Beim Asset- und Instandhaltungsmanagement wird man nicht immer großzügig belohnt, nur weil man entsprechenden Grundlagen geschaffen hat. Doch an dem Tag, an dem Sie diese Grundlagen am meisten benötigen, werden Sie mit Sicherheit die Konsequenzen zu spüren bekommen, wenn Ihre Prozesse nicht auf dem aktuellen Stand sind.
Werfen wir einen Blick darauf, was passieren könnte, wenn die richtigen Prozesse nicht vorhanden sind – ein hypothetischer, katastrophaler Tag. Das Szenario sieht wie folgt aus:
„Das Unternehmen, für das wir gearbeitet haben, war der Eigentümer eines Gebäudes mit 15 Stockwerken. Unsere Büros befanden sich auf den Stockwerken 4 bis 15 und Mietwohnungen auf den Stockwerken 2 und 3. Das erste Stockwerk beherbergte Einzelhandelsgeschäfte und einen kleinen Food-Court. Wir kamen an einem heißen Augustmorgen an unserem Gebäude an. Der Wetterbericht hatte Temperaturen von über 40 °C vorhergesagt, und schon jetzt waren es knapp 30 °C. Wir konnten es nicht abwarten, das Gebäude zu betreten und in den Genuss der Klimaanlage zu kommen. Es war 7:58 Uhr.“
Sobald wir in dem Gebäude waren, bemerkten wir sofort, dass die Klimaanlage am Morgen nicht angesprungen war und das Gebäude nicht auf Arbeitstemperatur gekühlt hatte. Nachdem wir das Problem identifiziert hatten, war uns klar, dass die Reparatur von einem externen Dienstleister durchgeführt werden musste, der aber erst in 2,5 Stunden eintreffen würde. Und obendrein hatte sich der leitende Ingenieur krank gemeldet, und der stellvertretende Facility Manager musste seine Kinder mit zur Arbeit bringen. Und um das ganze Szenario noch chaotischer zu machen, stieß unser Team den ganzen Tag lang auf zahlreiche weitere Probleme, die durch die kaputte Klimaanlage und die extreme Hitze noch verschlimmert wurden, darunter:
Bei jeder neuen Herausforderung wurde uns immer mehr bewusst, dass ein effektiver Wartungsplan vorhanden sein muss und es von wesentlicher Bedeutung ist, über die Gebäudedaten zu verfügen. Wann wurde beispielsweise die Klimaanlage oder der Aufzug zuletzt überprüft? Gibt es einen terminierten Wartungsplan? Würden Sensortechnologie und automatische Warnmeldungen dazu beitragen, dass sich ähnliche Vorfälle nicht wiederholen?
Wie können andere auf die Daten zugreifen, für die der leitende Ingenieur verantwortlich ist, der sich krank gemeldet hat? Wer sollte darüber benachrichtigt werden, dass sich die Temperatur im Gebäude außer Kontrolle befindet? Wie erhalten wir Daten darüber, welche Stockwerke am meisten betroffen sind? Und wie sieht es mit der Kommunikation mit den Mietern des Gebäudes und den Mitarbeitern aus, die bereits bei der Arbeit erschienen sind? Eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten sowie der Zugriff auf die Gebäudedaten waren notwendig, um das darauf resultierende Chaos zu minimieren.
Hier kann mit einem kooperativen und kreativen Facility Management-Team ein Plan erstellt werden, um das oben genannte Katastrophenszenario zu verhindern. Mein Team war in diesem Szenario kooperativ und kreativ zugleich. Ein guter erster Schritt wäre, jede neue Herausforderung unserer Instandhaltungsstrategie mit drei Prioritäten im Hinterkopf anzugehen:
Unabhängig davon, ob Sie interne Facility Services selbst erbringen oder ein ausgelagerter Facility Services-Anbieter sind, sollten Sie als wichtigster Erkenntnis aus dieser Erfahrung, immer vorbereitet sein und einen Plan haben. Der Zugriff auf die Daten unseres Gebäudes war von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung einer effektiven Instandhaltungsstrategie und für die Möglichkeit, diese Strategie allen Beteiligten mitzuteilen. Die richtigen Tools, Systeme und Prozesse zu haben – das war der Schlüssel, um mein „Katastrophenerlebnis“ zu überstehen.
