber auch Glück und alles ging glatt!
Unabhängig davon, ob Sie ein absoluter Neuling oder erfahren in Sachen Implementierung sind, haben Sie wahrscheinlich dieselben Bedenken und möchten sicherstellen, dass Ihre Implementierung erfolgreich verläuft. Es ist wichtig, gut vorbereitet zu sein und die bewährten Methoden zu kennen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt ein Erfolg wird.
Wir möchten unsere umfangreiche Erfahrung bei der Implementierung an Hunderten von Kundenstandorten weltweit mit Ihnen teilen und die größten Herausforderungen erörtern, mit denen Unternehmen bei der IWMS-Implementierung konfrontiert sind. Wir gehen wir sowohl auf personelle als auch auf technische Herausforderungen ein und geben Ihnen Ratschläge für eine erfolgreiche Umsetzung.
Menschen: der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung
Obwohl die Implementierung einer komplexen Softwarelösung wie eines IWMS eher nach einem technischen Prozess als nach einem menschlichen Unterfangen klingt, stehen zu Beginn des Projekts verschiedene personelle Herausforderungen im Vordergrund. Schließlich integriert die Software Geschäftsprozesse, an denen verschiedene Bereiche innerhalb des Unternehmens beteiligt sind, was eine umfassende Abstimmung und Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Beteiligten erfordert. Im Folgenden gehen wir auf die häufigsten personalbezogenen Herausforderungen ein.
Personelle Herausforderung Nr. 1: Das Projektteam auswählen
Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter für Ihr Projektteam ist entscheidend für eine erfolgreiche IWMS-Implementierung. Seien Sie sich bewusst, dass sich der Grad der Beteiligung der einzelnen Mitarbeiter in den verschiedenen Phasen des Projekts ändern wird. Während des gesamten Prozesses müssen Entscheidungen getroffen werden. Personen mit Entscheidungsbefugnis müssen also bei Bedarf zur Verfügung stehen, um höhere Projektkosten zu vermeiden. Auf der anderen Seite kann ein großes Team es schwieriger machen, schnelle Entscheidungen zu treffen. Überlegen Sie sorgfältig, wie das Projektteam zusammengesetzt sein soll, und stellen Sie sicher, dass alle Abteilungen ausreichend eingebunden und informiert sind.
Personelle Herausforderung Nr. 2: Schlüsselfunktionen zuweisen
Um Verzögerungen zu vermeiden, ist es wichtig, dass es einen aktiven Projektsponsor gibt, der sich für das Projekt einsetzt und die allgemeine strategische Richtung vorgibt. Ein engagierter Projektsponsor kann rechtzeitig wichtige Entscheidungen treffen, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, und trägt dazu bei, die Motivation des Teams hochzuhalten.
Sie müssen also einen engagierten Projektmanager beauftragen, der dafür sorgt, dass die richtigen Fachleute zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen und dass alle Beteiligten über den Projektumfang informiert sind. Es ist üblich, dass eine einzelne Person mehr als eine Funktion ausübt.
Außerdem raten wir unseren Kunden, einen eigenen Systemadministrator einzusetzen. Dies muss nicht unbedingt eine Person aus dem IT-Team sein, aber es sollte jemand sein, der den Geschäftswert eines IWMS versteht. Häufig handelt es sich dabei um ein Mitglied des Facility Management- oder Immobilienteams. Der Systemadministrator ist an der Entscheidungsfindung beteiligt, weiß, welche Entscheidungen getroffen wurden, und versteht, wie die Softwarekonfiguriert wurde. Er wird von Anfang an in die Umsetzung einbezogen und gehören zu der ersten kleinen Gruppe, die in der Nutzung der Software geschult wird. Diese erste Gruppe kann nach der Implementierung eine größere Gruppe schulen. Dieser „Train-the-Trainer“-Ansatz spart nicht nur Geld, da Sie interne Ressourcen für die Schulung nutzen können, sondern fördert auch die Akzeptanz des Systems in Ihrem Unternehmen. Dies ist für den langfristigen Erfolg der Implementierung von großer Bedeutung.
Personelle Herausforderung Nr. 3: Den Projektumfang festlegen
Eine erfolgreiche Implementierung hängt von einer guten Vorbereitung mit einem klar umrissenen Projektumfang ab. Wahrscheinlich haben Sie bereits bei der Suche nach einem Anbieter damit begonnen, den Umfang zu definieren. Sobald Sie einen Anbieter gefunden haben, beschreiben Sie die Anforderungen und Erwartungen im Detail, damit sowohl Sie, Ihr Projektteam als auch der Anbieter wissen, was sie von der Software und der Implementierung erwarten können.
Der Projektumfang muss von allen Beteiligten verstanden werden. Wenn zum Beispiel das Projektteam, das die Software implementiert, nicht am Kaufprozess beteiligt war, stellt die Implementierung eine größere Herausforderung dar.
