Le but premier de tout responsable de l'immobilier d’entreprise et du Facility Management (CRE/FM) est d'apporter un soutien efficace aux activités de l'entreprise. Face à des changements organisationnels, il doit se montrer proactif. Lorsque de nouvelles initiatives surviennent - et cela arrive de plus en plus souvent, l'organisation doit être prête à agir rapidement et de manière cohérente pour planifier et mettre en œuvre au plus vite ces nouveaux projets. En pratique, cela signifie plus de projets à gérer pour les équipes de FM/CRE.
Il peut s'agir de petits projets opérationnels, tels qu'un déménagement, un événement à organiser ou un ajustement structurel mineur. Mais ces projets peuvent aussi représenter des investissements très importants, par exemple le renouvellement d'un bail, une initiative en matière de développement durable ou un grand projet de développement immobilier. Cette deuxième catégorie nécessite la mise en place d’un Capital Project Management pour aider les équipes à garder le contrôle.
Ce blog décrit la gestion de ces mégaprojets (Capital Project Management) à travers ses quatre phases. Il présente également l'importance d'une solution logicielle intégrée pour vous accompagner tout au long du processus de capital project management
Les mégaprojets sont des projets opérationnels qui impliquent un très fort investissement dans le but d'améliorer les immobilisations. Pour ces projets aux coûts plus élevés que les autres, une approche structurée est nécessaire afin d'assurer leur suivi financier, une planification, un contrôle des risques et le déploiement des ressources humaines.
Cette approche structurée se décompose en quatre phases :
Ces quatre étapes doivent être gérées de manière à ce que ces projets de grande envergure restent dans les limites des budgets, soient livrés à temps et dans le respect des cahiers des charges. Objectif idéaliste, voire même irréaliste ? Votre but devrait être au moins de vous en rapprocher le plus possible. Comment pouvons-nous vous aider en cela ?
Les entreprises utilisent une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) pour le suivi des prestations de FM, la gestion des espaces, la gestion de la maintenance et du développement durable. Par définition, un IWMS offre également une fonctionnalité de gestion de projets d'immobilisation pour les activités associées à la conception et au développement de nouvelles installations et à la réorganisation ou à la rénovation des installations existantes.
La fonctionnalité de capital project management dans un système IWMS peut tirer parti de toutes les informations déjà présentes dans le système, aussi bien sur les bâtiments et les installations que sur les contrats et les travaux. Les processus existants peuvent être utilisés pour générer des budgets et des charges à payer mais aussi conclure des contrats. Un système IWMS fournit également des informations sur l'ensemble du portefeuille de projets et leurs différentes étapes, sur les fonds disponibles pour les projets et sur leur planification, jusqu'aux détails opérationnels. Le comité de pilotage, le comité de gestion, les chefs de projet et les acteurs internes et externes de l'équipe de projet disposent d’un outil bien intégré qui leur permet de collaborer et de garder le contrôle de l'avancé de ces mégaprojets.
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