« On n'est jamais si bien servi que par soi-même. » Un proverbe que la plupart d'entre nous ont déjà entendu. Il y a effectivement des circonstances où la meilleure option est probablement d'accomplir le travail soi-même, mais il y a aussi des circonstances où ce n'est pas le cas.
Ainsi, une fois que le cahier des charges et le budget pour l'implémentation d'une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) sont déterminés, que les objectifs du projet sont fixés et que l'équipe projet est constituée, la question se pose de savoir quelle est la meilleure option. Voulez-vous créer vos propres processus CRE (Corporate Real Estate) et FM (Facility Management) « sur mesure » dans la solution IWMS ou préférez-vous opter pour des processus fondés sur des bonnes pratiques, qui peuvent être ajustés au besoin ?
Tel est le paradoxe apparemment typique de l'implémentation : déterminer si les efforts doivent être consacrés à construire le système pour qu’il reflète des pratiques existantes ou à concevoir, ou s'il vaut mieux changer de méthode pour s’adapter aux bonnes pratiques prédéfinies. Il peut être tentant de prendre une décision immédiate sur la question de savoir s'il faut « construire » ou « acheter ». Cependant, il y a des pour et des contre dont il faut tenir compte en premier lieu.
Les implémentations traditionnelles commencent généralement par une série de sessions d'analyses de processus, au cours desquelles des workflows sont définis, cartographiés et discutés en détails pour tous les processus métiers concernés. Une fois qu'une première mise en place a été établie, l'occasion est donnée aux parties prenantes et aux utilisateurs d'examiner la solution et de réagir à la manière dont leurs idées ont été traduites en un système. De multiples versions, parfois même contradictoires, peuvent être nécessaires avant d'arriver au résultat souhaité.
L'approche fondée sur les « bonnes pratiques » peut être définie comme un processus d'optimisation et d'alignement. Un ensemble prédéfini de paramètres de conception de configuration, comme workflows, mises en correspondance de données, profils d'utilisateur, interfaces d'utilisateur et rapports, est disponible dès le début et se fonde sur la connaissance du marché et les véritables bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves. Ces paramètres sont optimisés et ajustés le cas échéant, au fur et à mesure que le projet évolue.
Le choix entre une page blanche ou une bonne pratique peut être rattaché à trois défis majeurs rencontrés lors de la mise en place d'une implémentation multinationale :
Si vous recherchez un niveau de standardisation relativement élevé et une implémentation rapide, le scénario des bonnes pratiques est précisément celui qu'il vous faut. Si vous voulez que chaque opération puisse garder ses processus individuels, choisissez plutôt la conception traditionnelle et la solution construite. Quelle que soit la décision prise, assurez-vous qu'elle soit éclairée.
Cet article est un résumé du chapitre 'Build or buy an IWMS' du livre 'A Quest for Excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS'. Vous souhaitez en lire plus ? Alors cliquez ici pour recevoir une copie du livre en anglais.
