Conseils pratiques pour rédiger un Business Case d'IWMS convaincant

Dans cette série de trois articles, je souhaite vous faire part des points clés à retenir du webinaire récemment organisé par Planon et Verdantix, cabinet indépendant d’études spécialisé dans les technologies innovantes qui optimisent les activités de l’entreprise, basé sur le nouveau rapport de Verdantix « Réaliser le business case d’un IWMS ».

Le webinaire a fourni des conseils pratiques sur le calcul du retour sur investissement (ROI) potentiel d’un IWMS et sur la rédaction d’un Business Case fondé sur des données chiffrées. Le premier article avait pour objectif de comprendre exactement ce qu'est un IWMS et ses principaux avantages. Dans ce deuxième article, j’expliquerai comment rédiger un rapport convaincant et chiffré pour la mise en œuvre ou l'extension d'un IWMS.

Principaux défis à relever pour le calcul du retour sur investissement

Une étude mondiale réalisée par Verdantix a montré que 75 % des responsables immobiliers estiment que leur budget est insuffisant pour financer des investissements informatiques (Enquête mondiale sur l'immobilier, l'énergie et les installations : budgets, priorités et préférences technologiques, 2018). Pour s'assurer de disposer du budget nécessaire à une nouvelle implémentation ou à l'extension d'un logiciel existant, vous devez démontrer que l'investissement proposé pour votre IWMS génère un ROI supérieur à celui d'autres projets en attente de financement.

Le calcul du ROI d'un IWMS semble être une tâche ardue pour de nombreux responsables de l'immobilier et du Facility Management. L’étude Verdantix sur le business case d’un IWMS montre qu’ils doivent généralement relever quatre défis :

Webinaires

Webinaire - Définition, avantages et ROI d’un IWMS (gestion intégrée pour l’Immobilier et le FM)

Ce webinaire en direct, co-organisé avec Verdantix, traitera du retour sur investissement potentiel d'un IWMS, solution de gestion intégrée de l’environnement de travail. Il présentera des conseils pour réaliser une analyse de rentabilité convaincante ainsi que des avantages en pratique chez des clients Planon

En savoir plus

1. Parvenir à démontrer des économies à court terme. Il semble difficile de convaincre le Directeur Administratif et Financier (DAF) que l'investissement proposé est la meilleure utilisation des liquidités.
2. Disposer de données chiffrées de bonne qualité sur les coûts à économiser. Cela signifie que les coûts effectifs des installations et leur degré d'inefficacité restent inconnus, ce qui rend difficile et fastidieux le calcul des économies qu'un système IWMS peut générer.
3. Parvenir à trouver encore de nouvelles économies à réaliser après de nombreuses années de réduction des coûts.
4. Lutter contre la pression des décideurs qui privilégient parfois le court terme. La valeur ajoutée d'une plateforme intégrée est alors mise en question en considérant que des solutions dédiées résolvent mieux les problèmes à moindre coût. Pourtant, dans le cadre d’une stratégie informatique à long terme, un investissement dans un IWMS peut permettre d’économiser beaucoup d’argent et de se passer de tous les logiciels dédiés.

Un Business Case pour lancer un investissement dans un IWMS

Bien sûr, ces défis peuvent être surmontés. Pour cela, l’essentiel est de rédiger un cahier des charges ou un Business Case convaincant à présenter aux principaux décideurs de la société. Trois aspects importants doivent alors être gardés à l'esprit.

Tout d’abord, montrer la nécessité et l’urgence d’un investissement dans un IWMS ! Pourquoi est-il important d'agir maintenant et de mettre en œuvre ou d'étendre l'IWMS ? Pour cela, il s'agit de mettre en évidence les risques encourus si le statu quo est maintenu. « Si nous n'investissons pas dans un IWMS, nous prenons le risque de ne pas nous conformer aux nouvelles règles et réglementations ». « De plus, les systèmes existants approchent de leur fin de vie technique et nous devons éviter toute interruption de nos services en raison de systèmes obsolètes ».

Deuxièmement, développer une argumentation expliquant comment un IWMS peut soutenir les objectifs de l'organisation. Exposez à votre dirigeant (PDG) la manière dont un IWMS peut avoir un impact positif sur l'entreprise. Mentionnez les effets positifs de cet investissement sur les objectifs stratégiques globaux de l'entreprise. Soulignez, par exemple, en quoi l’investissement dans un IWMS logiciel s'inscrit dans les projets de digitalisation de l’entreprise.

Enfin, le point décisif est la traduction en chiffres des avantages clés d’un IWMS. En liant votre Business Case à des résultats financiers concrets, vous le rendrez encore plus convaincant.

Des économies tirées de la rationalisation informatique, de la productivité du travail et des coûts opérationnels

Lors du webinaire, Susan Clarke de Verdantix a expliqué comment trouver ces chiffres dans les catégories qui permettent de réaliser des gains financiers importants grâce au déploiement d’un IWMS :

• La rationalisation informatique : les entreprises sont souvent en mesure de remplacer 10 à 20 licences de logiciels par une seule et même plateforme. Sachant que le coût moyen de maintenance d’un système autonome ou un système hérité peut atteindre 20 000 euros par an, il est facile d'en déduire combien on peut économiser !
• La productivité du travail : un IWMS améliore l'efficacité en automatisant les processus et tâches d'administration. Vos collaborateurs peuvent se consacrer à d’autres tâches et cela peut augmenter leur efficacité opérationnelle de 20 % ou plus. Un IWMS évite également la saisie en doublon des données, par rapport à la saisie manuelle, et réduit fortement les délais de reporting.
• Les coûts opérationnels : calculez les économies d'échelle possibles en mesurant le nombre de dépenses opérationnelles que vous pouvez réduire. Un système IWMS peut générer des économies sur les espaces et l’entretien, ce qui peut représenter des millions d’euros dans une grande entreprise.

Un sondage auprès des 180 Responsables Immobilier et Facility Managers inscrits au webinaire a montré que la majorité souhaitait savoir comment un système IWMS pouvait contribuer à réduire les coûts opérationnels :

Dans le webinaire, maintenant disponible en replay, Susan Clarke, Chef Analyste chez Verdantix, décrit plus en détail les gains sur les coûts opérationnels pour le calcul du retour sur investissement. Je recommande vivement de le regarder et de tirer parti des idées qu’elle suggère.

Êtes-vous prêt ?

J'espère que ce blog vous a aidé à rédiger un Business Case convaincant. Vous souhaitez des exemples concrets sur la valeur ajoutée d'un IWMS ? Le troisième et dernier article de cette série de blogs présentera les cas pratiques de Gasunie, du King’s College de Londres et de Danfoss.

Vous souhaitez en savoir plus dès à présent ? Visionnez dès à présent l’enregistrement complet du webinaire de Verdantix.