Wenn für viele Organisationen schon die Umstellung auf ein neues Softwaresystem eine erhebliche Herausforderung ist – vor welcher Aufgabe stehen dann multinationale Konzerne, die ein einheitliches CAFM- bzw. IWMS System einführen wollen? Da das Projekt mehrere Länder betrifft, muss unterschiedlichen Kulturen, nationalen Rechtsvorschriften und örtlichen Gebräuchen Rechnung getragen werden. Nicht umsonst fragt sich bei einem solchen internationalen Vorhaben so mancher: „Warum haben wir uns bloß auf dieses Projekt eingelassen?“
Eine einfache Antwort darauf könnte lauten: „Weil wir sicherstellen wollen, dass wir weltweit qualitativ hochwertige Immobilien- und Facility-Dienstleistungen zu angemessenen Preisen anbieten können“. Von „qualitativ hochwertigen Immobilien- und Facility-Dienstleistungen“ hat allerdings jede Organisation ihre eigenen Vorstellungen. Dennoch gibt es auch einige Gemeinsamkeiten, die sich in den folgenden fünf Punkten zusammenfassen lassen.
1. Governance: Viele Unternehmen wollen unternehmensweit einheitliche Richtlinien und Methoden einführen, um nach außen zu vermitteln: „So arbeiten wir“. Betriebliche Prozesse werden aber stark von lokalen Gewohnheiten und kulturellen Gegebenheiten beeinflusst und können sich darum auf nationaler oder regionaler Ebene grundlegend unterscheiden, wenn nicht explizit darauf geachtet wird.
2. Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien: Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Richtlinien, neudeutsch auch Compliance genannt, ist eines der Ziele der oben erwähnten unternehmensweiten Strategie. Da sich die gesetzlichen Regelungen und Vorschriften von Land zu Land – oder sogar auf regionaler Ebene – unterscheiden, müssen die Niederlassungen gegebenenfalls unterschiedliche standortspezifische Vorschriften erfüllen. Für eine länderübergreifende IWMS Einführung ist das ein wesentlicher und sehr komplexer Aspekt.
Eine besonders große Rolle spielt die Einhaltung von gesetzlichen Regelungen im finanziellen Bereich. Die Zahl der finanzrechtlichen Vorschriften, insbesondere für multinationale Unternehmen, steigt rasant an. Ein bekanntes Beispiel sind die neuen Vorschriften für die Bilanzierung von Leasingverhältnissen (FASB-Kriterien). Aber auch die Vorschriften auf dem Gebiet der Nachhaltigkeit werden ständig verschärft, beispielsweise hinsichtlich der DGNB-, LEED- oder BREEAM-Zertifizierung. Andere wichtige Faktoren sind die interne Finanzberichterstattung, Sicherheitsnormen und die sogenannte Business Agility.
3. Einblick in die Geschäftsprozesse: Viele Organisationen beginnen mit dem Ziel, „eine Übersicht über alle Assets, die wir besitzen oder nutzen“, oder „eine einheitliche Berichterstattung für unseren gesamten Immobilienbestand“ zu realisieren. Ein implizites Ziel einer internationalen IWMS- bzw. CAFM-Implementierung ist oft der Wunsch nach einem weltweit einheitlichen Reporting, das den Vergleich verschiedener Liegenschaften und das Benchmarking von Immobilien intern, sowie mit Best Practices aus der Branche ermöglicht.
4. IT-Rationalisierung und Innovation: „IT-Rationalisierung“ ist der Prozess der Verbesserung der IT-Dienstleistungen zu möglichst niedrigen Kosten. Viele Organisationen wollen weltweit ein IWMS bzw. CAFM einführen, weil sie die Zahl der eingesetzten Softwaresysteme verringern wollen. Denn schließlich gilt: je weniger Systeme, umso einfacher die IT-Landschaft und umso geringer die Kosten.
Dabei fokussiert man zunehmend auf die Interaktion zwischen dem IWMS und anderen IT-Systemen, beispielsweise für die Finanzbuchhaltung oder die Personalverwaltung.
Eine internationale IWMS-Implementierung muss natürlich zu einer Verbesserung dieser Integration und einer allgemeinen Effizienzsteigerung führen.
5. Finanzen: Mithilfe der Berichte, die ein IWMS generiert, kann auf der Basis von Trends, Abweichungen und internen oder externen Benchmarks ermittelt werden, wo sich Einsparungen realisieren lassen.
Dieser Blog ist eine Zusammenfassung von Kapitel „Why implement an IWMS" des Buchs „A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS”. Möchten Sie mehr darüber lesen? Hier können Sie das vollständige Kapitel herunterladen.
