In meinem letzten Blogbeitrag habe ich schon beschrieben, dass auf dem Weg hin zu einem optimierten Flächenmanagement eine Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Flächen-ID kennen.
Die Verbindung Ihrer Flächendaten mit Ihrer Flächen-ID ist jedoch nur ein Anfang. Sie müssen auch einige Schlüsselelemente für ein optimiertes Flächenmanagement berücksichtigen. Anhand dieser Schlüsselelemente können Sie beurteilen, ob Sie die wichtigsten Aspekte abgedeckt haben, die Ihnen bei der Ausarbeitung einer fundierten Flächenmanagementstrategie helfen, und schließlich die Work Experience optimieren. In diesem Blogbeitrag werde ich auf eines dieser Schlüsselelement eingehen: Raumbelegung versus Nutzung.
Wenn Menschen über die Raumbelegung sprechen, haben sie oft eine ähnliche Denkweise. Sie meinen dann die Fläche innerhalb eines Portfolios, die bestimmten Abteilungen im Verhältnis zu ihrer Kapazität zugeordnet ist. Wenn beispielsweise ein Flächenportfolio eine Kapazität von 900 Arbeitsplätzen hat und 720 durch Zuweisung belegt sind, ergibt sich, dass die Flächenauslastung 80% beträgt. Diese einfache Rechnung sagt jedoch nichts über Ihre tatsächliche Raumkapazität aus, da Sie nicht wissen, ob der Raum auch tatsächlich genutzt wird. In der Realität sind Räume fast nie den ganzen Tag belegt, so dass die Raumbelegung, die nur auf der Raumzuteilung basiert, Ihnen nicht die Informationen liefert, die Sie für die Ausführung Ihrer Flächenmanagementstrategie benötigen.
Die Flächenauslastung bezieht sich darauf, wie oft und wie lange ein Raum tatsächlich genutzt wird. Die Unterauslastung von Flächen bleibt für viele Organisationen ein echtes Problem. Viele Studien, einschließlich der JLL 2017 "Occupancy Benchmarking Guide", haben gezeigt, dass Büroflächen in der Regel nur zwischen 60% und 70% der Zeit wirklich genutzt werden. Das bedeutet, dass die meisten Organisationen Geld für Dienstleistungen, Reinigung, Heizung und Kühlung für Räume ausgeben, die zu 40% leer sind.
Unterauslastung ist nicht das einzige Problem - es ist auch eine Herausforderung, Raum für einen anderen Zweck zu nutzen als beabsichtigt. Denken Sie zum Beispiel an zwei Personen, die einen großen Besprechungsraum für ein kurzes Gespräch nutzen, um Aufgaben zu besprechen, während eine große Abteilung gezwungen ist, einen kleineren Raum zu verwenden, der nicht die erforderliche Anzahl von Stühlen für ein Teammeeting hat. Detaillierte Informationen nicht nur darüber zu haben, wie oft und wie lange ein Raum genutzt wird, sondern auch, durch wie viele Personen und zu welchem Zweck, hilft Facility- und Flächenmanagern, den wahren Flächenbedarf zu definieren.
Flächenbelegung und -auslastung müssen gemeinsam betrachtet werden, um den Facility- und Flächenmanagern ein umfassendes Bild liefern zu können. Sie können mehr valide Einblicke in die tatsächliche Nutzung Ihrer Flächen erhalten, indem Sie die Raumnutzung in Echtzeit messen. Das ist Raumbelegung, die nicht nur auf der Raumzuteilung basiert, sondern auch auf der tatsächlichen Raumnutzung basiert und Ihnen einen Einblick gibt, wie viel Fläche in jedem Moment eines jeden Tages verfügbar ist. Eine erfolgreiche Methode ist die Verwendung von Sensoren, die messen, ob ein Arbeitsplatz oder ein Besprechungsraum von Personen belegt ist oder nicht. Das ist besonders relevant, wenn Sie ein Reservierungssystem für Ihre Mitarbeiter haben, mit dem diese ihre Arbeitsplätze und Besprechungsräume buchen. Wenn ein Besprechungsraum von jemandem reserviert wird, bedeutet das nicht unbedingt, dass dieser Besprechungsraum dann auch tatsächlich genutzt wird. Wenn Sie Sensoren installiert haben, um zu erkennen, ob der Raum trotz Reservierung unbelegt bleibt, können Sie ihn nach einer bestimmten Zeit automatisch freigeben, um die Raumnutzung zu erhöhen.
Diese Daten helfen den Facility- und Flächenmanagern, bessere Entscheidungen zu treffen, um die Work Experience zu verbessern und gleichzeitig Kosten sparen zu können. Auf der einen Seite hilft es Ihnen, Mitarbeiter die vorhandenen Flächen effizienter nutzen zu lassen. Auf der anderen Seite erhalten Sie einen Einblick, ob Ihre aktuell vorhandenen Flächen die Anforderungen Ihrer Organisation noch erfüllen. Wenn Ihnen aufgefallen ist, dass ein bestimmter Arbeitsplatz oder ein Besprechungsraum kaum genutzt oder von weniger Personen genutzt wird als vorgesehen, könnten Sie sich fragen, ob diese Fläche anderweitig genutzt werden könnte. Vielleicht bedeutet es, dass Ihnen bestimmte Arten von Räumen fehlen, während andere Raumarten für unterschiedliche Zwecke neu gestaltet werden könnten. Flächendaten können Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen.
