Obwohl es mir wie eine Ewigkeit vorkommt, ist es erst vier Monate her, dass in den Niederlanden der „intelligenter Lockdown“ verhängt wurde. In dieser Zeit haben Länder auf der ganzen Welt das öffentliche Leben mehr oder weniger stillgelegt. Für die meisten von uns bedeutete dies, dass wir nicht mehr in den Räumlichkeiten unserer Unternehmen arbeiten konnten. Wir mussten neue Arbeitsroutinen finden und effektiv mit Kolleginnen und Kollegen online zusammenarbeiten, während wir gleichzeitig Familienmitglieder betreuen und die Hausaufgaben unserer Kinder überwachen mussten. All dies innerhalb der gleichen Quadratmeterzahl, die eigentlich unser „Zuhause“ ist. Das war ein unerwarteter Start in die „neue Wirklichkeit“!
Es macht Mut zu sehen, dass viele Bereiche nach und nach wieder geöffnet werden und Schritt für Schritt viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Wir haben festgestellt, dass während dieses Shutdowns vor allem die Immobilien- und Facility Management Teams unerlässlich waren, um kritische Geschäftsvorgänge am Laufen zu halten und sicherzustellen, dass offene Einrichtungen sicher blieben und geschlossene Einrichtungen ordnungsgemäß instandgehalten wurden. Und jetzt sehen wir, dass die RE- und FM-Teams eine entscheidende Rolle bei der Ausarbeitung einer angemessenen Strategie für die Rückkehr an den Arbeitsplatz spielen. Um unserer Planon-Anwendergemeinschaft dabei zu helfen, hat Planon 40 (jetzt 50!) IWMS-Anwendungsfälle als Reaktion auf die Pandemie innerhalb dieser Prozesse veröffentlicht:
Nach dem Start haben wir großartige, digiatleGespräche mit unserer Anwendergemeinschaft aus der ganzen Welt geführt. Ihr Feedback hat uns dazu veranlasst, die erste Reihe von Anwendungsfällen zu aktualisieren, um Ihnen die neuesten Erkenntnisse für die Rückkehr an Ihren Arbeitsplätzen zu liefern. In diesem Blog fasse ich kurz die Erkenntnisse und die Einführung unserer aktualisierten IWMS-Anwendungsfälle als Reaktion auf die Pandemie zusammen.
Auf Grundlage der Erfahrungen unserer Kunden und unserer eigenen Erfahrungen haben wir einige wertvolle Erkenntnisse gewonnen, um eine sichere, vorschriftsmäßige und effektive Rückkehr an den Arbeitsplatz in dieser von Corona geprägten Zeit zu ermöglichen. Vier davon will ich Ihnen gern näher erläutern.
Zunächst einmal ist „Vertrauen“ das Wichtigste. Die Menschen müssen Vertrauen in die Maßnahmen haben, die in ihren Büros ergriffen werden, bevor sie bereit sind, wieder in ihr gewohntes Arbeitsumfeld zurückzukehren. Und die Unternehmen bemühen sich sehr darum. Deshalb ist es wichtig, dass die geplanten Maßnahmen und Lösungen schnell umgesetzt werden können, einfach anzuwenden sind und nicht als bedrohlich oder Mikromanagement wahrgenommen werden.
Wir haben zum Beispiel festgestellt, dass viele Facility Teams die detaillierte Messung der Belegungsrate pro Etage als Mikromanagement empfinden. Doch der Fokus liegt auf dem Zugang zum Gebäude: zu wissen, wer sich wann im Gebäude aufhält. Sobald Personen Zugang zumGebäude haben, verlassen sich Unternehmen auf den gesunden Menschenverstand und die Verantwortung des Einzelnen, die Regeln der sozialen Distanz einzuhalten.
Eine weitere interessante Erkenntnis betraf die „Arbeitsplatzkapazität“. Zuerst dachten wir, dass Unternehmen ihre verfügbaren Schreibtische speziell zuweisen möchten, doch sehen jetzt, dass es mehr um die Planung der Arbeitsplatzkapazität im Allgemeinen geht. So wird z. B. täglich die maximal zulässige Anzahl an Personen, die das Büro betreten dürfen, auf verschiedene Gruppen (Mitarbeiter, Besucher, Dienstleister) aufgeteilt. In der Praxis bedeutet dies, dass Arbeitsplatznutzer im Voraus nur einen Platz und nicht einen bestimmten Schreibtisch beanspruchen können. Sobald sie im Büro sind, suchen sie sich einen verfügbaren Arbeitsplatz aus und melden, dass dieser Arbeitsplatz von ihnen genutzt wird.
Dies ist auch mit dem Thema „Kostensenkung“ verbunden, das wieder verstärkt auf der Tagesordnung des Managements steht, insbesondere was die Reinigung betrifft. Während die ersten Reaktionen auf die Pandemie hauptsächlich emotional waren (alles muss gereinigt werden!), sehen Unternehmen die Sache jetzt rationaler und denken darüber nach, nur die Orte zu reinigen, die wirklich genutzt werden. Das spart Kosten. Aber damit das funktioniert, muss bekannt sein, was gereinigt werden muss. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten deshalb melden, welche Arbeitsplätze sie nutzen. Und hier haben wir ein Paradoxon: Menschen sind nicht besonders darauf erpicht, anzugeben, wo sie sich aufgehalten haben, aber für eine effektive und effiziente Reinigung ist dieses Wissen ein absolutes Muss für Facility Teams.
Eine weitere Herausforderung ist die Nutzung der Kantine oder der Cafeteria des Unternehmens. Sollten diese Einrichtungen geöffnet werden, und wenn ja, muss im Voraus ein Platz reserviert werden? Und sollte die Belegung und Nutzung überwacht werden? Diese Fragen scheinen für viele Unternehmen eine ziemliche Herausforderung zu sein. Darüber hinaus wird die Entscheidungsfindung zu diesem Thema auch von regionalen Aspekten und Gesundheitsvorschriften beeinflusst. In einigen Gegenden der Welt ist es verboten, sein eigenes Mittagessen mitzubringen, während dies in anderen Regionen aktiv gefördert wird.
Die Gespräche mit unserer Anwendergemeinschaft über die verfügbaren Planon-Anwendungsfälle als Reaktion auf die Pandemie haben einige großartige Ideen und Impulse hervorgebracht, da Kunden weitere Möglichkeiten aufgezeigt haben. Dies hat uns veranlasst, eine erweiterte Version zu erstellen.
Die aktualisierte Reihe von Planon-Anwendungsfällen enthält bessere und weniger komplexe Konfigurationen, und wir haben dafür gesorgt, dass Elemente im Zusammenhang mit der DSGVO-Konformität besonders hervorgehoben werden. Dies verbessert die Implementierung, Annahme und Benutzerfreundlichkeit. Außerdem haben wir bestehende Anwendungsfälle erweitert und neue hinzugefügt, die sich auf Lease Accounting, geplante präventive Instandhaltung und Ausbruchskontrolle beziehen. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über unsere Anwendungsfälle zu erfahren, können Sie hier eine Zusammenfassung herunterladen.
Natürlich werden wir diese Anwendungsfälle weiterentwickeln, um sie auf dem neuesten Stand zu halten und auf die Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden abzustimmen. Wir würden uns freuen, wenn auch Sie Ihre Gedanken und Erfahrungen mit uns teilen würden. Der Austausch darüber, was funktioniert und was nicht, kann uns allen helfen, unser Home-Office zu verlassen und wieder an unseren Arbeitsplatz zurückzukehren.
