Wenn Sie in der Vergangenheit bereits einmal versucht haben, den ROI eines IWMS zu berechnen, sind Sie vielleicht auf einen Bericht von Gartner aus dem Jahr 2005 mit dem Titel "Bolster your Return on Investment with Integrated Workplace Management Systems" gestoßen. Er enthält einige allgemeine Zahlen, die als Benchmarks verwendet werden können, wie z.B. dass die Verbesserung der Flächennutzung die jährlichen Flächenkosten um 10% bis 15% pro Jahr senken kann.
Es ist 13 Jahre her, seit diese Forschung von Gartner durchgeführt wurde, weshalb ich mich über den neuen Bericht von Verdantix mit dem Titel "The Business Case for Integrated Workplace Management Systems" gefreut habe. Ich war beeindruckt von der Verdantix-Forschung, insbesondere von der Tiefe bzw. Detailliertheit und der Vielfalt der Themen, auf die eingegangen wird.
Vieles, was Verdantix behandelt, war noch nicht einmal ein Thema, als Gartner seine Recherchen durchführte. Im Jahr 2005 gab es keine Diskussion über das Energiemanagement. Oder das Potenzial von Raumbuchungstools. Oder die Einsparungen durch Outsourcing von FM-Dienstleistungen. Oder auch Personaleinsparungen im IT-Bereich, denn auch SaaS war damals noch kein Thema.
Es gibt jedoch einen Aspekt der IWMS-Diskussion, der meiner Meinung nach im Verdantix-Bericht fehlt. In meinen Augen war das Wertversprechen rund um ein IWMS immer auch die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Konfliktlösung.
Hier ist ein Planungsbeispiel aus meiner Zeit als Facility Manager an der University of Florida. Ein typisches Projekt kann die Renovierung einer Arztpraxis sein, einschließlich neuem Teppich, neuer Tapete, neuem Deckengitter sowie neuen Fliesen. Und dann kam die Wartungsabteilung und fragte, warum wir die neue Decke einbauen, weil sie in sechs Monaten die Anlagen in der Decke ersetzen mussten und dafür das Gitter herausreißen mussten, um die Arbeiten auszuführen. Oder die IT kam und sagte, dass sie diesen Teil des Gebäudes neu verkabeln würden, was bedeutete, dass Wände aufgehackt aufgehackt würden, worunter natürlich auch die Tapete litt.
Mein Lieblingsbeispiel war, als ich in einem Hotel in Chicago übernachtete und sie mich in mein Hotelzimmer “einsperrten“ - sie kamen und rissen den Teppich im Flur heraus, während ich mich für ein wichtiges Geschäftstreffen fertig machte.
Solche Dinge passieren.
Es handelt sich um Fragen des Facility Managements. Aber ein IWMS erzwingt mehr Gespräche zwischen den Abteilungen; es fördert die Zusammenarbeit, um diese Szenarien zu vermeiden. Obwohl dieser Wert schwer zu berechnen ist, schlägt Verdantix einen Weg vor, ihn in einen Business Case aufzunehmen.
Wie im Verdantix-Bericht erwähnt, ist ein wichtiger Aspekt eines starken Business Case für IWMS die Rolle, die es bei der Erreichung größerer Unternehmensziele spielen wird, wie z.B. einer Digitalisierungsstrategie oder dem Bestreben, nachhaltiger zu sein.
Unser Leben hat sich im 21. Jahrhundert stark verändert. Zum Beispiel ist die Anzahl der Verbindungen zu anderen Menschen (zum Beispiel über soziale Netzwerke) exponentiell gestiegen. Die Qualität dieser Verbindungen ist jedoch oft schlechter. Gerade Zusammenarbeit – oder Collaboration - wird künftig aber immer mehr an Bedeutung gewinnen.
Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass ein IWMS Teil dieser Zukunft ist.
