Das Flächenmanagement wird so proaktiv und datengesteuert wie nie zuvor. Viele Organisationen suchen nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu verbessern, um ihre Bedürfnisse weiterhin zu erfüllen, und das kann auch eine Transformation des Flächenmanagements bedeuten.
Um zu beurteilen, wie Ihre Prozesse im Bereich des Flächenmanagements organisiert sind, sollten Sie sechs organisatorische Elemente berücksichtigen, die für die Organisation von Geschäftsprozessen grundlegend sind. Ohne die richtigen Dinge für diese Elemente und ohne sie gut ausbalanciert zu haben, wird es unmöglich sein, auf effiziente und effektive Weise einen Mehrwert aus Ihrem Flächenmanagement zu generieren.
Im Allgemeinen ist es wichtig, dass alle organisatorischen Aktivitäten mit dem "größeren Ganzen" in Verbindung stehen, nämlich dem Primärprozess. Jeder operative Prozess sollte das Kerngeschäft und damit die primäre Wertschöpfungskette unterstützen. Für den primären Prozess hat eine Organisation meist eine Strategie, die definiert, welche Maßnahmen eine Organisation ergreifen möchte, um ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Ihre Flächenmanagement-Aktivitäten sollten Ihre Organisation bei der Erreichung dieser langfristigen Ziele unterstützen. Daher muss Ihre Flächenmanagementstrategie aus der Unternehmensstrategie abgeleitet und auf die strategischen Ziele ausgerichtet werden.
Um den größtmöglichen Nutzen aus den Geschäftsprozessen zu ziehen, ist es wichtig, dass Ihre Aktivitäten anerkannt, strukturiert und abgestimmt sind. Die Dokumentation und Standardisierung Ihrer Flächenmanagement-Aktivitäten trägt dazu bei, ein besseres Verständnis der dahinter liegenden Prozesse und deren Durchführung zu erreichen. Sobald dies geschehen ist, können Unternehmen darüber nachdenken, ihren Anwendungsbereich zu erweitern und mit der Arbeit an kontinuierlichen Verbesserungen zu beginnen. Im Hinblick auf Ihre Flächenmanagement-Aktivitäten ist es wichtig, zuerst Ihre Flächen-ID zu bestimmen, bevor Sie die Aktivitäten ausweiten.
Daten sind sowohl als Input als auch als Output für die Geschäftstätigkeit nützlich. Daten können auslösen, dass Aktivitäten gestartet, gestoppt oder angepasst werden. Deshalb ist es wichtig, dass die richtigen Daten verfügbar, zugänglich, aktuell und zuverlässig sind. Daten können nützliche Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung und Verbesserungen liefern. Wenn es um Daten zum Flächenmanagement geht, kann der Umfang recht groß sein. Dies kann von der Definition der Raumnummern und -namen über die Flächenzuweisung bis hin zur Messung der Raumbelegung in Echtzeit reichen. Es ist wichtig, dass Ihre Daten miteinander verbunden sind, damit Sie das Beste aus ihnen herausholen können. Beginnen Sie jedoch einfach, definieren Sie zuerst Ihre Flächen-ID und unternehmen Sie kleine Schritte zur Verbesserung.
Daten verfügbar zu haben ist eine Sache, sie in nützliche Informationen und Erkenntnisse zu transformieren eine andere. Um sicher zu sein, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen und die richtigen Dinge richtig machen, ist es wichtig, dass Sie den Informationen vertrauen können, die Sie aus Ihren Analysen und Berichten erhalten. Außerdem müssen Sie Ihre KPIs an den strategischen Unternehmenszielen ausrichten. Im Bereich des Flächenmanagements werden Analyse und Reporting immer schwieriger, da die Datenmenge weiter zunehmen wird. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten zentral erfassen, um Berichte einfach generieren zu können, um zu zeigen, dass Sie Mehrwert schaffen. Die Erfassung Ihrer Daten in einer zentralen Datenbank hilft Ihnen dabei und gibt Ihnen einen Überblick.
Die Speicherung der richtigen Flächendaten zur richtigen Zeit bedeutet auch, dass es möglich ist, die Ausführung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung und Technologie zu unterstützen. Die Automatisierung umfasst Geschäftsanwendungen und Office-Tools, wie z.B. ein IWMS. Bei der Technologie geht es eher um Hardwarelösungen und IT-Infrastrukturkomponenten wie Sensoren, die den Einsatz von Automatisierung und Datenerfassung unterstützen. Es hilft Ihrer Organisation, die Dinge effizienter und effektiver zu gestalten und bessere Einblicke zu erhalten, indem es z.B. die sensorgestützte Datenerfassung einführt. Durch die Messung der Echtzeit-Flächenbelegung erhalten Sie einen besseren Einblick in die tatsächliche Nutzung Ihrer Flächen. Ein erfolgreicher Weg dazu ist der Einsatz von Sensoren, die messen, ob ein Arbeitsplatz oder Besprechungsraum tatsächlich belegt ist oder nicht.
Mit der Definition von durchdachten Strategien, Prozessen und dem Reporting von KPIs sowie dem Einsatz von Automatisierungstools und -technologien leisten Sie bereits gute Arbeit. Ohne Unterstützung auf Vorstands- bzw. Geschäftsführungsebene und die Einbeziehung von qualifizierten und fähigen Mitarbeitern, die Ihre Arbeitsweise verstehen, werden Sie jedoch nie das Beste aus Ihrer Organisation herausholen. Deshalb ist die organisationale Einsatzbereitschaft auch ein wichtiges organisatorisches Element. Im Hinblick auf das Flächenmanagement ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie Aktivitäten ausgeführt werden müssen, und dass sie im Umgang mit unterstützenden Anwendungen, Tools und Technologien geschult sind. Außerdem erhalten Sie nur dann die echte Unterstützung Ihrer Organisation, wenn Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback bitten, wie sie die Flächen und Facilities erleben - und dann auch Verbesserungen auf der Grundlage dieses Feedbacks vornehmen.
Darüber hinaus muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, die gesamte Automatisierung und Technologie zu verwalten. Dies kann nur erreicht werden, wenn das Bewusstsein der Führungskräfte für den Wert eines gut organisierten Flächenmanagements vorhanden ist und dem für die Implementierung oder Verbesserung Ihrer Flächenmanagementprozesse notwendigen Change Management genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird.
Um Unternehmen dabei zu unterstützen, den aktuellen und gewünschten Reifegrad ihres Flächenmanagements zu ermitteln, hat Planon das "Reifegradmodell Flächenmanagement" entwickelt. Möchten Sie wissen, welche Schritte Sie unternehmen können, um die Lücke zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Reifegrad Ihres Flächenmanagements zu schließen? Bitte laden Sie das Modell herunter und starten Sie noch heute!
