Mussten Sie sich schon einmal entscheiden, ob Sie lieber einen defekten Economiser reparieren oder eine gesetzlich vorgeschriebene Compliance-Prüfung durchführen? Dann sind Sie nicht allein. Viele Facility Manager und Außendiensttechniker kennen diese Situation nur zu gut.
Doch wenn Ihre Instandhaltungsstrategie Sie regelmäßig zu solchen Entscheidungen zwingt, ist sie nicht nachhaltig – und birgt erhebliche Risiken für Ihr Unternehmen. Laut einer Studie von Deloitte können ineffiziente Wartungsprozesse die Gesamtproduktionskapazität um 5 bis 20 Prozent verringern.
Warum die Priorisierung von Arbeitsaufträgen entscheidend ist
Die Priorisierung von Arbeitsaufträgen ist ein entscheidender Aspekt des Instandhaltungsmanagements in allen Branchen – von Immobilien- und Gebäudemanagement bis hin zu Field Services in den Bereichen Telekommunikation, Fertigung, Verkehr, Gesundheitswesen und Versorgung. Wie können Facility Manager und Field Service Management-Anbieter in diesen Branchen Instandhaltungsaufträge effektiv priorisieren, um Rückstände zu verringern, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und finanzielle Risiken zu minimieren?
Ein Priorisierungsmodell zu entwickeln, das den Anforderungen aller Stakeholder sowie den verfügbaren Ressourcen gerecht wird, ist entscheidend für ein reibungsloses Gebäudemanagement und ein positives Nutzererlebnis.
Mitarbeitende können keine effektiven Meetings abhalten, wenn die Klimaanlage im gewünschten Besprechungsraum nicht funktioniert und die Temperatur oder der CO₂-Gehalt zu hoch ist. Gäste werden ein Büro nur ungern besuchen, wenn der Aufzug regelmäßig außer Betrieb ist. Laut einem Bericht von PwC gehören Schnelligkeit, Komfort und moderne Technologie zu den wichtigsten Faktoren für eine positive Wahrnehmung durch Gebäudenutzer.
Heutzutage erwarten Gebäudenutzer und Besucher, Hersteller, Patienten, Reisende und Nutzer von Versorgungseinrichtungen eine störungsfreie Umgebung – mit Anlagen und Systemen, die nachhaltig und effizient sind. Gleichzeitig steigen die Instandhaltungskosten weiter an. Daten des Building Cost Information Service (BCIS) zeigen, dass Ausgaben für Instandhaltung Jahr für Jahr zunehmen. Ein zentraler Treiber dafür sind:
- hohe Rückstände bei Wartungsarbeiten
- teure reaktive Reparaturen
- Risiken für die Geschäftskontinuität
- steigender Einsatz komplexer Technologien im Gebäudebetrieb
Ein anschauliches Beispiel: Bei einer kürzlich durchgeführte Analyse eines Gebäudemanagementsystems identifizierte ein Instandhaltungsteam über 1.500 Fehlermeldungen – allein in einem einzigen Gebäude. Schnell wurde klar, dass dies ein ernstes Problem war: Es gab zu viele Datenströme, um sie alle zu sichten und die Probleme wirksam zu priorisieren. Außerdem war es nicht möglich, Techniker zu allen Störungen zu schicken – eine Methode zur Priorisierung war daher dringend erforderlich.
Nicht jede Störung verlangt sofortige Aufmerksamkeit. Ohne ein klares System zur Bewertung von Dringlichkeit und Auswirkung geraten Ressourcen an ihre Grenzen – und das Nutzererlebnis leidet erheblich.
Aber das lässt sich vermeiden.
Anstatt Instandhaltungsarbeiten einfach aufzuschieben, teure reaktive Reparaturen in Kauf zu nehmen oder Anlagen unnötig zu warten (ca. 30 % der Instandhaltungstätigkeiten werden zu häufig durchgeführt), schafft ein gut strukturiertes Priorisierungsmodell Transparenz. Es zeigt klar, was wann getan werden muss – abgestimmt auf Zielvorgaben, gesetzliche Anforderungen und verfügbare Kapazitäten. So lassen sich nicht nur
6 Wege zur Kostensenkung durch zielgerichtete Priorisierung
Wenn Sie die Priorisierung Ihrer Arbeitsaufträge an Ihren übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten, bringt dies zahlreiche Vorteile mit sich, darunter:
- ausgewogenes Verhältnis zwischen reaktiver und vorbeugender Instandhaltung
- Bewältigung eines hohen Arbeitsvolumens bei begrenztem Personal
- Reduzierung von Wartungsrückständen
- klare Kommunikation und Erwartungsmanagement mit Stakeholdern
- Gewährleistung von regulatorischer und sicherheitsrelevanter Compliance
- Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) und Reaktionszeiten
In meinem nächsten Blog werde ich jeden dieser Vorteile genauer erläutern und aufzeigen, wie Sie Ressourcenverschwendung vermeiden und Ihre Instandhaltungskosten nachhaltig senken können, indem Sie die Priorisierung von Arbeitsaufträgen an Ihren Unternehmenszielen ausrichten.
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