Unternehmen setzen ein Integrated Workplace Management System (IWMS) aus einer Vielzahl von Gründen ein – um die Konsolidierung von Facility Management-Daten zu unterstützen, die IT-Systeme zu rationalisieren, Raumzuweisungen und -buchungen zu verwalten oder spezifische Anforderungen wie die Verwaltung von Leasing-Daten zu erfüllen.
Nach Ansicht von Marktanalysten wie Verdantix bietet ein IWMS Unternehmen, die ihre Immobilien- und Facility Management-Prozesse verbessern wollen, einen erheblichen Mehrwert. Darüber hinaus ist diese Software für drei der vier wichtigsten IT-Strategien im Immobilien- und Facility Management entscheidend.
Deshalb halte ich es für wichtig, dass Unternehmen die verschiedenen Einsatzmethoden eines IWMS genauer unter die Lupe nehmen. Dies wird Immobilien- und Facility Managern helfen, sich ein klareres Bild vom Potenzial eines IWMS zu machen und herauszufinden, wo diese integrierte Lösung in ihre bestehende (oder zukünftige) IT-Landschaft passen kann. In diesem Blog werde ich kurz auf drei übliche Methoden des IWMS-Einsatzes eingehen:
Ein IWMS ermöglicht es Ihnen, mit einem Bereich zu starten und später auf andere auszuweiten. Einer unserer Kunden hat zum Beispiel mit der Implementierung des Planon IWMS-Bereichs Asset & Maintenance Management für 3.000 Grundstücke, Gebäude und Anlagen in 39 Ländern begonnen. Er hat die Lösung mehrere Jahre erfolgreich eingesetzt. Die erste Implementierung brachte dem Unternehmen große Vorteile, weshalb es sich entschloss, den nächsten Schritt zu tun und die Funktionen von Space & Services Workplace Management auf seine 40 größten Standorte weltweit auszuweiten. Der neue Bereich konnte problemlos in den bereits bestehenden integriert werden.
Unternehmen sind bestrebt, ein breites Spektrum an Immobilien- und Facility Management-Abläufen weiter zu automatisieren und zu verwalten. Ein IWMS bietet im Vergleich zu mehreren Einzellösungen zusätzliche Vorteile. Die Integration aller Prozesse in dieselbe Plattform unterstützt die Rationalisierung von IT-Systemen, verbessert die Datenkonsistenz und ermöglicht es Unternehmen, ihre integrierten Daten für Analysen zu nutzen. In einem unserer E-Books erörtern wir die Vorteile der Integration mehrerer Prozesse in eine Plattform und geben einige Beispiele aus dem Flächenmanagement.
Die anhaltende Nachfrage nach IWMS unterstreicht den Wunsch von Immobilien- und Facility Managern nach einem integrierten Ansatz. Sie suchen nach einem System, das die gesamte Bandbreite ihrer Immobilien- und Facility Management-Prozesse abdeckt. Das IWMS ist die zentrale Quelle für alle Arbeitsplatz- und Anlagendaten, die für alle REM- und FM-Prozesse zur Verfügung stehen. Diese einzige Datenbank reduziert den Aufwand für die Datenpflege, gewährleistet die Konsistenz und unterstützt eine bessere Berichterstattung und umfangreichere Analysen.
Während sich IWMS auf REM- und FM-Prozesse konzentriert, sind andere Systeme wie ERP und HRM für den Kerngeschäftsbetrieb unerlässlich. Diese Systeme enthalten auch wichtige Daten, die für Immobilien- und Facility Management-Prozesse benötigt werden, wie Finanzdaten (z. B. Kostenstellen und Hauptbuchkonten) und Mitarbeitendendaten (z. B. eindeutige ID-Codes und Kontaktdaten). Darüber hinaus gibt es spezialisierte Anbieter, die spezielle Lösungen anbieten, z. B. für Sensorik, Indoor-Navigation oder Ressourcenplanung. Der Einsatz dieser Systeme in Kombination mit einem IWMS könnte die Prozessabwicklung und die Benutzerfreundlichkeit verbessern.
Dadurch kann das IWMS den Datenaustausch zwischen diesen (manchmal kritischen) Geschäftsanwendungen unterstützen und die Prozessintegration in Echtzeit optimieren. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über dieselben Informationen verfügen, die Prozesse reibungslos ablaufen und das System den spezifischen Automatisierungsanforderungen entspricht. Wenn Sie beispielsweise ein ERP-System und ein IWMS zusammen verwenden, profitieren Sie von einer schnellen und kosteneffizienten Implementierung, einem besseren Nutzer-Support und der Aufrechterhaltung des Kerngeschäftsbetriebs.
Wenn Sie Ihre ERP-Software nicht in Ihr IWMS integrieren, entgehen Ihnen möglicherweise wertvolle Erkenntnisse. Daten können in Silos feststecken, sodass sie nur schwer mit wichtigen Stakeholdern geteilt werden können. Werden sie jedoch kombiniert, beruht die Entscheidungsfindung auf genauen Echtzeit-Informationen, und Ihre Unternehmensleistung wird sich verbessern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz eines IWMS Unternehmen bei der Rationalisierung von REM- und FM-Prozessen unterstützen kann. Je nach Ihren Unternehmenszielen können Sie mit einem einzigen Bereich beginnen und die Lösung im Laufe der Zeit erweitern oder mehrere REM- und FM-Prozesse in einer Plattform zusammenfassen, die sich nahtlos in andere wichtige IT-Lösungen integrieren lässt. Bevor Sie eine Investition tätigen, sollten Sie die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens gründlich analysieren. Dann sollten Sie sich mit einem Softwareanbieter in Verbindung setzen, der sich Zeit nimmt und Ihnen zuhört. So können Sie sicher sein, dass Sie das Beste aus Ihrer Technologie herausholen und das von Ihnen gewählte System alle Tools enthält, die Ihr Unternehmen benötigt.
Klingt ein IWMS nach einer praktikablen Option für Ihr Unternehmen, um Immobilien- und Facility Management-Prozesse zu automatisieren? Wenn Sie die wichtigsten Vorteile, Anwendungsfälle und Funktionen eines IWMS kennenlernen möchten, lesen Sie dazu unser E-Book „Was ist IWMS?“.
