Mit 40 % denkt weit mehr als ein Drittel der weltweiten Arbeitnehmerschaft darüber nach, in diesem Jahr zu kündigen, so der jüngste Microsoft-Bericht Work Trend Index. Derselbe Bericht stellt jedoch auch fest, dass ein hybrides Arbeitsumfeld die Rettung sein kann, da ein solches Modell für die Anwerbung und Bindung von Mitarbeitern entscheidend sein wird, insbesondere im Hinblick auf vielfältige Talente.
Es liegt auf der Hand, dass dem hybriden Arbeiten – also der flexiblen Aufteilung der Arbeitszeit zwischen Arbeitsplatz und Homeoffice – die Zukunft gehört. Bedingt durch die Pandemie und die dadurch beschleunigte digitale Transformation wird hybrides Arbeiten die Arbeitszufriedenheit und die Produktivität in Unternehmen auf der ganzen Welt erhöhen.
Aber für Unternehmen, die einen eher traditionellen Ansatz der Büroarbeit verfolgen, kann die völlig neue Welt hybrider Arbeitsformen ein Minenfeld sein, und es ist nicht einfach, herauszufinden, welche Strategie für Ihr Unternehmen die beste ist. Planon kann Sie hierbei unterstützen. Im Folgenden finden Sie vier wichtige Überlegungen, die unserer Meinung nach jedes Unternehmen bei der Umstellung auf ein hybrides Geschäftsmodell berücksichtigen sollte.
In dieser neuen Ära des hybriden Arbeitens, in der die meisten Mitarbeiter flexibel von zu Hause aus oder im Büro arbeiten können, führen immer mehr Unternehmen neue Arbeitsmodelle ein. Dies ermöglicht es Unternehmen, den Büroraum so umzugestalten und aufzuwerten, dass er mehr ist als nur ein Ort, an dem die Mitarbeiter an ihren Schreibtischen sitzen. Sie wollen, dass sich der Arbeitsplatz zu einer strategischen Ressource entwickelt, z. B. zu einem Raum, der Talente fördert und die Zusammenarbeit und Kreativität verbessert, indem er den Mitarbeitern eine bessere und integrativere Erfahrung ermöglicht.
Diese neuen Bestrebungen, Büros zu einer Drehscheibe für Zusammenarbeit und Interaktion zu machen, veranlassen einige Unternehmen dazu, ihre Arbeitsräume von Grund auf zu modernisieren. Der Finanzriese PayPal zum Beispiel hat seinen Hauptsitz kürzlich zum Mittelpunkt für Zusammenarbeit umgestaltet, mit Bereichen für aktive Kooperation, Miteinander, soziale Kontakte und Lernen. Das Gleiche gilt für den Versicherungsriesen EverQuote, der seine bestehenden Büroräume in ein Zentrum umgewandelt hat, in dem seine rund 300 Mitarbeiter nicht nur am Schreibtisch arbeiten, sondern auch teambildende Maßnahmen ergreifen und strategische Besprechungen abhalten können.
Die neue Art des Arbeitens nach Covid-19 hat unser Verständnis vom Büro nachhaltig verändert. Daher sollte die Frage, ob man nach Monaten des Arbeitens im Homeoffice während des Lockdowns ins Büro zurückkehren sollte, nicht einfach mit Ja oder Nein beantwortet werden. Stattdessen sollte die Entscheidung aus der Sicht der Nutzer getroffen werden. So sollten Führungskräfte beispielsweise ihre Mitarbeiter fragen, was sie sich von ihrer Büroumgebung wünschen, jetzt, da sich die Dinge wieder normalisieren.
Henriette Weiß, Global Head of Workplace Solutions bei Philips Real Estate, war Diskussionsteilnehmerin bei einem kürzlich von Planon veranstalteten Rundtisch-Gespräch zum Thema hybrides Arbeiten mit dem Titel „Facility Management, Technologien und die Zukunft der Arbeit". In der Diskussion sagte sie, dass man nicht genug betonen könne, wie wichtig es sei, der Kommunikation in diesen Zeiten Priorität einzuräumen.
