Für Immobilieninvestoren ist es wichtig, finanzielle Ergebnisse zu erzielen und dabei berechenbar zu bleiben. Ein möglichst guter Einblick setzt voraus, dass die Finanz- und Controllingabteilung in Ihrer Organisation optimal zusammenarbeiten.
Das Asset-Management ist für die Realisierung der Rendite verantwortlich. Die Finanzabteilung sorgt für die Kontrolle. Das kann zur kritischen Bewertung der Durchführbarkeit durch die Finanzabteilung führen, weil sie die Kontrolle über die Erträge behalten will. Diese Perspektivunterschiede können zwischen Finanzen und Asset-Management für Spannungen sorgen. In diesem Blog lege ich anhand des Budgetprozesses dar, warum die Zusammenarbeit zwischen Asset-Manager und Controller so wichtig ist.
Der Budgetprozess und die Rolle von Finanzen und Asset-Management
Der Budgetprozess unterstützt die Unternehmensziele: er ermöglicht die finanzielle Kontrolle, verbessert die Vorhersagbarkeit und trägt natürlich auch zur Erreichung der Renditeziele bei. Die wichtigsten Akteure in diesem Prozess sind der Asset-Manager und der Controller. Datenquelle sind die Immobilien.
Beide Akteure spielen dabei unterschiedliche, aber gleichermaßen wichtige Rollen. Der Asset-Manager hat eine aktive, signalisierende Funktion. Er muss die Renditevorgaben realisieren. Die Rendite lässt sich optimieren, indem durch Aktualisierung der Objektdaten, Mietverträge, Ablaufdaten, Änderungen und Kosten alle Variablen klar werden. Einblick und Überwachung sind in dieser Funktion unverzichtbar.
Der Controller hat eine unterstützende und kontrollierende Funktion. Er begleitet den Prozess und überwacht die Vollständigkeit, Korrektheit und den Workflow. Darum ist die Budgetkontrolle seitens der Finanzabteilung notwendig. Der Budgetprozess ist oft zeitraubend und fehleranfällig. Budgetfeststellung und Rechenschaftslegung sind ineffizient organisiert, ebenso wie das Monitoring. Das führt bei den Beteiligten zu Unverständnis und Spannungen.
Auf der Suche nach dem optimalen Prozess
Wie lassen sich Spannungen zwischen den beiden Seiten vermeiden? Durch einen optimalen Prozess, in dem:
- die Verantwortlichkeiten beider Seiten festgelegt sind;
- der Workflow feststeht;
- Objektdaten konsequent aktualisiert werden;
- KPIs einheitlich berechnet werden;
- Budgets einheitlich festgestellt werden.
So muss beispielsweise „Bruttomiete“ klar definiert sein, damit die Budgetierung auf einheitliche Weise erfolgt. Denn so hat der Begriff für den Controller und den Asset-Manager dieselbe Bedeutung. Auch alle anderen Aspekte des Budgetprozesses müssen für die Beteiligten eindeutig definiert sein.
Eliminierung von Störfaktoren
Die Frage, wie sich optimale Prozesse realisieren lassen, ist damit aber noch nicht beantwortet. Eine wesentliche Rolle spielt die Abstimmung zwischen Asset-Manager und Controller. Dann steht fest, für welche Immobilien Budgets benötigt werden, auf welchen Daten die Budgets basieren und mit welchen Einnahmen und Ausgaben in den nächsten Jahren zu rechnen ist.
Meiner Meinung nach kann Software dies unterstützen, indem sie viele Störfaktoren eliminiert. Software ist der „Single Point of Truth“, die sowohl der Finanzabteilung als auch dem Asset-Management als Basis dient. So können keine Unklarheiten (und Spannungen) über Berechnungen oder eingereichte Budgetversionen entstehen. Alles ist festgelegt, da die Software das Budget sichert und die Workflows bekannt sind, was die Transparenz und Kontrolle gewährleistet.
Langfristige Effekte der Optimierung
Langfristig entsteht so ein iterativer Prozess, in dem sich die Qualität der Budgets stetig verbessert. Optimalerweise sollte sich der Budgetprozess häufiger als einmal pro Jahr wiederholen. Durch kontinuierliche Überwachung des Immobilienportfolios können bei Veränderungen, etwa Pandemien oder Mieterinsolvenzen, rascher die notwendigen Kurskorrekturen vorgenommen werden. Und Anleger wollen im heutigen dynamischen Wettbewerb schnell und agil handeln können.
Brücke zwischen Finanzabteilung und Asset-Management im Budgetprozess
Die Kopplung von Finanzen und Asset-Management schlägt eine Brücke von der finanziellen Realisierung zur Leistungsfähigkeit des Asset-Managements. Mit guter Software lässt sich die Kluft zwischen Finanzen und Asset-Management überbrücken. Sie vereinheitlicht die Definitionen und sorgt dadurch für effektive Zusammenarbeit.
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