Qu’est-ce qu’un CMMS ou GMAO?
CMMS est l'acronyme de « Computerized Maintenance Management System », traduit en français par « Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ». Un logiciel de GMAO aide les organisations à suivre, planifier et centraliser leurs activités de maintenance. Les entreprises l’utilisent pour maximiser la disponibilité des équipements, réduire les risques de pannes et éviter les arrêts coûteux.
Une GMAO s’appuie avant tout sur une base de données solide qui organise les informations sur les actifs essentiels, notamment les équipements, les matériaux et les ressources. Les solutions de GMAO constituent une plateforme centralisée permettant aux responsables de la maintenance, aux techniciens et aux autres parties prenantes de planifier, d’exécuter et de contrôler les tâches de maintenance. La GMAO prend en charge diverses opérations de maintenance, telles que la maintenance réactive, la maintenance préventive planifiée et la maintenance prédictive.
Quelles sont les principales caractéristiques d’un CMMS ou GMAO ?
En raison de la complexité de la législation en matière de maintenance, l’exécution des travaux de maintenance doit être planifiée, contrôlée et documentée avec le plus grand soin. Un GMAO fournissent aux planificateurs, ingénieurs et superviseurs de la maintenance des outils et des technologies qui garantissent une exécution rationalisée et conforme des travaux. Les principales fonctionnalités de la GMAO sont les suivantes:
Gestion des ordres de travail
Tous les travaux de maintenance et les bons de travail générés doivent être sauvegardés dans un référentiel central des ordres de travail. Cela permet aux utilisateurs de rechercher facilement des travaux de maintenance en cours, planifiés ou terminés par bâtiment, actif, ingénieur ou tout autre critère de recherche pertinent. Pour chaque ordre de travail, des détails tels que les mises à jour de l’état d’avancement, le temps passé, les matériaux utilisés, la documentation, les actions de suivi, le budget prévu et les coûts réels sont enregistrés et disponibles pour le reporting.
Le logiciel CMMS permet aux ingénieurs d’accéder facilement à leur travail individuel, de mettre à jour ou de clôturer des bons de travail ou de consulter des informations pertinentes sur les actifs ou des procédures de maintenance et des check-lists.
Gestion des stocks et des matériaux
Les systèmes de CMMS supervisent les stocks, la distribution et le réapprovisionnement des équipements et des matériaux dans les installations. Ils facilitent la gestion des fournisseurs, le suivi des coûts des stocks et l’automatisation du réapprovisionnement en matériel.
Outils de planification de scénarios et tableaux graphiques de planification
Les systèmes de CMMS comprennent des outils de planification de scénarios et des tableaux graphiques de planification. Ils permettent de visualiser les travaux à venir et d’optimiser la planification de la maintenance du CMMS. Les fonctions de glisser-déposer vous permettent de déplacer des travaux, de reporter des activités, de fusionner des travaux de maintenance ou de les diviser. L’impact sur les charges de travail et les budgets est recalculé et visualisé immédiatement.
Planification et répartition des ressources
Les logiciels CMMS affectent les équipes de maintenance ou les techniciens aux tâches en fonction de la disponibilité, de la charge de travail, des compétences et des certifications des personnes. Une fois le travail planifié et attribué, le CMMS prend en charge l’envoi automatique aux ingénieurs concernés à l’aide d’outils de flux de travail, de la création automatisée de bons de travail et de solutions mobiles. Cela permet d’accroître l’efficacité des équipes de planification et de répartition afin de s’assurer que les bonnes personnes font les bonnes choses au bon moment.
Flux de travail en matière de santé et de sécurité
La maintenance est essentielle pour assurer la sécurité et la fiabilité des équipements, des bâtiments et de l’environnement de travail. Une maintenance inadéquate peut entraîner des situations dangereuses, des accidents et des problèmes de santé. La maintenance peut être une activité à haut risque qui doit être réalisée en toute sécurité, avec une protection appropriée des collaborateurs de la maintenance.
Le logiciel de gestion de la maintenance comprend de la documentation sur la santé et la sécurité, des check-lists et des flux de travail pour se conformer aux réglementations et aux meilleures pratiques garantissant que les équipes de maintenance suivent les processus approuvés. Cela permet de garantir un lieu de travail sain et l’exécution en toute sécurité des travaux de maintenance.
Un véritable CMMS mobile est conçu pour prendre en charge les appareils mobiles, tels que les smartphones et les tablettes, afin que les membres du personnel de maintenance puissent accéder et mettre à jour les équipements et les données de maintenance lorsqu’ils sont en déplacement. L’accès aux applications CMMS pour des informations en temps réel permet à vos équipes de maintenance d’arriver à l’heure et d’être parfaitement préparées pour le travail à venir.