„Versuchen Sie, an das große Ganze zu denken“, betonte Henriette Weiß. „Beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein – Personalabteilung, IT, Immobilien- und Facility Management-Teams“.
Sie wies auch darauf hin, dass viele Mitarbeiter das Miteinander und die Interaktion mit Kollegen im Büro vermissen würden, wenn sie ausschließlich im Homeoffice wären. „Es geht also darum, die richtige Balance zu finden“, fügte sie hinzu.
Eines ist sicher: Erfolgreiche Strategien für hybride Arbeitsformen sind äußerst komplex, sodass es keine Vorlage von der Stange gibt, die ein Unternehmen sofort befolgen oder umsetzen kann.
Laut John Raspin, Partner bei Frost & Sullivan und Leiter des Bereichs Energie und Umwelt, sollten sich Unternehmen Fragen zur Mitarbeitereinbindung, zur Zusammenarbeit, zur Raumnutzung und zu vielen anderen Arbeitsbereichen stellen. Außerdem muss man damit rechnen, dass die Zahl der Mitarbeiter täglich schwankt, was sich auf alle oben genannten Punkte auswirken kann. John Raspin war auch einer der Diskussionsteilnehmer bei Planons Round Table-Gespräch über hybrides Arbeiten. Sie können die Diskussion hier ansehen.
In einem Bericht des renommierten Analysten McKinsey wird geschätzt, dass 20 bis 25 % der Beschäftigten drei bis fünf Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten könnten, ohne dass die Produktivität darunter leidet. Da an jedem Tag der Woche mindestens ein Mitarbeiter nicht im Büro ist, müssen Unternehmen aller Größenordnungen sorgfältig planen, wer wann für bestimmte geschäftliche Verpflichtungen im Büro sein muss.
Während ein hybrides Arbeitsumfeld weitgehend als Voraussetzung für organisatorische Agilität und Flexibilität angesehen wird, kann die Umstellung einer Belegschaft auf eine Kombination aus Büroarbeit und Homeoffice für FM- und CREM-Experten enorme Schwierigkeiten verursachen. Um dies zu vermeiden, sollten Führungskräfte im Vorfeld durchdachte und gründliche Vorbereitungen treffen. Dazu gehören die Festlegung und Bestätigung der Unternehmensziele, die Analyse der wichtigsten Arbeitsplätze und Aufgaben, die Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren sowie die Vorbereitung der Mitarbeiter auf die bevorstehende Veränderung, um Komplikationen zu minimieren.
Eine mangelhafte Umsetzung kann zu Chaos und Enttäuschung bei allen Beteiligten führen, weshalb es von größter Bedeutung ist, dass sie so reibungslos wie möglich verläuft.
Es gilt auch, die Führungskräfte davon zu überzeugen, dass Investitionen in Arbeitsplatztechnologien und Designelemente einen Mehrwert bringen, und sie dazu gebracht werden, dieser Veränderung Vorrang vor allen anderen Maßnahmen im Unternehmen einzuräumen. Der Schlüssel dazu sind jedoch die richtigen Daten. Anhand der Daten aus internen Umfragen können Sie besser verstehen, wie Mitarbeiter ihre Zufriedenheit und ihre Produktivität einschätzen. Auf der Grundlage von Daten können Sie Ihre Führungsteams leichter davon überzeugen, dass weitere Investitionen erforderlich sind, um Ihren Gebäudenutzern die Arbeitsplatztechnologien, den Raum und die Erfahrung zu bieten, die sie benötigen. Dieses Thema wurde auch von der IFMA Experts Assessment-Reihe untersucht.
Benötigen Sie mehr fachkundige Beratung zur Zukunft der Arbeit? Planon hat eine Gruppe von Arbeitsplatzexperten zusammengebracht, die im Rahmen eines Round Table-Gesprächs mit dem Titel „Facility Management, Technologien und die Zukunft der Arbeit“ über dieses Thema gesprochen haben. Sie können die Diskussion hier ansehen.