Vor Kurzem haben wir an einem Projekt gearbeitet, bei dem ein leitender Mitarbeiter des Kundenteams mehrere zusätzliche Anforderungen zurückgestellt hat, die während der Implementierung aufkamen, aber nicht zum ursprünglichen Projektumfang gehörten. Seine weisen Worte waren: „Wir dürfen nicht den zweiten Schritt vor dem ersten tun.“ Anders ausgedrückt: Beginnen Sie immer mit den Grundlagen und verschieben Sie zusätzliche Anforderungen in die nächste Entwicklungsphase.
Technische Herausforderungen
Wie Sie mit bestehenden Daten umgehen und das IWMS in Ihr Tech Stack integrieren, ist nicht immer so einfach, wie es zu Beginn scheint.
Technische Herausforderung Nr. 1: In Ihr bestehendes Tech Stack integrieren
Der wichtigste technische Aspekt eines IWMS ist die Integration in Ihr Tech Stack. Damit die Software den versprochenen Nutzen bringt, muss diese mit anderen Softwarelösungen integriert werden. Wenn die Implementierung „isoliert“ erfolgt, führt dies zu einem mangelnden Datenaustausch und einer suboptimalen Nutzung der Software.
Zeigen Sie alle Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen auf und machen Sie sich klar, wie alles zusammenpassen soll – zum Beispiel durch APIs oder automatisch ausgelöste Datei-Uploads? In manchen Fällen kann die manuelle Dateneingabe sogar die bequemste Option sein.
Nahezu jedes Integrated Workplace Management System ist mit verschiedenen anderen IT-Anwendungen verknüpft, z. B. Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Building Management Systems (BMS) oder Smart Meters. Wahrscheinlich werden mehrere Drittparteien an der Integration beteiligt sein. Die Abstimmung zwischen den verschiedenen internen und externen Parteien und Systemen ist daher ein entscheidender Teil des Projekts. Kunden zögern oft, Dritte eng einzubinden, wenn es um die Implementierung von Softwarelösungen geht. Ihr Drittanbieter kann Sie jedoch in jeder Phase des Implementierungsprozesses unterstützen und hinsichtlich einer optimalen Integration beraten. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, ihn einzubeziehen und von Anfang an auf dem Laufenden zu halten.
Technische Herausforderung Nr. 2: Ihre Daten verstehen (und wir meinen wirklich verstehen!)
Es gibt viele Arten relevanter Daten, die in Ihrem IWMS unbedingt vorhanden sein müssen. Betriebsdaten und Informationen über Ihre Gebäude, Räume und deren Nutzung sind unerlässlich, um die tatsächliche Belegung zu analysieren, Leerstände zu ermitteln und die Performance von Immobilien zu bewerten. Wenn Sie Ihre gebäudetechnischen Anlagen und ihre spezifische Instandhaltung kennen, können Sie die Instandhaltungskosten bei der Festlegung Ihrer langfristigen Wartungsbudgets prognostizieren. Neben der Einrichtung der Software sind die Datenerfassung innerhalb Ihres Unternehmens und die genaue Dateneingabe die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Oft denken Kunden, dass es nur einen Knopfdruck benötigt, um die Software mit Daten zu versorgen. Leider ist dies nicht immer der Fall.
Best Practices: die Vorteile optimal nutzen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gründliche interne Abstimmung der Anforderungen und des Projektumfangs den optimalen Start für eine Best-Practice-Implementierung ermöglicht. Sie sollten also damit beginnen, bevor Sie einen Anbieter auswählen. Das hilft Ihnen nicht nur, eine Vorauswahl potenzieller Anbieter zu treffen, sondern schafft auch Klarheit in allen Implementierungsphasen. Eine erfolgreiche Implementierung beginnt mit einer Standard-Basiskonfiguration, die einfach zu befolgende Prozesse enthält. Das Projekt wird sich auf die Validierung und Feinabstimmung konzentrieren, anstatt bei Null zu beginnen. Dies gewährleistet eine schnelle und risikoarme Umsetzung.
Das Projektteam benötigt einen engagierten Stakeholder, der den Prozess vorantreibt und den Projektumfang festlegt. Die zu Beginn des Projekts (in der Regel aus guten Gründen!) getroffenen Entscheidungen müssen respektiert werden. Sowohl auf Kunden- als auch Anbieterseite wird ein engagiertes Team zusammenarbeiten. Das Kernteam unterstützt die Einhaltung des Umfangs, und auch die Teammitglieder, die in den verschiedenen Implementierungsphasen zum Team stoßen, sollten gut über den Umfang informiert sein, um Abweichungen zu vermeiden. Ihr Anbieter sollte Ihr vertrauenswürdiger Berater sein, der Sie dank seiner Erfahrung mit Dutzenden von früheren Implementierungen bei Ihren Entscheidungen unterstützt.
Die Anbieterauswahl und die Implementierung eines IWMS sind die ersten Schritte. Möchten Sie mehr über die Vorteile eines IWMS erfahren oder wie Planon Sie bei der Optimierung Ihres Immobilien- und Facility Managements unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie einen unserer Experten, um weitere Informationen zu erhalten.