La pandémie mondiale de Covid-19 a clairement mis en lumière que les espaces de travail actuels n'étaient pas toujours adaptés pour affronter cette situation. Dans les mois qui ont suivi le confinement généralisé à travers le monde, les propriétaires de bâtiments, les occupants et leurs conseillers ont pris des mesures importantes non seulement pour répondre aux préoccupations immédiates autour de la Covid-19, mais aussi pour accroitre la résilience des espaces de travail dans la perspective des futures crises sanitaires, encore inconnues mais inévitables. Effectivement, ce virus particulier ne doit pas être considéré comme un incident isolé. Il est impératif de le considérer comme un catalyseur de changements à long terme dans la façon dont nous occupons et entretenons nos espaces de travail.
Facebook et X ont récemment envoyés un message à leurs employés en les invitant à réfléchir à l’idée de travailler à domicile sur le long-terme, même après la pandémie. L'objectif est de créer des espaces de travail véritablement résilients, qui s'adapteront facilement aux conditions des futures crises sanitaires ou aux urgences environnementales et sociétales à venir. La question est de savoir si nous sommes capables d'y parvenir et ce qui constituent les éléments clés d'une telle stratégie de résilience.
Notre expérience à ce jour nous montre qu’il n’existe pas de recettes miracles pour faire face efficacement aux risques de contamination sur le lieu de travail. La conception d'espaces de travail résilients en cas de contamination implique une approche multidisciplinaire et coordonnée, intégrant non seulement les bâtiments et leurs aménagements mais aussi les comportements de ceux qui les utilisent. Récemment, nous avons publié un article (en anglais) dans le Corporate Real Estate Journal qui en liste les huit éléments clés : accompagnement comportemental, conditions climatiques, nettoyage, configuration des espaces de travail, maintenance des actifs, gestion des accès, identification des risques et gestion de l'information. Nous allons revenir ici sur deux d'entre eux en raison de leur impact social
Avant la pandémie de Covid-19, l'expérience des employés faisait le plus souvent référence au confort, à l'ergonomie et à la vie communautaire. Suite à la première vague de cette pandémie, santé et sécurité sont repassés au premier rang : on redécouvre Maslov. Dans de nombreux cas, cela a entrainé l'inversion de mesures relatives à l'expérience des employés mises en place avant la pandémie, telles que celles organisant un aménagement flexible ou des espaces communs. Limiter l'occupation et renforcer la distanciation sociale étant devenu la priorité, toute une rééducation a été nécessaire. Celle-ci a reposé en grande partie sur une signalisation. C'est par des affiches qu'on informe de l'obligation de porter un masque, de se laver les mains et d'utiliser des produits désinfectants. De plus, la mise à disposition de façon visible des désinfectants liquides pour les mains ou des lingettes désinfectantes sur les comptoirs et les bureaux a favorisé l'évolution des comportements. D'autres signalisations peuvent indiquer comment utiliser les postes de travail et les bureaux pour maintenir la distanciation sociale.
Mais cette signalisation est la partie la plus facile. Ce qui se révèle plus complexe à gérer, ce sont les craintes des employés s'agissant des contacts sur le lieu de travail. Dans le monde entier, les employeurs ont été amenés à mettre en œuvre tout un éventail de mesures, du télétravail à domicile intégral jusqu'aux protocoles de retour dans les établissements. Même si les experts ont conseillé aux employeurs de prendre en compte avec bienveillance les préoccupations et la situation personnelle de leurs employés, l’efficacité des mesures est variable. La règle semble devoir être la flexibilité. Par exemple, si un employé doit s’occuper d’un membre âgé de sa famille, il sera sans doute préférable d'aller dans son sens s'il préfère travailler à domicile.
Au début de la réouverture des bureaux, le stationnement automobile s'est avéré un véritable problème suite à un autre changement de comportement. Les employés, tout comme les employeurs, se sont inquiétés des problèmes sanitaires dans les transports collectifs. Aussi, les employés qu'on incitait auparavant à utiliser les transports publics se sont vus souvent conseillés de recourir à leurs véhicules personnels, ce qui a généré des problèmes de parkings qui se trouvaient souvent déjà saturés. Une des solutions furent les applications de réservation des places de stationnement, similaires à ceux pour la réservation des bureaux ou des salles de conférence, permettant le suivi continu des disponibilités afin que les places de stationnement inutilisées (y compris pour non-présentation) puissent être réaffectées en temps réel. Lorsque des places de stationnement dédiées avaient été attribuées, certaines organisations ont même demandé aux employés qui en disposaient de les informer lorsqu'ils ne les utilisaient pas afin de pouvoir les ajouter aux disponibilités.