Grâce à l’accès mobile, les équipes de maintenance sont en mesure de gérer les ordres de travail et les demandes de matériel, de consulter l’historique des performances des équipements et de suivre les check-lists du flux de travail afin de s’assurer que tous les travaux sont effectués conformément aux attentes.
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Suivi en temps réel
En associant les données du CMMS à des tableaux de bord de veille stratégique, les utilisateurs peuvent contrôler et évaluer les performances des techniciens internes et des prestataires de services, en s’assurant qu’ils respectent les accords de niveau de service (SLA), les exigences en matière de disponibilité des actifs et les normes de qualité de service. Les tableaux de bord du CMMS donnent aux planificateurs de maintenance une vision immédiate des opérations, des risques potentiels et des écarts dans l’exécution des travaux :
- Aperçus des coûts qui peuvent être segmentés par bien, actif, entrepreneur, commande ou statut
- Aperçu des performances de maintenance segmenté en fonction des accords de niveau de service (SLA) et des critères de commande
- Aperçu des actifs segmenté par type d’actif, propriété, niveau de risque, nombre de défauts, durée restante de la garantie
- Aperçu des stocks pour comprendre ce qui est en différé, ce qui est disponible et où ils sont conservés
- Aperçu des types d’incidents pour une meilleure compréhension de la fréquence des incidents et des possibilités d’amélioration des processus
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Quels sont les avantages de l'utilisation des systèmes de GMAO ?
Les logiciels CMMS permettent aux équipes de maintenance et de FM de mettre en place la stratégie de gestion de la maintenance qui convient à leur organisation. Les solutions sont souvent configurées en fonction des besoins de l’organisation et offrent des avantages allant de la digitalisation des flux de travail à l’amélioration de la gestion des risques et de l’analyse des données. Les principaux avantages des solutions modernes de CMMS pour les utilisateurs comprennent :
Amélioration de l’efficacité grâce à une sauvegarde centralisée des données
Tout peut être sauvegardé dans un référentiel central d’ordres de travail, ce qui permet aux utilisateurs de rechercher facilement des bons de travail de maintenance ouverts, planifiés ou fermés par bâtiment, actif, ingénieur ou tout autre critère de recherche pertinent. Pour chaque ordre de travail, des détails tels que les mises à jour de l’état d’avancement, le temps passé, les matériaux utilisés, la documentation, les actions de suivi, le budget prévu et les coûts réels sont enregistrés et disponibles pour l'établissement des rapports budgétaires.
Les bons de travail centralisés réduisent le travail administratif nécessaire à la collecte des informations pour la facturation, ce qui réduit les retards et améliore la gestion de la trésorerie.
Les applications mobiles de CMMS permettent aux ingénieurs d’accéder facilement à leurs affectations, de mettre à jour ou de clôturer des bons de travail, de saisir des informations pertinentes sur les actifs ou de suivre des check-lists, et d’enregistrer des données de travail pertinentes telles que les matériaux utilisés ou le temps passé à travailler sur un bon de travail. Un véritable CMMS mobile doit pouvoir être utilisé hors ligne pour permettre aux techniciens d’accéder aux informations lorsqu’ils ne sont pas connectés à un réseau mobile ou Wi-Fi.
Les applications mobiles améliorent les flux de travail et facilitent l’accès aux informations, améliorant ainsi l’efficacité et les taux de réparation immédiate.
La satisfaction de pouvoir mesurer ce qui est important
Les logiciels de CMMS offrent une large gamme de tableaux de bord de maintenance et la possibilité de configurer des indicateurs clés de performance (KPI) pour analyser l’efficacité des programmes et des investissements de maintenance. Les équipes de maintenance sont ainsi en mesure d’aligner leurs activités sur les objectifs stratégiques de l’immobilier, tels que la réduction de la consommation d’énergie et les objectifs en matière d’émissions de carbone. Cet alignement renforce la capacité des équipes chargées des installations et de la maintenance à démontrer la valeur de leurs activités pour l’organisation.
Les tableaux de bord de maintenance permettent de s’assurer que vos équipes respectent les indicateurs clés de performance, le budget et le travail accompli.
Réduction des coûts grâce à des activités de maintenance proactives
La maintenance réactive est coûteuse en raison de sa nature non planifiée, qui découle souvent de défaillances inattendues des actifs. La maintenance préventive, planifiée en fonction des garanties et des exigences de conformité, réduit considérablement les coûts de maintenance, mais 40 % de ces activités sont exécutées soit trop tôt, soit trop tard. Un CMMS permet aux équipes de maintenance d’utiliser les conditions réelles des actifs et les données de performances pour programmer les tâches au moment où elles sont nécessaires - juste à temps pour prévenir les défaillances des actifs.
