In meinem letzten Blog habe ich veranschaulicht, dass viele Unternehmen mit steigenden Instandhaltungskosten zu kämpfen haben – dies wird häufig durch Instandhaltungsrückstände, hohe Kosten für reaktive Instandhaltung und Risiken für die Geschäftskontinuität verursacht.
In diesem Blog möchte ich Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Ihre Instandhaltungsstrategie verbessern können, um den steigenden Kosten entgegenzuwirken. Indem Sie die Priorisierung Ihrer Arbeitsaufträge an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten, können Sie zahlreiche positive Ergebnisse erzielen, darunter:
- Ausbalancierung von reaktiver und vorbeugender Instandhaltung
Dringende Reparaturen kollidieren oft mit geplanten Arbeiten – Instandhaltungs- und Außendienstleiter stehen dabei oft vor der Herausforderung, Notfallreparaturen und geplante vorbeugende Aufgaben gleichzeitig bewältigen zu müssen. Im Eisenbahnsektor beispielsweise erfordern unvorhersehbare Gleis- oder Ausrüstungsstörungen sofortige Aufmerksamkeit, sodass die Verantwortlichen gezwungen sind, mit den begrenzten verfügbaren Ressourcen ständig neu zu priorisieren und Pläne für die geplante Instandhaltung anpassen zu müssen. Dieser übermäßige Fokus auf der Behebung von Störungen führt zu häufigen Unterbrechungen und einer geringeren Gesamtproduktivität, was sich negativ auf die Kundenerfahrung auswirkt. - Bewältigung eines hohen Arbeitsvolumens bei begrenztem Personal
Wenn weniger Techniker zur Verfügung stehen, müssen die Verantwortlichen entscheiden, welche Arbeitsaufträge sofort erledigt und welche verschoben werden sollen – dies erhöht das Risiko längerer Ausfallzeiten bei nicht-kritischen Anlagen. Krankenhäuser müssen mit knappen Budgets und begrenzten Ressourcen auskommen und gleichzeitig regulatorische Vorgaben einhalten, um ein sicheres und rechtskonformes Umfeld für Patienten zu gewährleisten. Wenn Instandhaltungsmanager mit Personalmangel konfrontiert werden, müssen sie Aufgaben mit niedriger Priorität zurückstellen und Wege finden, die Kosten zu senken, ohne die Patientenversorgung zu beeinträchtigen.
Ähnlich müssen Außendienstleiter aufgrund begrenzter Personalkapazitäten oft entscheiden, welche Aufträge heute von einem Techniker bearbeitet werden sollen und welche bis morgen oder nächste Woche warten müssen. Notfälle wie ein Stromausfall oder ein ausgefallener Mobilfunkmast zwingen Techniker, weniger kritische Arbeiten zu unterbrechen, und führen zu einer umfassenden Neupriorisierung aller anderen offenen Arbeitsaufträge. Der Fachkräftemangel in dieser und anderen Branchen verschärft das Problem zusätzlich. Eine kürzlich durchgeführte Branchenanalyse ergab, dass aufgrund der weltweiten Fachkräftelücke bis zum Jahr 2030 85 Millionen Stellen unbesetzt bleiben könnten, wobei technische Berufsfelder besonders betroffen sind. - Reduzierung von Instandhaltungsrückständen
Wenn alles wie eine Priorität erscheint, nehmen Rückstände schnell zu. Wenn Notfälle und dringende Aufträge ständig Vorrang haben, verzögern sich vorbeugende und routinemäßige Aufgaben, sodass die Liste überfälliger Arbeitsaufträge immer länger wird. Unternehmen können in einen Kreislauf geraten, in dem weniger sichtbare Probleme (wie kleinere vorbeugende Reparaturen) immer wieder aufgeschoben werden, was zu zahlreichen Rückständen führt, die die Zuverlässigkeit von Anlagen oder Geräten beeinträchtigen oder – schlimmer noch – zu größeren, kostspieligeren Problemen führen. Letztendlich wird dieser Rückstand selbst zu einer Herausforderung – die Entscheidung, welche der vielen aufgeschobenen Aufgaben zuerst erledigt werden soll, kann überwältigend sein. Ohne klare Priorisierungskriterien oder -instrumente fällt es Instandhaltungs- und Außendienstleitern schwer, aus dem reaktiven Modus auszubrechen. - Management der Kommunikation und Erwartungen von Stakeholdern
