Pour les prestataires de services de Facility Management (FM), il existe cinq principaux domaines pour lesquels une solution logicielle est nécessaire
1. La Finance
2. Les Rssources Humaines (RH)
3. Les Achats
4. La Gestion de la Relation Client (CRM)
5. La Gestion de l’Exploitation
Les quatre premiers domaines disposent déjà de solutions matures qui dominent le marché, comme Salesforce pour le CRM ou SAP® pour la finance. Cependant, s'agissant de l’exploitation, il n’existe pas de système dominant. La plupart des prestataires disposent alors de multiples solutions dédiées qui, ensemble, couvrent l'exécution des processus.
Des feuilles de calcul suivent les offres de services et les modèles de facturation , les organisations utilisent un outil de planification des ressources, sans connexion avec les ressources humaines, ainsi que d'autres systèmes pour le support technique. Les clients interagissent aussi via un portail qui n'est connecté à aucun des autres systèmes.
D'un autre côté, d'autres organisations tentent de faire en sorte qu'un de leurs systèmes couvre les processus d'exploitation. J'ai déjà abordé les risques liés à l'utilisation abusive d'un ERP dédié à la finance comme plate-forme pour l'exploitation. Comme je l'ai écrit alors, les organisations qui ont tenté d'utiliser et de modifier leur ERP pour couvrir des processus relevant du FM constatent presque toujours que les employés créent des « systèmes fantômes » (par exemple sous Microsoft Excel) pour pallier aux fonctionnalités manquantes nécessaires aux activités quotidiennes.
Une solution de FMAO, telle qu'on la définie traditionnellement ne peut gérer tous les processus d’un prestataire compte tenu de sa portée limitée. Dans ces situations, j'entends souvent les prestataires de FM qualifier leur système dédié comme étant « juste du FMAO ».
Au lieu de cela, vous devriez utiliser une plate-forme d'exploitation professionnelle axée sur les processus métier propres aux prestataires de services. Si vous commencez à utiliser votre système FM pour vos opérations quotidiennes en vous connectant à d'autres systèmes et en créant une chaîne de valeur complète, vous disposez alors d'une véritable plate-forme professionnelle complète. Par exemple, chez Planon, nous préparons les données financières au niveau même où vous savez quoi facturer à votre client, mais la facturation n’est pas effectuée avec Planon.
Autre exemple : la commande d'articles à votre fournisseur reliée à votre plate-forme d’exploitation. Grâce à un bouton accessible sur le bon de travail, servant à commander des matériaux, une liaison s'effectue pour le calcul des coûts de chaque commande, des majorations et des tarifs appropriés en fonction des tarifs contractuels du client. Dans ce cas, votre système n’est pas un simple système FMAO, mais plutôt un système dédié à l'exploitation, qui va dans le sens d'une informatisation.
Ce niveau d'intégration dans la plate-forme d'exploitation est essentiel pour optimiser l'efficacité des processus, accroître la valeur client et favoriser l'innovation.