En savoir plus sur la GMAO
Comparaison des GMAO
Les solutions de CMMS se concentrent sur les tâches de maintenance telles que la programmation, la gestion des ordres de travail et le suivi des stocks des équipements de maintenance. Voici une comparaison avec d’autres types de systèmes :
CMMS vs EAM
Dans les secteurs à forte intensité d’actifs tels que les services publics, l’industrie manufacturière, l’automobile, la construction et l’immobilier, les actifs physiques représentent une part importante du capital et des investissements de l’entreprise. Les industries à forte intensité d’actifs critiques utilisent donc généralement un logiciel EAM (Enterprise Asset Management ou gestion des actifs de l’entreprise). Les solutions EAM sont utilisées pour gérer les coûts opérationnels et les coûts d’achat, ainsi que pour suivre l’évaluation et la performance des actifs. En outre, la gestion et la maintenance des actifs doivent être conformes à des réglementations strictes en matière d’emploi, d’environnement et de sécurité. Les solutions EAM soutiennent ces objectifs tout au long du cycle de vie des actifs, depuis la gestion de l’acquisition et de l’installation des équipements jusqu’à leur mise au rebut.
Dans la plupart des cas, l’exploitation des actifs (y compris la consommation d’énergie) et la maintenance technique représentent plus de 80 % des coûts du cycle de vie des actifs. Un CMMS est utilisé pour réduire les coûts de maintenance technique, tels que les temps d’arrêt imprévus et les tâches de maintenance réactive coûteuses, tout en améliorant la santé et la sécurité sur les lieux de travail et des collaborateurs, et en prolongeant la durée de vie opérationnelle des actifs.
CMMS vs ERP
Une solution ERP (Enterprise Resource Planning) intègre les principales fonctions de l’entreprise, telles que la finance, les ressources humaines, les achats et les chaînes d’approvisionnement, et prend en charge le flux de données entre les différents services. Toutefois, les systèmes ERP ne couvrent généralement pas l’ensemble des activités de maintenance nécessaires pour les installations et les actifs. À cette fin, un CMMS (Computerized Maintenance Management System) est essentiel, car il est spécialisé dans la gestion des tâches de maintenance et des flux de travail.
L’intégration d’un ERP, tel que l’ERP de SAP, à une solution de gestion de l’immobilier qui comprend des fonctionnalités de gestion de la maintenance peut considérablement rationaliser les opérations immobilières et améliorer l’efficacité. En combinant ces systèmes, vous pouvez automatiser les flux de travail interfonctionnels, améliorer la précision des données et obtenir des informations complètes sur votre portefeuille immobilier. Cette intégration permet une gestion transparente de la finance, de la maintenance et de l’utilisation de l’espace, offrant ainsi une vue d’ensemble qui favorise une meilleure prise de décision et l’excellence opérationnelle.
Tendances en matière de CMMS et intégration de l’IA
L’intégration de l’IA à un CMMS alimente plusieurs tendances clés :
- La maintenance prédictive utilise l’apprentissage automatique pour prévoir les défaillances des équipements, ce qui permet de réduire les temps d’arrêt, les coûts de maintenance d’urgence et de prolonger la durée de vie des équipements.
- Les flux de travail automatisés rationalisent les tâches de routine telles que le réapprovisionnement des stocks, ce qui accroît l’efficacité et libère des ressources humaines.
- La maintenance prescriptive intègre l’IA générative dans les solutions pour fournir des suggestions d’actions basées sur des données dérivées de l’analyse des données de maintenance afin d’améliorer les inefficacités.
- La gestion stratégique des actifs améliorée par l’IA permet un meilleur suivi et une optimisation des écosystèmes d’actifs complexes, améliorant ainsi la performance globale des actifs, la gestion du cycle de vie et l’alignement sur les objectifs immobiliers.
Getting started with CMMS
Si vous êtes prêt à pérenniser vos opérations avec un logiciel de CMMS, lisez notre livre-blanc pour découvrir comment un CMMS peut vous aider à prendre des décisions éclairées, rapides et durables. Pour obtenir des conseils sur la mise en place des bases, réservez une démo personnalisée avec Planon.
Une vision véritablement holistique peut vous aider à éviter les opérations de maintenance inutiles et à réduire les coûts associés. Lorsque vous combinez les fonctionnalités de votre CMMS avec un Integrated Workplace Management System (IWMS) vous pouvez intégrer votre stratégie de maintenance à votre stratégie immobilière, à vos initiatives d’occupation de l’espace, à l’analyse du comportement des utilisateurs et à vos objectifs de développement durable.
L'etude de cas