La Covid-19 a eu un impact immédiat sur la configuration des espaces de travail, et cela à une échelle sans précédent. En premier lieu avec le basculement, du jour au lendemain, vers le télétravail à domicile pour presque tous les employés de bureau dans le monde entier. En second lieu, il faut s’attendre à d’autres changements lors du retour programmé dans les bureaux. Là où les bureaux ont été en grande partie conçus pour supporter des densités d'occupation élevées, et donc une proximité physique étroite des occupants, les configurations doivent être revues pour permettre notamment une plus grande distanciation sociale et de nouvelles mesures sanitaires. De quelle nature seront les changements sur le long terme suite à la Covid-19 ? Il ne s'agit pas de surestimer son effet sur la configuration des espaces de travail mais de considérer le rôle de catalyseur des changements en cours.
Depuis la fin des années 90, notre façon de travailler a évolué avec la numérisation, la tendance au rééquilibrage entre vie professionnelle et vie privée et des changements dans la nature même du travail. Ceux qui avaient précocement adopté les « nouvelles méthodes de travail », les organisations ayant déjà mis en place une virtualisation du travail et le travail à domicile, ont bénéficié pendant la crise de la Covid-19 d'une continuité dans leur activité. Le reste du monde a très rapidement comblé son retard et, en quelques semaines, virtualisation et télétravail sont devenus pratiques courantes. On peut s'attendre à ce que bon nombre d’organisations reconsidèrent le rôle de leurs bureaux en les appréhendant comme un hub favorisant les échanges et l'inspiration plutôt que comme un assemblage de cellules de travail à plein temps. Le télétravail se révèle une stratégie éprouvée d'atténuation des risques, un avantage apprécié par la plupart des employés et une source importante d'économies sur les coûts et les émissions liés à l'immobilier et aux déplacements.
Une étude récente du groupe MIT Connection Science en dit long sur le rôle des espaces de travail et des systèmes distribués, plus agiles et moins fragiles, distribuant mieux le pouvoir et la prise de décision entre les parties prenantes. Ils sont plus locaux et ascendants et, par nature, plus résistants aux aléas et catastrophes. Quand les espaces de travail, avec leurs composants numériques et virtuels, sont considérés comme un système, leur configuration en espaces distribués pourrait être mieux adaptée à l'économie post Covid-19.
Il n'est pas certain que la Covid-19 ait en elle-même accéléré ce changement : n'importe quelle perturbation aurait eu sans doute le même effet. Elle a eu cependant comme conséquence d'imposer une limitation immédiate des déplacements et des taux d'occupation des bureaux, dans un climat d'urgence que n'aurait pas occasionné une crise économique normale ou un risque à long terme plus abstrait comme le changement climatique. Il apparait que le nombre de Covid-sceptiques parmi les cadres dirigeants est plus faible que le nombre de climato-sceptiques.
Comme déjà souligné en introduction, il n'y a pas de recettes miracles pour s'assurer d'une résilience, aujourd'hui face à la Covid-19 comme dans la perspective d'une potentielle future contamination. Mais cet événement peut inciter les professionnels de l'immobilier et du Facility Management à revoir plus profondément leurs stratégies et à adopter une approche multidisciplinaire et coordonnée. L'écosystème des espaces de travail apprend rapidement et propose de nouvelles politiques, des solutions technologiques et de meilleures pratiques qui contribuent à renforcer la résilience. La création d'espaces de travail résilients aidera les organisations à poursuivre leurs opérations en cas de nouvelle vague de Covid-19 mais servira aussi sans doute de catalyseur de changements, avec des espaces de travail qui engendreront des façons de travailler plus résilientes et adaptatives, mieux adaptées aux nouvelles générations d'employés, à des organisations plus connectées et plus durables, capables de résister à bien plus qu'un futur virus.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la création d'espaces de travail résilients, consultez l'article complet ici (disponible en anglais uniquement).
