Nicht wenige Universitäten haben Schwierigkeiten, den Zustrom von Erstsemestern zu bewältigen, teilweise aufgrund eines enormen Mangels an Seminarräumen. So jedenfalls stellen die Universitäten selbst die Lage dar. Aber ist das wirklich so oder lässt sich das Problem vielleicht schon durch eine effizientere Nutzung der verfügbaren Räume und Einrichtungen größtenteils lösen?
In der Praxis zeigt sich oft, dass ein Immobilienmanager oder Gebäudeeigentümer durch eine optimale Flächennutzung gleich drei Probleme lösen kann.
1. Ineffiziente Raumauslastung
Nicht nur Universitäten, sondern auch viele andere Organisationen sind auf der Suche nach mehr Raum. Das ist umso interessanter, weil vielen von ihnen durchaus genügend Fläche zur Verfügung steht – sie wird nur nicht effizient genutzt. So nutzte die Technische Universität Eindhoven beispielsweise bis vor Kurzem durchschnittlich nur 46 Prozent der Arbeitsräume. Die Ursache hierfür war, dass viele Räume einfach überhaupt nicht genutzt und reservierte Sitzungsräume regelmäßig doch nicht in Anspruch genommen wurden.
2. Verschwendung von Betriebsmitteln
Wenn ein Immobilienmanager oder Gebäudeeigentümer einen klaren Überblick über die tatsächliche Auslastung der Räume hat, kann er zu dem Schluss kommen, dass es überhaupt nicht notwendig ist, die vorhandenen Gebäude zu erweitern, zusätzliche Immobilien zu erwerben oder sogar einen Neubau zu errichten. Dies erfordert schließlich hohe Investitionen und nimmt viel Zeit in Anspruch. Indem der verfügbare Raum effizienter genutzt wird, können erhebliche Kosteneinsparungen realisiert werden. Abgesehen davon schadet es der Nachhaltigkeit des Gebäudes, wenn nicht jeder Raum optimal ausgelastet wird, denn schließlich werden auch die momentan ungenutzten Bereiche des Gebäudes beheizt, gewartet und beleuchtet, obwohl das nur in geringerem Maße oder sogar überhaupt nicht notwendig wäre.
3. Verbesserung der Nutzererfahrung
Ein dritter Punkt ist die Nutzererfahrung, die durch eine optimierte Raumauslastung verbessert werden kann. Um beim Beispiel der Universitäten zu bleiben: Wenn Studenten und Dozenten lange nach einem freien Arbeitsplatz suchen müssen, bleiben Frustrationen nicht aus. Ganz zu schweigen von dem Ärger, den doppelte Buchungen von Seminarräumen verursachen können.
Wenn sie über die richtigen Instrumente verfügen, können Facility- oder Immobilienmanager sowohl die Nachhaltigkeit des Gebäudes fördern als auch die Nutzererfahrung verbessern, während zugleich große Investitionen in Erweiterungen oder Neubauten vermieden werden. Ein solches Instrument könnte beispielsweise eine App sein, wie sie bei der Technischen Universität Eindhoven im Einsatz ist. Studenten und Dozenten können über die App feststellen, ob ein Raum frei ist, ihn bei Bedarf direkt reservieren und ihn wieder freigeben, sobald sie ihn nicht mehr benötigen. Der Gebäudemanager kann seinerseits sehen, ob das Raumangebot mit der Nachfrage der Nutzer im Einklang steht, und er kann die Reinigungsarbeiten auf die tatsächliche Nutzung abstimmen.
Die Überwachung der Raumauslastung kann durch Sensoren unterstützt werden, die kontinuierlich feststellen, ob ein Raum oder Arbeitsplatz besetzt oder frei ist. Über die App werden die Nutzer dann in Echtzeit über die tatsächliche Belegung informiert.
Wenn diese Messungen an den Reinigungsplan oder eine Klimaanlage gekoppelt werden, können diese Daten auf intelligente Weise zur Straffung der Facility-Management-Prozesse beitragen. Organisationen sollten also lieber in Technologie und die Erfassung von Nutzungsdaten investieren, als ihr Geld blindlings in eine Erweiterung des Raumangebots zu stecken. Denn das ist oft überhaupt nicht notwendig.