Les changements dans l’immobilier professionnel n’ont jamais été aussi rapides ni plus radicaux. La nécessité de maintenir l’engagement des employés pousse à une transformation rapide des espaces de travail. Cette série de publications évoquera trois des développements récents qui stimulent l'innovation en matière d'immobilier et de Facility Management. En premier lieu, examinons l'impact que produit en 2021 la pandémie de COVID-19 sur les bureaux et sur leurs rôles à venir.
Suite à la pandémie de COVID-19, la nouvelle norme semble être une combinaison flexible de travail à domicile et de travail au bureau. Une étude récente (WeWork et Workplace Intelligence, 2021) montre que 79 % des dirigeants d'entreprise prévoient, si leur emploi le permet, de laisser leurs employés partager leur temps de travail entre leurs bureaux dans l'entreprise et du travail à distance.
Même si, l'année dernière, de nombreux employés ont pu découvrir qu'ils étaient capables de travailler n'importe où, la plupart semblent avoir un besoin réel de se rendre physiquement au bureau de temps en temps. Mais leurs raisons sont différentes de celles d’avant la COVID. L’objectif visé est aussi plus exigeant qu'auparavant. Le bureau doit servir de centre pour la collaboration et l’interaction sociale qui ne peut exister virtuellement. Si votre bureau n'offre pas ce « plus », vos employés préféreront travailler à domicile. Si vous voulez inciter vos employés à revenir régulièrement dans vos bureaux, vous devrez créer un environnement de travail agréable, inspirant et optimal, c’est à dire répondre aux besoins que le bureau à domicile ne peut satisfaire. Il s'agit donc de collaboration, de connexion et de socialisation. Le bureau devient un lieu de partage.
De nombreux employeurs tentent d'encourager les travailleurs à revenir au bureau, au moins à temps partiel. Ils sont aussi conscients que l’essentiel ne se déroule pas lors des réunions officielles et planifiées. Les conversations les plus importantes se déroulent souvent près de la machine à café, dans la salle de sport ou à la cantine de l'entreprise. Le travail à domicile n'implique généralement que des conversations planifiées. De même, il peut s’avérer difficile de favoriser la créativité et l'innovation lors d'appels vidéo en ligne. Ces éléments sont plus susceptibles de résulter de réunions informelles entre collègues qui tirent profit des interactions sociales.
Les changements à apporter aux bureaux sont donc importants car les employés n’y viendront plus pour accomplir des tâches qu'ils peuvent très bien effectuer chez eux. Les taux d’occupation des postes de travail et salles de réunion vont chuter et beaucoup d’organisations propriétaires ou locataires de bâtiments vont se retrouver avec des espaces inutilisés. La question est donc : de combien d'espace a-t-on réellement besoin ? Faire correspondre l'offre et la demande d’espaces de travail et de salles de réunion deviendra essentiel, mais aussi complexe. Des données à la fois actuelles et historiques seront nécessaires pour mesurer les occupations avec des analyses approfondies pour en identifier et prévoir les tendances.
Les capteurs de présence constituent ici les meilleures des sources de données. Avec un capteur sous chaque bureau et des compteurs de personnes dans les espaces ouverts, vous pouvez connaitre le nombre et le type de postes de travail utilisés et leur durée d’utilisation.
Ces données sont extrêmement précieuses pour la gestion et la planification, mais aussi pour convaincre les chefs de service qui, d'après mon expérience, surestiment invariablement leurs besoins en espace. Réduire le nombre des postes de travail ou évoluer vers des bureaux flexibles est plus facile lorsque cela est étayé par des faits concrets.
Il s’agit de transformer vos bâtiments en bureaux du futur. Des espaces inspirants, remplis de lumière, de plantes et de couleurs, offrant suffisamment d'espace pour se rencontrer et interagir. Des bâtiments durables, ce qui sera l’objet d’une autre publication, riches en capteurs connectés, assurant un climat de travail optimal. Un tel bureau ne doit pas nécessairement être coûteux. En effet, Planon a récemment créée au sein de son siège à Nimègue un espace de collaboration en acier et verre qui intègre une serre tropicale « biophile » et qui s’avère être moins coûteux que son équivalent en béton blanc.
La pandémie de COVID-19 a donc accéléré l’évolution vers le bureau du futur. En mesurant son utilisation effective, vous pouvez dimensionner votre bâtiment en fonction de vos besoins réels d'occupation et faire de votre espace de travail un environnement inspirant, agréable et productif.
