Bien souvent, les responsables de l'immobilier et les facility managers ne sont pas impliqués dans les décisions de la direction, ou ne le sont qu’une fois que les principales décisions ont été prises. Il s'agit là pour les entreprises d'une opportunité manquée de réduire les coûts et d'augmenter la productivité, dans la mesure où l'immobilier constitue souvent le second poste de dépenses après le personnel et étant donné que les façons de travailler évoluent rapidement.
Dans ces conditions, quand vous aurez l’opportunité de vous présenter devant votre direction, comment pouvez-vous être sûr que vous en tirerez le meilleur parti ? Voici une liste de sept conseils qui peuvent vous aider à convaincre vos dirigeants et par la même occasion d’augmenter la visibilité de l'immobilier et du facility management.
1. Soyez prêt
Cela paraît peut-être simple et évident, mais être insuffisamment préparé jouera en votre défaveur. Bloquez le temps nécessaire dans votre agenda pour bien vous préparer et isolez-vous dans une pièce afin de travailler loin de toute distraction.
2. Connaissez les attentes
La personne qui vous a invité à vous présenter devant vos dirigeants a sans aucun doute une idée bien précise de ce qu’ils attendent de vous. Assurez-vous de bien connaître ces objectifs et utilisez-les pour transmettre votre message de manière aussi efficace et convaincante que possible. Cette personne sait probablement mieux que vous ce dont les membres de la direction ont besoin et peut vous aider à vous concentrer sur les sujets essentiels.
3. Connaissez votre public
Savoir exactement qui assistera à la réunion vous aidera à préparer une présentation intéressante pour tous les participants. Vous pouvez orienter votre message pour qu'il porte sur un sujet qui intéresse les personnes présentes et bénéficie ainsi de leur soutien. Le DSI craint-il les menaces croissantes dont les systèmes de sécurité des données font l'objet ? En quoi votre proposition pourrait-elle l'aider ? Une connaissance des défis de chaque dirigeant et de ses équipes vous permettra également d’anticiper les questions difficiles et d’arriver avec des réponses préparées.
4. Synthétisez votre projet
Maîtrisez-vous à 100% votre proposition et ce que vous attendez de la direction ? Savez-vous résumer votre projet en une ou deux phrases ? Quel est le message principal que vous souhaitez faire passer ? Pour vous, quel est le résultat idéal ? Gardez bien ces points à l’esprit afin que chacune de vos actions contribue à la réalisation de ces objectifs.
5. Soyez sûr de vous
Un manque de confiance en soi ne convaincra pas les membres de la direction de votre aptitude à concrétiser votre projet, ni des bénéfices avancés. Répétez plusieurs fois votre présentation devant votre conjoint, un(e) ami(e) ou un(e) collègue. Vous obtiendrez ainsi son avis sur les points perfectibles. Vous serez alors sûr de vous et préparé comme il faut.
6. Conservez la dynamique
Veillez à ce que vos dirigeants disposent d’une copie des éléments présentés pendant la réunion. En particulier, fournissez-leur un résumé des messages-clés et des bénéfices pour eux et pour l’entreprise. Evitez les présentations de plusieurs pages qu’ils ne liront sans doute jamais.
7. Soyez sincère
Si l'on vous pose une question difficile dont vous ne connaissez pas la réponse, soyez sincère et admettez-le. Promettez de faire des recherches à ce sujet et d’envoyer les informations requises plus tard (veillez à respecter cette promesse !). Vous gagnerez ainsi plus la considération de vos dirigeants que si vous inventez une réponse qui s'avèrera par la suite incorrecte. Votre crédibilité sur le plan général en souffrirait et cela réduirait vos chances d’obtenir l’adhésion à votre projet.
L’un des investissements importants pour les Responsables de l'Immobilier et les facility managers est souvent le logiciel qu'ils utilisent pour la gestion et le pilotage des bâtiments et des équipements : un système IWMS (Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail) ou de CAFM/FMAO (Facility Management Assisté par Ordinateur). Que vous utilisiez déjà une solution logicielle dont vous souhaiteriez optimiser l’utilisation ou que vous souhaitiez investir dans un nouveau système FMAO, vous avez besoin de l’adhésion de vos dirigeants.
Pour vous aider dans cette tâche, Planon a rédigé un Livre blanc d’une dizaine de pages intitulé « CAFM/FMAO – convaincre les dirigeants ». Il propose une description des avantages principaux du logiciel de CAFM/FMAO en mettant l’accent sur les bénéfices présentant un intérêt pour les dirigeants. Cela vous permettra de construire un business plan et une présentation convaincants, dans le but d'obtenir cette adhésion dont vous avez tant besoin.