Wenn Stakeholder im Unklaren darüber gelassen werden, warum ein Arbeitsauftrag noch nicht bearbeitet wurde, kann der Druck steigen, was die Belastung für den Instandhaltungsleiter zusätzlich erhöht. Field Service-Unternehmen müssen nicht nur nach technischen Erfordernissen priorisieren, sondern auch die Auswirkungen auf den Kunden berücksichtigen – manchmal bedeutet das, einen wichtigen Kunden durch die schnelle Bearbeitung seines Anliegens zufriedenzustellen. Insgesamt stellen die Einhaltung zugesagter Reaktionszeiten und die Kundenzufriedenheit eine zentrale Herausforderung dar, die maßgeblich beeinflusst, wie Arbeitsaufträge im Tagesgeschäft priorisiert werden. - Gewährleistung von regulatorischer und sicherheitsrelevanter Compliance
Trotz der vielen Aufgaben, die Facility Manager und Außendienstmitarbeiter jonglieren müssen, gibt es einige Pflichtaufgaben, die nicht zurückgestellt werden dürfen. Viele Facility Manager, vor allem in stark regulierten Branchen, sehen sich mit nicht verhandelbaren Arbeitsaufträgen konfrontiert, die Sicherheit und Compliance betreffen. Dazu gehören geplante Inspektionen, Tests von Sicherheitssystemen und gesetzlich vorgeschriebene Instandhaltungsarbeiten, die fristgerecht durchgeführt werden müssen. Es kommt zu Schwierigkeiten, wenn gleichzeitig mehrere Anforderungen zu bewältigen sind, etwa ein notfallbedingter Ausfall und eine fällige Compliance-Aufgabe. Dafür zu sorgen, dass nichts unbeachtet bleibt, ist eine große Belastung, die die Verwaltung von Arbeitsauftragsprioritäten noch komplexer macht. - Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) und Reaktionszeiten
Facility Manager und Außendienstleiter stehen unter großem Druck, kritische Probleme schnell zu lösen. Diese Herausforderung wird noch größer, wenn mehrere Vorfälle von hoher Priorität gleichzeitig auftreten. Es wird dann nahezu unmöglich, alle zeitlichen Verpflichtungen einzuhalten, wodurch Dienstleister gezwungen sind, Prioritäten zu setzen und möglicherweise einige SLA-Fristen nicht einzuhalten. Werden diese Ziele nicht erreicht, kann dies zu Strafen, Geschäftseinbußen oder einer Beeinträchtigung der Abläufe beim Kunden führen.
Womit sollte man anfangen?
Wenn Unternehmen Instandhaltungsaufträge effektiv priorisieren möchten, ist der erste Schritt, Ziele und Beobachtungsthemen festzulegen. Diese Themen ermöglichen es Unternehmen, gesammelte Beobachtungen (Risiken und Chancen), die von verschiedenen Stakeholdern für Anlagen, Räume und Immobilien erfasst werden, zu kategorisieren und zu durchsuchen. Die Themen können Aktivitäten im Zusammenhang mit Anlagenleistung, Compliance, Instandhaltung, Sicherheit oder Nachhaltigkeit umfassen.
Facility Manager und Außendienstmitarbeiter können für jedes Thema eine Bewertungsmethode festlegen, um die Risiken und Chancen zu ermitteln und automatische Folgemaßnahmen entsprechend zu priorisieren. Ein Beispiel für eine Bewertungsmethode ist eine Risikomatrix.
Kunden können ihre eigene Matrix definieren, um Arbeitsaufträge zu priorisieren und Entscheidungsmodelle erstellen, die so einfach oder so detailliert sein können, wie es zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlich ist.
Folgemaßnahmen können auf Grundlage verschiedener Kriterien, wie z. B. Risikostufe, Art der Arbeit, Branche, Standort, Verfügbarkeit von Technikern, oder erforderliche Zertifizierungen und Fähigkeiten, an interne Mitarbeiter oder Subunternehmer zugewiesen werden. Es ist dann die Verantwortung des Unternehmens, Folgemaßnahmen umzusetzen und zu überwachen. Serviceverträge werden automatisch überwacht, wobei Benachrichtigungen zu SLA-Einhaltung, Kosten und Qualität erfolgen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Beschaffungsstrategie verbessern und die damit verbundenen Kosten senken.
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