À partir du moment où vous avez décidé d'implémenter une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS, Integrated Workplace Management System), vous aurez plusieurs choix à faire. Le processus d'implémentation est une succession de décisions à prendre : quelles langues devez-vous activer ? Choisissez-vous un processus standard mondial ou préférez-vous vous spécialiser localement ? Quels indicateurs clés de performance (KPI) allez-vous surveiller ? Quels processus voulez-vous suivre ?
Le nombre de décisions à prendre peut rapidement être assez impressionnant. Fort de plus de quinze ans d'expérience en implémentations internationales de solutions IWMS, Planon peut dire avec certitude que réaliser tous ces choix avec succès au début d’une implémentation n’est pas possible. Il est tout simplement trop difficile de prévoir toutes les conséquences de ces décisions.
Planon vous conseille donc de vous servir d'un « filtre d’objectifs de projet » qui vous permet de comparer vos décisions aux objectifs de vos projets. L'astuce est de réaliser, et de ne jamais oublier, que les objectifs d’un projet dépendent de trois ingrédients principaux :
- Le business case ou étude de rentabilité : le « pourquoi » qui est à la base de tout. Pourquoi avez-vous décidé d'implémenter une solution IWMS ? Pourquoi y-a-t-il eu demande de la part de l'organisation ?
- Les possibilités du système : quelles fonctionnalités sont disponibles et applicables dans la solution IWMS que vous avez choisie ?
- La culture et la structure de l'organisation : on oublie souvent le troisième aspect, alors qu'il est l'ingrédient le plus important d'une implémentation réussie : quelle culture a votre organisation ? Quelle est la structure dominante de votre organisation ? Quel est le mandat des responsables du projet ? À quoi ressemble le modèle de financement du projet ? Est-ce que l'utilisation du système sera obligatoire ou facultative ?
Ces facteurs forment une base permettant de prendre des décisions concernant l'aménagement de votre solution IWMS. En utilisant ces objectifs en tant que point de départ, il ne sera pas nécessaire de déterminer définitivement le concept à l'avance.
Exemple : Intégration CAO
Un exemple classique est l'intégration CAO. L'intégration CAO permet de combiner des dessins CAO graphiques des bâtiments et des espaces avec des données de processus qui sont gérées dans la solution IWMS. La question que l'on se pose est la suivante : est-ce que les fichiers CAO doivent être intégrés à la solution IWMS ?
Examinons cette question avec le filtre d’objectifs de projet :
- L'étude de rentabilité: l'intégration CAO est « cool » (l'intégration BIM est encore plus « cool »), mais quel est l'objectif à atteindre ? Ceci peut être lié aux calculs de gestion d'espaces, aux calculs concernant les paiements de loyers ou bien en tant que soutien des responsables des déménagements.
- Les possibilités du système : quelles options offrent le système pour représenter, imprimer, rapporter et lier aux différents dessins CAO ?
- La culture et le mandat : la création et la modification de dessins CAO sont souvent chères, le modèle de financement joue donc un rôle à ce niveau. Est-ce que chaque département a un budget pour les dessins CAO ou est-ce que le projet dispose de son propre financement?
L'intégration CAO est visuellement très attractive et donc souvent très demandée. N'oubliez jamais l'étude de rentabilité au moment de la création, mais aussi pendant l'entretien des dessins CAO. Les coûts versus la création de valeur ( Ce qui est encore plus important pour le BIM.)
Ce n'est qu'un exemple des nombreuses décisions que vous devrez prendre pendant l'implémentation d'une solution IWMS.
Le filtre d’objectifs de projet en résumé
Le filtre des objectifs vous aide à prendre vos décisions. Lorsque les parties prenantes du projet sont d'accord en ce qui concerne l’étude de rentabilité, la culture, le mandat et la structure financière, il est alors possible pour le gestionnaire de projet et les experts professionnels de prendre des décisions qui seront comprises et soutenues par les financeurs du projet.
Il est rarement possible de pouvoir prévoir au début d'un processus d'implémentation quels seront les décisions à prendre dans le détail ; si on accepte ce fait, au lieu de l'ignorer et de le considérer comme une complication indésirable, l'équipe peut être capable de prendre des décisions pendant le déroulement du projet.
Les implémentations de solutions IWMS n'ont pas de longues années d'expériences communes (bien que nous soyons en train de nous rattraper). Il existe depuis des « meilleures pratiques » pour lesquelles une partie des choix a déjà été réalisée pour vous. Au lieu de partir de zéro, vous pouvez les utiliser et les adapter si nécessaire. Planon recommande fortement l'utilisation d'une approche des implémentations de solutions IWMS basée sur les meilleures pratiques, pour vous permettre de vous concentrer sur les choix spécifiques à votre organisation.