7 janvier 2020 – Depuis avril 2018, l’Institut de technologie de l’Illinois (Illinois Tech), une université de recherche privée spécialisée en technologie et située à Chicago, a choisi et mis en œuvre l’IWMS Planon Universe, une solution intégrée pour la gestion du patrimoine immobilier et le facility management . Le projet s’est déroulé en plusieurs phase. Dans un premier temps, la solution a été lancée auprès de l’ensemble du corps enseignant et du personnel. L’objectif était de remplacer l’ancien système de bons d’intervention et ainsi améliorer l’expérience des utilisateurs. Cela a permis d’améliorer la communication au sein de la communauté de l’Illinois Tech grâce à un traitement plus efficace des demandes d’intervention et plus généralement une rationalisation des processus opérationnels. Le système a également intégré les transactions financières grâce à son intégration avec l’application logicielle ERP actuelle de l’Illinois Tech, qui maintient à jour les dossiers des étudiants, des anciens étudiants, les bilans financiers et des effectifs.
À l’automne 2018, l’Illinois Tech a lancé la deuxième phase du projet : permettre aux étudiants logeant sur le campus d’accéder au système Planon et aux formulaires personnalisés de demande de services ou d’interventions (Planon Self-Service) adaptés aux utilisations des différents espaces résidentiels du campus. Les étudiants qui résident sur le campus ont désormais la possibilité d’être directement en contact avec les personnes pouvant répondre à leurs demandes et à leurs besoins. Auparavant, les demandes d’intervention des étudiants étaient acheminées par un système tiers, puis saisies manuellement dans le système de traitement des bons d’intervention de l’université. Cela entraînait des retards, des problèmes de communication et un manque de confiance des utilisateurs dans le bon traitement de leurs demandes.
Le déploiement de la solution IWMS de Planon a considérablement réduit la durée du cycle de traitement des bons d’intervention, amélioré la communication ainsi que la fiabilité et la stabilité du département en charge des services généraux pour les logements de l’université. L’utilisation de notifications automatisées et personnalisées a également accru la transparence et a donné aux étudiants la possibilité d’accéder à l’historique de leurs demandes d’intervention. « La solution Planon s’est révélée être un excellent outil de communication à double sens. Nous avons constaté une réduction de la fréquence à laquelle les étudiants utilisent d’autres moyens de communication, tels que les réseaux sociaux, pour partager leurs difficultés », a déclaré Kevin Gallagher, Vice-président adjoint (VPA) du service « Interventions et maintenance des logements ».
La troisième phase du déploiement a été lancée en octobre 2019 et a rendu Planon accessible à tous les étudiants de l’Illinois Tech. « Cela nous donnera à terme la possibilité de mieux comprendre ce qui est important pour nos étudiants et de suivre et répertorier les dysfonctionnements. Nous pourrons baser nos décisions stratégiques sur des données et cela nous aidera à définir les priorités pour les réparations et les rénovations », a déclaré M. Gallagher. « Le système donne réellement la parole aux étudiants, ce qui, en fin de compte, permettra d’augmenter la satisfaction des étudiants et leur fidélisation, et contribue favorablement à la réputation de l’université dans son ensemble ».